Arsip Dapat Menjelaskan Organisasi Dibentuk Termasuk Arsip Bernilai Guna Apa?

Ilustrasi arsip. Foto: Pexels

Arsip merupakan salah satu sumber informasi berharga dalam pelaksanaan manajemen suatu organisasi. Keberadaan arsip juga memiliki nilai guna yang sangat penting, baik bagi organisasi maupun kepentingan publik, sehingga keberadaannya perlu dikelola dengan baik.

Salah satu bentuk nilai guna arsip tersebut berkaitan dengan fungsi arsip sebagai bukti perkembangan suatu organisasi. Dalam konteks ini muncul pertanyaan, arsip yang dapat menjelaskan bagaimana suatu organisasi dibentuk, dikembangkan, digabung, atau dibubarkan termasuk dalam arsip bernilai guna apa?

Arsip Dapat Menjelaskan Organisasi Dibentuk Termasuk Arsip Bernilai Guna Apa?

Ilustrasi arsip bernilai guna. Foto: Pexels

Arsip yang dapat menjelaskan bagaimana suatu organisasi dibentuk, dikembangkan, digabung, atau dibubarkan termasuk dalam arsip bernilai guna kebuktian (evidential).

Nilai guna kebuktian ini merupakan salah satu kategori arsip bernilai guna sekunder, sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder.

Arsip bernilai guna kebuktian (evidential) adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.

Contoh Jenis Arsip Bernilai Guna kebuktian

Ilustrasi arsip. Foto: Pexels

Berikut beberapa contoh arsip yang termasuk dalam kategori bernilai guna kebuktian (evidential) berdasarkan jenis lembaganya:

1. Arsip Berskala Nasional

• Undang-Undang Dasar

• Ketetapan MPR

• Undang-Undang

• Dokumen pendirian, perubahan, atau penggabungan lembaga negara

• Pedoman ketatalaksanaan

• Rencana anggaran tahunan

• Lambang dan simbol lembaga negara

• Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang

• Memorandum of Understanding (MoU)

• Neraca dan laporan keuangan tahunan

2. Arsip Badan Usaha Milik Negara dan Daerah

• Peraturan perusahaan

• Keputusan dewan komisaris

• Keputusan direksi

• Notulen rapat pemegang saham

• Notulen rapat dewan komisaris dan direksi

• Laporan hasil RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

• Perjanjian merger atau penggabungan usaha

• Hak paten, lisensi, dan merek

• Profil perusahaan

• Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang

• Memorandum of Understanding (MoU)

3. Arsip Berskala Provinsi, Kabupaten/Kota

• Peraturan daerah

• Keputusan gubernur

• Keputusan wali kota atau bupati

• Dokumen pendirian, perubahan, atau penggabungan satuan kerja perangkat daerah (SKPD

• Rencana keuangan daerah

• Surat otorisasi

• Neraca dan laporan keuangan tahunan

• Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang

• MoU kerja sama daerah

4. Arsip Berskala Perguruan Tinggi

• Struktur organisasi dan tata kerja

• Keputusan presiden tentang Pengangkatan Rektor/Pembantu Rektor

• Dokumen pendirian, perubahan, atau penggabungan perguruan tinggi

• Lambang dan simbol perguruan tinggi

• Rencana strategis perguruan tinggi

• Neraca dan laporan keuangan tahunan

• Disertasi, tesis, dan skripsi

• Hasil penelitian

• Keputusan rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur dan menetapkan

Baca Juga: Apa Employer Branding ASN untuk Memperkuat Identitas ASN Indonesia?

(SA)