Tugas Front Office dan Keterampilan yang Dibutuhkan

Ilustrasi tugas front office. Foto: Pixabay.

Front office adalah bagian penting dalam perusahaan, terutama yang berfokus pada pelayanan tamu. Pegawai front office menjadi sosok pertama yang berinteraksi langsung dengan pengunjung, baik secara fisik maupun melalui media komunikasi.

Tugas front office melibatkan berbagai aspek operasional yang mendukung kelancaran bisnis sekaligus membangun citra positif perusahaan. Itulah mengapa pegawai front office dianggap sebagai "wajahnya suatu perusahaan".

Melalui pelayanan yang baik, tim front office dapat membantu meningkatkan kepuasan pengunjung dan membawa dampak positif pada bisnis secara keseluruhan. Di bawah ini akan diuraikan lebih rinci mengenai tugas front office.

Tugas Front Office

Ilustrasi tugas front office. Foto: Pixabay

Secara bahasa, istilah front office berasal dari bahasa Inggris “front” yang berarti depan dan “office” yang berarti kantor. Jika diterjemahkan secara harfiah, front office adalah pegawai yang bertugas menyambut kedatangan tamu di depan kantor.

Pegawai ini bertugas membantu tamu melakukan reservasi, memberikan informasi dan panduan, mengatasi pengaduan, dan lain-lain. Berikut rincian tugas yang umum ditangani seorang pegawai front office.

1. Menyambut dan Melayani Tamu

Front office bertugas menyambut tamu atau pengunjung dengan ramah. Pelayanan pertama ini penting untuk menciptakan kesan positif. Petugas front office harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan pengunjung dengan jelas dan cepat.

2. Menangani Administrasi

Selain melayani pengunjung, tugas front office juga mengelola dokumen, seperti pendaftaran tamu, pemrosesan data pengunjung, dan pencatatan transaksi. Hal ini memerlukan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan administrasi.

3. Menerima Telepon dan Berkomunikasi

Front office juga bertanggung jawab menerima telepon, mengarahkan panggilan ke pihak terkait, dan menjawab pertanyaan pengunjung. Kemampuan komunikasi yang baik dibutuhkan untuk menjalankan tugas ini.

4. Melakukan Koordinasi dengan Departemen Lain

Bagian front office juga perlu berkoordinasi dengan departemen lain, seperti housekeeping, penjualan, atau manajemen. Koordinasi ini penting untuk memastikan kebutuhan pengunjung terpenuhi dan operasional berjalan lancar.

5. Membangun Hubungan Baik dengan Pengunjung

Front office juga bertugas membangun hubungan jangka panjang dengan pengunjung. Memberikan pelayanan yang baik akan meningkatkan kepuasan tamu dan memperkuat loyalitas mereka terhadap perusahaan.

Baca Juga: Tugas Account Receivable Officer dalam Perusahaan

Keterampilan yang Dibutuhkan oleh Petugas Front Office

Ilustrasi tugas front office. Foto: Pixabay

Untuk dapat menjadi pegawai front office yang kompeten dan cekatan, dibutuhkan beberapa keterampilan berikut ini.

(NDA)