Shipping Instruction: Pengertian, Fungsi, dan Isi Dokumennya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPengiriman barang lintas negara memiliki aturan tertentu untuk menjamin barang dapat terkirim ke pihak penerima dengan status legal dan aman. Salah satu dokumen yang diperlukan adalah shipping instruction.
Dokumen ini digunakan untuk pemesanan kapal dan kontainer. Biasanya digunakan dalam hal perdagangan baik ekspor maupun impor untuk moda transportasi laut.
Lantas apa yang dimaksud dengan shipping instruction dan apa saja fungsinya? Simak penjelasannya di bawah ini yang telah dirangkum oleh Berita Bisnis.
Pengertian Shipping Instruction
Shipping instruction disebut juga sebagai surat perintah pengapalan. Dalam buku Hukum Maritim dan Pengelolaan Lalu Lintas Angkutan Laut dan Kepelabuhanan (2020) oleh Wisnu Handoko dan Willem Thobias Fofid, shipping instruction adalah surat perintah ke pihak pengangkut untuk memuat suatu kapal. Keagenan kapal akan segera menyelesaikan surat-surat muatan lainnya agar muatan dianggap legal dan bukan muatan gelap.
Dapat dikatakan bahwa, shipping instruction merupakan dokumen perintah kerja ke pihak pengangkut untuk mengangkut barang ekspor milik eksportir hingga sampai di tempat tujuan importir.
Dokumen ini buat keagenan kapal (shipper) untuk kapal yang telah ditentukan. Setelah shipper mendapatkan kesepakatan dalam perjanjian, mereka berkewajiban untuk mengirim barang.
Shipper akan menghubungi perusahaan jasa angkutan (carrier) untuk membuat kontrak pengakutan barang. Pihak pembawa hanya berkepentingan dalam hal pengaturan jadwal keberangkatan sarana pengangkut dan menetapkan besarnya ongkos angkut.
Agar kontrak pengangkutan dapat segera disusun shipper akan mengeluarkan instruksi dan informasi mengenai pengiriman barang yang disebut shipping instruction. Informasi di dalamnya diperlukan sebagai dasar pembuatan Bill of Lading (B/L).
Baca Juga: Gudang Sortir: Pengertian, Sistem Kerja, dan Estimasi Penyortiannya
Fungsi Shipping Instruction
Dokumen shipping instruction berperan dalam pengiriman suatu barang. Adapun fungsi dari surat ini antara lain:
Memberikan petunjuk yang jelas ke pihak pengangkut atau agen ekspedisi tentang bagaimana barang harus dikirim.
Membantu mengurangi risiko dan potensi kesalahan dalam pengiriman.
Memastikan kepemilikan dokumen dan kepatuhan terhadap regulasi pengiriman internasional.
Meningkatkan efisiensi dan komunikasi antara pengirim dan pihak pengangkut atau agen ekspedisi sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman.
Sebagai panduan ke pengirim tentang perkembangan status pengiriman.
Informasi yang Terdapat dalam Shipping Instruction
Dalam dokumen shipping instruction, terdapat hal-hal yang wajib disampaikan. Mengutip buku Teknik Perdagangan Internasional (2022) oleh Drs. I Ketut Yasa, MM, dkk, isi informasi yang terdapat dalam dokumen ini antara lain:
Tanggal dan nomor shipping instruction sebagai referensi korespondensi
Nama perusahan pengangkut (carrier) yang ditunjuk
Nama dan alamat eksportir (pengiriman barang)
Nama dan alamat importir (penerima barang) di luar negeri
Nama dan alamat notify party di luar negeri
Nama komoditas yang diekspor secara umum (description of goods)
Jumlah dan jenis pengemas (jika menggunakan kontainer harus disebutkan jumlah dan ukuran yang diminta)
Berat bersih, berat kotor, dan informasi kubikasi barang
Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar
Rencana tanggal ekspor
Tanggal stuffing (pemuatan barang) dan lokasinya
Metode pembayaran ongkos pengangkutan (prepaid atau collect)
Referensi lain yang dianggap perlu untuk diinformasikan ke carrier atau pengangkut.
(SA)