Cara Buat Surat Keluar SRIKANDI Versi 3, Ikuti Langkah-langkahnya
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSistem administrasi pemerintahan saat ini semakin terdigitalisasi guna mendukung efisiensi kerja dan keamanan arsip. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, pemerintah menghadirkan aplikasi SRIKANDI sebagai sarana pengelolaan tata naskah dinas secara digital dan terintegrasi.
Dalam aplikasi SRIKANDI versi 3, tersedia berbagai fitur yang memudahkan proses administrasi, salah satunya adalah pembuatan surat keluar. Melalui fitur ini, pengelolaan surat keluar menjadi lebih cepat, tertata, dan mudah dilacak.
Lantas, bagaimana cara buat surat keluar SRIKANDI versi 3? Simak tutorialnya berikut ini!
Cara Buat Surat Keluar SRIKANDI Versi 3
Mengutip Buku Panduan SRIKANDI V3 oleh Indah Suwarni, dkk., berikut ini cara membuat surat keluar SRIKANDI versi 3:
1. Buat Daftar Tujuan Surat
Tujuan Naskah adalah pejabat atau pegawai yang menjadi penerima surat dinas.
Klik tombol 'Pengguna' dan pilih 'Tujuan Naskah'.
Di bagian kanan, klik 'Tambah Baru' dan pilih jenis tujuan naskah.
Masukkan data yang diminta, seperti Instansi, Unit Kerja, dan pengguna. Lalu, klik 'Simpan'.
2. Buat Daftar Penandatanganan Surat
Penandatangan Naskah adalah pengguna yang memiliki kewenangan untuk menandatangani surat dinas.
Klik tombol 'Pengguna' dan pilih 'Penandatangan'.
Klik 'Tambah Baru' dan masukkan nama penandatangan.
Klik 'Simpan'.
3. Buat Daftar Verifikator
Verifikator adalah pengguna yang berwenang untuk menyetujui atau menolak konsep surat sebelum ditandatangani.
Klik menu 'Pengguna' lalu pilih 'Verifikator'.
Klik 'Tambah Baru' dan masukkan nama verifikator yang ingin ditambahkan.
Klik 'Simpan', maka verifikator akan muncul di 'Daftar Verifikator'.
4. Siapkan File Surat Keluar
Sebelum melakukan registrasi, pastikan draft surat sudah sesuai ketentuan berikut:
Format .DOCX atau .PDF, tetapi disarankan menggunakan format .PDF.
Beri spasi sebelum dan sesudah e-sign, masing-masing sebanyak 3 spasi.
Penomoran dan penanggalan dapat dilakukan secara manual sesuai kebutuhan.
5. Registrasi Surat Keluar
Tahap ini digunakan untuk mengunggah dan mencatat surat keluar ke dalam sistem.
Pilih menu 'Naskah Keluar' dan klik 'Registrasi Naskah Keluar'.
Isi formulir Registrasi Naskah Keluar, terutama yang memiliki tanda bintang.
Unggah file surat yang sudah diberi nomor dan tanda tangan.
Isi bagian 'Tujuan Utama' dan 'Verifikator', lalu klik 'Simpan'.
Klik 'Naskah Keluar' dan pilih 'Log Naskah Keluar'.
Klik ikon berbentuk mata pada log naskah keluar yang baru ditambahkan.
Periksa kembali isi surat. Jika sudah sesuai, klik 'Kirim Konsep' dan pilih 'Ya, kirim'.
Setelah itu, status surat dapat dipantau melalui menu Log Naskah Keluar untuk memastikan proses verifikasi berjalan dengan benar. Jika sudah disetujui, surat dapat dilanjutkan ke tahap pengiriman.
6. Kirim Surat
Setelah surat disetujui, langkah terakhir adalah mengirimkan naskah.
Klik menu 'Naskah Keluar' dan pilih sub menu 'Tandatangan Naskah'.
Klik ikon mata untuk menampilkan 'Detail Pendatanganan Naskah Keluar'.
Klik 'Pilih Aksi' dan pilih 'Kirim Naskah'.
Periksa kembali surat yang akan dikirim, apabila sudah sesuai klik 'Ya Lanjutkan', lalu klik 'Ya, Kirim'.
Jika berhasil, akan muncul keterangan 'Naskah ini telah dikirim'.
Baca Juga: Aturan Baru Syarat Pegawai yang Ditunjuk sebagai Petugas Penilai Pajak
(NSF)