Cara Membuat Notulen Rapat dan Contohnya

Ilustrasi notulen rapat. Foto: Pixabay

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Keberadaan notulis rapat sangat diberlukan ketika pertemuan berlangsung.

Sebab, notulen merupakan dokumentasi tertulis yang memuat informasi jalannya diskusi dan sebagai bahan evaluasi apa yang telah diputuskan dalam rapat tersebut. Meski terkesan sederhana, menyusun notulen bukanlah hal yang mudah, terlebih jika pertemuan berlangsung lama dan memiliki banyak bahasan.

Oleh sebab itu, seorang notulis harus cekatan mencatat poin-poin penting hasil rapat. Nah, agar proses mencatat diskusi lebih mudah dan terstruktur, terdapat format notulen yang perlu diikuti.

Simak tata cara menyusun notulen rapat berikut ini:

Format Notulen Rapat

Secara umum, Notulen Rapat akan memuat informasi-informasi berikut:

1. Judul Rapat

Judul tentu menjadi hal penting yang tidak boleh ketinggalan dalam catatan. Sebab, judul merupakan cerminan dari keseluruhan isi tulisan. Judul juga berfungsi sebagai pembeda dokumen notulen yang sedang dikerjakan dengan notulen lainnya.

Anda bisa menulis judul notulen sesuai dengan tujuan rapat. Misalnya rapat bulanan untuk tim Redaksi, maka judulnya bisa ditulis “Notulen Rapat Tim Redaksi November 2020”.

2. Tempat dan Waktu Dilaksanakannya Rapat

Tempat dan waktu pelaksanaan rapat juga harus dicantumkan setelah judul. Jika ada jeda untuk istirahat, hal tersebut juga perlu dicatat. Ini bisa dijadikan bahan evaluasi apakah rapat berjalan efektif atau tidak.

3. Unsur yang Terlibat dalam Rapat

Nama peserta rapat, baik yang hadir maupun tidak perlu dicantumkan. Dengan cara ini, orang-orang yang tidak bisa menghadiri rapat dapat segera diberikan informasi oleh notulen.

Format penulisannya adalah sebagai berikut:

• Ketua dan Wakil Ketua

• Sekretaris

• Notulis

• Peserta

4. Tujuan Rapat

Tujuan berisi fokus masalah yang sedang dibahas dalam rapat. Misalnya rapat untuk menentukan strategi peliputan berita di tengah pandemi, tulis “Menentukan strategi peliputan berita secara aman saat pandemi virus Corona.”

5. Hasil Rapat

Tulislah poin-poin penting dari hal yang dibahas. Misalnya rencana kegiatan dan penugasan anggota. Dengan cara ini, anggota tim dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan berdasarkan keputusan yang diambil saat rapat.

Jadi, hal-hal penting yang harus tercantum dalam notulen rapat meliputi:

• Tanggal, waktu dan lokasi rapat berlangsung

• Nama peserta rapat, baik yang hadir ataupun tidak hadir

• Agenda rapat

• Hasil rapat

• Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta

• Tenggat waktu penyelesaian action plan

• Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa mendatang

• Follow up meeting yang akan datang

Contoh Notulen Rapat

Ilustrasi notulen rapat. Foto: Pixabay

Notulen Rapat Kepanitiaan Perayaan HUT Republik Indonesia

Hari: Jumat

Tanggal: 30 Juli 2020

Waktu: 19.00 WIB – 21.00 WIB

Tempat: Balai Desa Indah Sari

Hal: Pembentukan Kepanitiaan Lomba HUT Republik Indonesia.

Pemimpin Rapat: Bapak Sutiman

Anggota Rapat: Sutisna, Agus Wirayuda, Adinda Hapsari, Ipung Setiawan, Siti Mastuti, dan Hafsah Ibrahim.

Pokok Pembahasan

1. Perencanaan lomba untuk memeriahkan HUT RI

2. Pembentukan kepanitiaan lomba 17 Agustus dan teknis pelaksanaannya.

Hasil Keputusan

• Lomba dalam rangka HUT RI dilakukan 17 Agustus 2020 pukul 09.00 WIB.

• Jenis lomba: Membuat tumpeng, menghias gapura desa, mural tembok desa, lomba panjat pinang, makan kerupuk, dan lomba menyanyi.

• Pembentukan kepanitiaan

• Ketua Pelaksana: Hafsah Ibrahim

• Sekretaris: Adinda Hapsari

• Bendahara: Siti Mastuti

• Koordinator Acara: Sutisna

• Koordinator Perlengkapan: Agus Wirayuda

• Keamanan: Ipung Setiawan

• Rapat lanjutan dilakukan dengan membentuk grup WhatsApp.

Notulis

Adinda Hapsari