Purchase Order: Fungsi dan Rincian Informasi di Dalamnya

Ilustrasi dokumen purchase order. Foto: Pexels

Dalam kegiatan jual beli antarperusahaan atau transaksi bisnis, istilah purchase order (PO) sudah lazim digunakan. Dokumen ini umumnya menjadi bukti adanya pemesanan barang.

Karena bersifat resmi, dokumen ini biasanya mencantumkan tanggal, identitas pembeli dan penjual, serta deksripsi barang atau jasa yang dipesan.

Dengan adanya PO, kedua belah pihak memiliki bukti tertulis yang dapat dijadikan acuan untuk menghindari kesalahpahaman dalam transaksi.

Pengertian Purchase Order

Ilustrasi dokumen purchase order. Foto: Pexels

Dikutip dari buku Buku Ajar Strategi Pemasaran karya Riri Oktarini, purchase order merupakan dokumen atau kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual.

Berdasarkan PO tersebut, sebagai bukti bahwa penjual telah memenuhi permintaan dari si pembeli, maka diterbitkanlah invois sebagai tagihan atas barang yang telah dikirimkan.

Purchase order biasanya dibuat sebanyak rangkap tiga. Lembar pertama atau dokumen yang asli untuk bagian penjualan di pihak penjual, sedangkan lembar kedua dan ketiga diberikan untuk pembeli. Salah satunya diberikan ke bidang gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaannya sedang dilaksanakan.

Baca Juga: Macam-macam Bukti Transaksi dalam Bisnis

Fungsi Purchase Order

Ilustrasi dokumen purchase order. Foto: Pexels

Fungsi utama dari purchase order dalam transaksi bisnis antara lain sebagai berikut.

Komponen dalam Purchase Order

Ilustrasi dokumen purchase order. Foto: Pexels

Dokumen PO mencantumkan detail transaksi. Dalam buku Manajemen Perkantoran yang ditulis oleh Ida Nuraida, informasi yang harus ada dalam dokumen ini antara lain:

1. Tanggal

Tanggal disesuaikan dengan kapan PO dibuat. Hal ini penting untuk dokumentasi dan sebagai acuan waktu dalam pengiriman barang atau jasa.

2. Nomor

Nomor PO terdiri dari nomor unik yang berfungsi untuk mempermudah pelacakan dokumen.

3. Nama dan Alamat Penjual

PO harus mencantumkan identitas dari pihak penjual. Informasi yang ditulis meliputi nama perusahaan, alamat kantor, serta informasi kontak, baik nomor telepon atau email.

4. Nama dan Alamat Pembeli

Selain penjual, identitas dari pihak pembeli juga harus disebutkan dengan jelas. Informasi ini mencakup nama lengkap, nomor telepon, dan alamat.

5. Deskripsi Barang, Harga Satuan, Kuantitas, Harga Total

Komponen yang wajib ada dalam PO, yaitu detail pemesanan tentang barang atau jasa yang dipesan. Informasi tersebut meliputi jumlah barang yang dipesan, harga satuan, dan total harga.

6. Instruksi Waktu dan Cara Pengiriman yang Diinginkan

Informasi ini berisi waktu dan metode pengiriman barang agar pesanan sampai ke tangan pembeli.

7. Tanda Tangan Petugas Pembelian

Dalam format pembuatan dokumen PO, ada pula tanda tangan atau persetujuan dari petugas pembelian yang bertanggung jawab.

(SA)