Tugas Account Receivable Officer dalam Perusahaan

Ilustrasi tugas Account Receivable Officer. Foto: Pexels

Posisi Account Receivable Officer (ARO) atau petugas piutang berperan penting dalam perusahaan. Tugas Account Receivable Officer utamanya memastikan piutang usaha tertagih tepat waktu.

Dalam bisnis, piutang adalah aset perusahaan yang berasal dari penjualan barang atau jasa secara kredit dan pembayarannya akan diterima di masa mendatang.

Piutang ini merupakan komponen utama dari aset lancar perusahaan, sehingga pengelolaan yang baik sangat penting untuk menjaga likuiditas dan stabilitas keuangan perusahaan.

Agar pengelolaan piutang berjalan lancar, banyak perusahaan yang menghadirkan posisi Account Receivable Officer. Untuk mengetahui tugas Account Receivable Officer lebih lanjut, simak informasi selengkapnya di bawah ini.

Tugas Account Receivable Officer

Ilustrasi tugas Account Receivable Officer. Foto: Pexels

Tugas Account Receivable Officer tak hanya sebatas menagih pembayaran dari pelanggan, tetapi mencakup berbagai aspek mulai dari pencatatan hingga pengelolaan risiko kredit. Berikut rincian tugas Account Receivable Officer secara umum.

1. Mengelola Piutang Usaha

ARO bertanggung jawab mencatat seluruh transaksi kredit dan mengawasi status piutang perusahaan. Mereka memastikan bahwa setiap transaksi piutang dicatat secara akurat dalam sistem akuntansi dan memonitor pembayaran yang diterima untuk memastikan bahwa data keuangan selalu terkini dan tepat.

2. Menagih Pembayaran dari Pelanggan

Salah satu tugas utama ARO adalah mengingatkan pelanggan tentang tenggat pembayaran yang jatuh tempo. Penagihan ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti email, telepon, atau surat tertulis.

ARO juga berupaya meminimalkan keterlambatan pembayaran dengan berkomunikasi langsung dengan pelanggan yang kesulitan membayar.

3. Membuat Laporan Piutang

ARO bertugas untuk membuat laporan piutang secara berkala, biasanya setiap bulan atau sesuai kebutuhan perusahaan. Laporan piutang umumnya mencakup rincian tentang jumlah piutang yang jatuh tempo, persentase piutang tertagih, dan pelanggan yang memiliki tunggakan.

Dengan laporan piutang, ARO dapat membantu manajemen memahami kondisi keuangan perusahaan dan menentukan strategi penagihan yang efektif.

4. Menganalisis Kelayakan Kredit

Sebelum menyetujui transaksi penjualan secara kredit, Account Receivable Officer juga melakukan analisis kelayakan kredit untuk mengurangi risiko kredit macet.

ARO mengevaluasi sejarah kredit pelanggan dan kemampuan mereka dalam membayar. Berdasarkan analisis ini, perusahaan dapat menentukan apakah akan memberikan fasilitas kredit ke pelanggan tertentu atau tidak.

5. Berkomunikasi dengan Departemen Lain

Account Receivable Officer bekerja sama dengan berbagai departemen, seperti penjualan dan layanan pelanggan, untuk memastikan informasi mengenai pelanggan dan pembayaran selalu diperbarui.

Komunikasi yang baik antar-departemen membantu ARO memahami masalah yang mungkin timbul dalam penagihan dan mencari solusi yang tepat.

6. Menyusun Prosedur Penagihan

ARO juga bertanggung jawab dalam menyusun prosedur penagihan yang efektif untuk mengurangi jumlah piutang yang belum tertagih. Prosedur ini biasanya mencakup langkah-langkah penagihan, dari pengiriman faktur hingga tindakan lanjutan untuk pelanggan yang tidak membayar tepat waktu. Dengan adanya prosedur yang jelas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi saat penagihan.

7. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan

Menjaga hubungan baik dengan pelanggan juga menjadi tugas penting ARO. Dalam melakukan penagihan, ARO harus bersikap profesional dan mempertimbangkan kondisi pelanggan. Sikap yang kooperatif akan membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan memungkinkan pembayaran lebih lancar.

Baca Juga: Account Receivable: Definisi, Fungsi, Contoh, dan Metode Pencatatannya

Keterampilan yang Dibutuhkan Account Receivable Officer

Ilustrasi tugas Account Receivable Officer. Foto: Pexels

Untuk menjadi Account Receivable Officer yang sukses, beberapa keterampilan penting harus dimiliki, di antaranya.

1. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Menjalin komunikasi dengan pelanggan mengenai tagihan, keterlambatan pembayaran, dan masalah terkait lainnya membutuhkan keterampilan komunikasi yang efektif.

2. Kemampuan Analisis

ARO harus mampu menganalisis laporan keuangan, sejarah kredit pelanggan, dan data piutang untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat.

3. Detail-Oriented

Tugas ARO melibatkan banyak data keuangan, sehingga ketelitian dalam mencatat dan mengelola piutang sangat penting.

4. Penguasaan Software Akuntansi

Menguasai perangkat lunak akuntansi seperti SAP, Oracle, atau software khusus piutang adalah nilai tambah untuk ARO dalam melakukan tugasnya secara efisien.

5. Kemampuan Manajemen Waktu

Karena harus menangani beberapa akun piutang, ARO perlu mengelola waktu dengan baik untuk menagih pembayaran tepat waktu dan menyelesaikan tugas administrasi lainnya.

(NDA)