Tugas General Affair atau Divisi Umum dalam Perusahaan

Ilustrasi general affair. Foto: Pexels

General Affair (GA) merupakan posisi penting dalam suatu perusahaan. Bagian ini berfokus untuk memberikan pelayanan ke seluruh unit kerja demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh.

Pada setiap perusahaan lingkup ruang kerja General Affair tergantung dari besarnya organisasi dan kompleksitas pekerjaan. Hal inilah yang memungkinkan tugas GA pada setiap perusahaan berbeda.

Apa itu General Affair?

Ilustrasi general affair. Foto: Pexels

General Affair atau biasa disebut bagian umum merupakan bagian perusahaan yang mengurus masalah operasional perusahaan. Pada beberapa perusahaan, fungsi GA menjadi salah satu bagian dari human resources (HR).

Namun, di dalam sebuah organisasi yang lebih besar dan memiliki pengelolaan yang lebih luas, fungsi GA dibuat terpisah dengan HR. Meski peran kerjanya sekilas mirip, keduanya memiliki perbedaan tertentu.

Menurut buku Panduan mengelola HRD & GA karya Rhea Yustitie, jika HRD mengurus orang atau sumber daya manusia, General Affair lebih pada urusan rumah tangga perusahaan. Seperti namanya, divisi GA merupakan unit yang membantu memberikan pelayanan-pelayanan ke unit-unit kerja lain.

Pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Oleh karena itu, posisi GA akan menentukan keberlangsungan dan kelancaran kerja sebuah perusahaan.

Baca Juga: Gaji Staf Administrasi di Indonesia dan Tugasnya

Tugas General Affair pada Perusahaan

Ilustrasi general affair. Foto: Pexels

Mengutip buku KPI Untuk Fungsi General Affair oleh Arini T. Soemohadiwidjojo, berikut tugas dan tanggung jawab General Affair di dalam perusahaan.

1. Mewakili perusahaan untuk menjalankan hubungan baik dengan pihak eksternal

Dalam menjalankan tugasnya, GA sering berhubungan dengan pihak eksternal, seperti badan pemerintahan, kepolisian, lembaga swadaya masyarakat, wartawan, dan sebagainya.

Mereka bertanggung jawab sebagai pelaksana humas yang dapat menjaga hubungan antara perusahaan dan masyarakat secara baik dan positif.

2. Memenuhi kebutuhan operasional di internal perusahaan

GA juga berperan dalam memenuhi kebutuhan operasional di internal perusahaan, seperti rapat besar, pelatihan, hingga acara perayaan. Mereka memastikan semua kebutuhan logistik acara terpenuhi, mulai dari pengelolaan alat tulis kantor hingga konsumsi.

3. Mendata dan memelihara seluruh aset perusahaan

Divisi GA bertanggung jawab untuk mencatat, merawat, dan mengelola aset-aset yang dimiliki perusahaan, mulai dari gedung dan lingkungan kantor, perlengkapan kerja, instalasi dan pemeliharan jaringan listrik, telepon, maupun Internet.

4. Mengurus dokumen untuk kepentingan internal perusahaan

Cakupan tugas GA selanjutnya, yaitu membuat serta mengelola kebutuhan dokumen yang dibutuhkan perusahaan atau karyawan. Hal ini meliputi pengurusan dokumen legal perusahaan, perizinan operasional, atau dokumen perjalanan dinas karyawan.

(SA)