Contoh Agenda Rapat dan Cara Membuatnya untuk Dijadikan Panduan
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDalam suatu organisasi atau kepanitiaan, menyusun agenda rapat adalah salah satu tugas sekretaris. Agenda rapat merupakan bagian dari notulensi yang berisi daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat.
Biasanya, seorang sekretaris akan berdiskusi dengan pemimpin rapat untuk membahas apa saja yang akan disampaikan dalam rapat. Dengan begitu, rapat akan berlangsung tertib, pembicaraan pun terarah dan terfokus pada agenda.
Agenda rapat ini perlu disusun jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan rapat dan dikirimkan kepada calon peserta. Namun, pada rapat yang sifatnya mendadak, agenda rapat dapat dibuat pada awal rapat dan langsung disepakati bersama oleh para peserta.
Mengutip buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan oleh Nieke P. Soetanto dkk., agenda rapat umumnya berisi:
Keterangan mengenai peserta yang tidak hadir.
Kesimpulan/isi rapat terakhir atau sebelumnya.
Masalah yang timbul biasanya menjadi bahan perdebatan.
Pada akhir pembahasan tiap-tiap agenda, sekretaris bertugas untuk meringkas pendapat-pendapat yang muncul, pertimbangan yang sudah masuk, keputusan-keputusan yang telah dibuat, dan tindak lanjut yang sudah ditetapkan akan dilakukan.
Agar lebih mudah membuatnya, berikut contoh agenda rapat yang dapat dijadikan referensi.
Baca juga: Cara Membuat Notulen Rapat dan Contohnya
Cara Membuat Agenda Rapat
Sebelum mengetahui contohnya, pahami dulu bagaimana cara membuat agenda rapat. Pasalnya, menyusun agenda rapat tidak boleh dilakukan sembarangan.
Sebuah agenda rapat harus disusun dengan baik dan benar agar waktu yang dijadwalkan tidak habis untuk membahas hal-hal sepele di luar pembahasan utama. Selain itu, harus ada keseimbangan antara topik yang mendesak dan topik yang penting.
Berikut langkah-langkah menyusun agenda rapat yang dikutip dari buku 5 Pilar Kepemimpinan di Abad 21 tulisan Dr. dr. Agustinus Johanes Djohan:
1. Tentukan Pihak-pihak yang Terlibat
Tahap ini berfungsi untuk menentukan siapa saja petugas yang bertanggung jawab dalam suatu susunan acara. Misalnya, penerima tamu bertanggung jawab atas registrasi peserta rapat, pembawa acara bertanggung jawab atas pembukaan acara, dan seterusnya.
2. Kelompokkan Masalah yang Memiliki Karakteristik Sama
Seperti yang disebutkan, menyusun agenda rapat harus disesuaikan dengan jadwal yang telah ditentukan. Untuk itu, sekretaris harus mengelompokkan masalah sesuai karakteristik yang sama sehingga pembahasannya dapat dilakukan secara efektif.
3. Susun Agenda Disertai Alokasi Waktu Tiap Topik
Contoh untuk rapat dua jam sebagai berikut:
30 menit awal untuk dua topik yang mudah.
45 menit untuk topik yang sulit.
15-30 menit untuk diskusi.
10 menit terakhir untuk topik termudah.
Jika ada notulen pada rapat terdahulu, dibacakan pada awal rapat selama 10 menit.
Contoh Agenda Rapat
Berikut contoh agenda rapat dikutip dari buku Panduan Menjadi Sekretaris Profesional tulisan Nani Nuraeni.
Contoh 1
Contoh 2
(ADS)
Frequently Asked Question Section
Apa itu agenda rapat?
Apa itu agenda rapat?
Agenda rapat merupakan bagian dari notulensi yang berisi daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat.
Apa saja susunan rapat?
Apa saja susunan rapat?
Salah satu isi agenda rapat yaitu kesimpulan atau isi rapat terakhir.
Bagaimana cara membuat agenda rapat?
Bagaimana cara membuat agenda rapat?
Penyusunan agenda rapat diawali dengan menentukan siapa saja pihak-pihak yang terlibat.