Cara Membalas Undangan Interview Kerja yang Sopan

Ilustrasi cara membalas undangan interview kerja. Sumber: Pexels.

Setelah mengirim lamaran pekerjaan, mendapatkan panggilan wawancara adalah tahap yang dinantikan. Cara membalas undangan interview kerja pun tidak bisa sembarangan karena menunjukkan profesionalisme kandidat.

Balasan yang ditulis dengan baik akan mencerminkan etika profesional. Respon tersebut berfungsi sebagai konfirmasi kehadiran sekaligus membangun kesan positif.

Cara Membalas Undangan Interview Kerja

Ilustrasi cara membalas undangan interview kerja. Sumber: Unsplash.

Menurut laman Indeed dan SEEK, ada beberapa cara membalas undangan interview kerja, yakni sebagai berikut.

1. Balas dengan Cepat

Saat menerima undangan interview, balas sesegera mungkin setidaknya dalam kurun 24 jam untuk menunjukkan antusiasme dan menghargai waktu mereka. Karena itu, ada baiknya terus memantau kotak masuk (inbox) selama proses melamar kerja.

Jika perlu, aktifkan notifikasi untuk email atau WhatsApp penting. Periksa juga folder spam setiap hari karena siapa tahu ada email penting yang masuk ke sana.

2. Ucapkan Terima Kasih kepada HRD/Perekrut

Dalam balasan, segera sampaikan terima kasih atas kesempatan untuk wawancara. Ucapan terima kasih menunjukkan bahwa Anda sopan, profesional, dan antusias. Contohnya:

"Terima kasih telah menghubungi saya mengenai lowongan [Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut tentang posisi ini. Mohon informasikan jika ada info lebih lanjut yang perlu saya berikan sebelum pertemuan."

3. Konfirmasi Detail Wawancara

Sebaiknya konfirmasi ulang detail wawancara yang ada di email untuk menghindari kesalahpahaman. Tanya jika ada informasi yang dirasa kurang yakin.

Biasanya, undangan email akan berisi waktu, tanggal, dan lokasi wawancara. Pastikan apakah jadwal tersebut sesuai dengan waktu Anda.

Jika jadwal yang ditawarkan tidak cocok, sebaiknya minta jadwal ulang (reschedule) dengan menyarankan beberapa pilihan jadwal lain untuk dipilih oleh HRD. Meskipun lebih baik mencoba menyesuaikan jadwal wawancara yang diberikan, terkadang bentrok jadwal tidak bisa dihindari dan sah-sah saja jika ingin meminta reschedule.

4. Tanyakan Hal-Hal Terkait Wawancara

Jangan ragu untuk bertanya di balasan undangan interview. Misalnya, jika wawancara dilakukan tatap muka, tanyakan tentang lokasi, tempat parkir, dan lain-lain.

Sementara itu, jika wawancara dilakukan secara daring, tanyakan platform apa yang akan digunakan, misalnya Zoom, Google Meet, atau lainnya. Minta link wawancara dan tanyakan apakah ada dokumen yang perlu disiapkan sebelumnya.

5. Gunakan Tata Bahasa Profesional

Gunakan bahasa yang positif dan sopan. Hindari penggunaan emoji atau bahasa yang terlalu santai. Selalu periksa kembali balasan Anda sebelum dikirim agar tidak ada salah ketik (typo).

6. Lampirkan Dokumen yang Diperlukan

Jika pengirim meminta memberikan beberapa dokumen, jangan lupa untuk melampirkannya sebelum mengirim balasan. Selesaikan semua permintaan dokumen dalam satu balasan. Gunakan format PDF dan ukurannya tidak lebih dari 2 MB.

Namun, jika lupa melampirkan sesuatu, jangan panik! Cukup tekan 'Balas' (Reply) lagi, tambahkan pesan permintaan maaf yang sopan, dan lampirkan dokumen yang diminta pada pesan yang baru.

Contoh Balasan Undangan Interview Kerja

Ilustrasi cara membalas undangan interview kerja. Sumber: Pexels.

Dihimpun dari berbagai sumber, adapun beberapa contoh balasan undangan interview kerja yang bisa digunakan.

Contoh 1: Via Email

Subjek Email: Konfirmasi Undangan Wawancara - [Posisi yang Dilamar] - [Nama Lengkap]

Yth. [Nama Perekrut/HRD],

Terima kasih banyak atas undangan wawancara untuk posisi [Sebutkan Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].

Saya dengan senang hati mengonfirmasi kehadiran saya untuk wawancara pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal, Bulan, Tahun]

Waktu: [Jam, misal: 10.00 WIB]

Lokasi/Platform: [Alamat Kantor / Link Google Meet/Zoom]

Saya sangat antusias untuk mendiskusikan kualifikasi saya lebih lanjut dan bagaimana saya dapat berkontribusi untuk [Nama Perusahaan].

Mohon informasikan apabila ada dokumen tambahan yang perlu saya persiapkan atau bawa saat wawancara.

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Nomor Telepon]

Contoh 2: Via WhatsApp

Selamat pagi/siang [Bapak/Ibu Nama Perekrut/HRD],

Baik, terima kasih banyak atas informasi dan undangan wawancara untuk posisi [Nama Posisi].

Saya, [Nama Lengkap], dengan ini mengonfirmasi kesediaan untuk hadir pada jadwal [Hari, Tanggal] [Waktu] di [Lokasi].

Saya akan hadir tepat waktu. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Contoh 3: Meminta Jadwal Ulang (Reschedule)

Yth. [Nama Perekrut/HRD],

Terima kasih banyak atas undangan wawancara untuk posisi [Sebutkan Nama Posisi]. Saya sangat menghargai kesempatan ini dan sangat antusias untuk berdiskusi dengan tim [Nama Perusahaan].

Namun, dengan segala kerendahan hati, saya ingin mengajukan permohonan untuk menjadwalkan ulang wawancara. Saya berhalangan pada jadwal yang ditawarkan [Hari, Tanggal, Waktu] karena [Sebutkan alasan singkat dan profesional].

Saya masih sangat tertarik dengan posisi ini. Apakah memungkinkan untuk menjadwalkan ulang wawancara di lain waktu?

Saya memiliki ketersediaan pada [Sebutkan 2-3 pilihan waktu, misal Hari Senin, 10 November setelah pukul 13.00 WIB, atau Hari Selasa, 11 November sepanjang hari].

Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan terima kasih banyak atas pengertian Anda.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Nomor Telepon]

Contoh 4: Menolak Undangan Interview

Yth. [Nama Perekrut/HRD],

Terima kasih banyak atas waktu dan kesempatan yang telah Anda berikan dengan mengundang saya untuk wawancara pada posisi [Sebutkan Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].

Saya sangat menghargai pertimbangan Anda. Namun, setelah melalui pertimbangan dengan saksama, dengan berat hati saya harus menolak undangan wawancara ini karena [Sebutkan alasan singkat dan profesional].

Sekali lagi, terima kasih atas waktu Anda. Saya mendoakan yang terbaik untuk [Nama Perusahaan] dan semoga sukses menemukan kandidat yang tepat untuk posisi ini.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

(FHK)