Contoh Agenda Rapat dan Cara Membuatnya untuk Dijadikan Panduan

Ilustrasi rapat. Foto: metamorworks/Shutterstock

Dalam suatu organisasi atau kepanitiaan, menyusun agenda rapat adalah salah satu tugas sekretaris. Agenda rapat merupakan bagian dari notulensi yang berisi daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat.

Biasanya, seorang sekretaris akan berdiskusi dengan pemimpin rapat untuk membahas apa saja yang akan disampaikan dalam rapat. Dengan begitu, rapat akan berlangsung tertib, pembicaraan pun terarah dan terfokus pada agenda.

Agenda rapat ini perlu disusun jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan rapat dan dikirimkan kepada calon peserta. Namun, pada rapat yang sifatnya mendadak, agenda rapat dapat dibuat pada awal rapat dan langsung disepakati bersama oleh para peserta.

Mengutip buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan oleh ‎Nieke P. Soetanto dkk., agenda rapat umumnya berisi:

Pada akhir pembahasan tiap-tiap agenda, sekretaris bertugas untuk meringkas pendapat-pendapat yang muncul, pertimbangan yang sudah masuk, keputusan-keputusan yang telah dibuat, dan tindak lanjut yang sudah ditetapkan akan dilakukan.

Agar lebih mudah membuatnya, berikut contoh agenda rapat yang dapat dijadikan referensi.

Baca juga: Cara Membuat Notulen Rapat dan Contohnya

Cara Membuat Agenda Rapat

Ilustrasi menyusun agenda rapat. Foto: Aditia Noviansyah/kumparan

Sebelum mengetahui contohnya, pahami dulu bagaimana cara membuat agenda rapat. Pasalnya, menyusun agenda rapat tidak boleh dilakukan sembarangan.

Sebuah agenda rapat harus disusun dengan baik dan benar agar waktu yang dijadwalkan tidak habis untuk membahas hal-hal sepele di luar pembahasan utama. Selain itu, harus ada keseimbangan antara topik yang mendesak dan topik yang penting.

Berikut langkah-langkah menyusun agenda rapat yang dikutip dari buku 5 Pilar Kepemimpinan di Abad 21 tulisan Dr. dr. Agustinus Johanes Djohan:

1. Tentukan Pihak-pihak yang Terlibat

Tahap ini berfungsi untuk menentukan siapa saja petugas yang bertanggung jawab dalam suatu susunan acara. Misalnya, penerima tamu bertanggung jawab atas registrasi peserta rapat, pembawa acara bertanggung jawab atas pembukaan acara, dan seterusnya.

2. Kelompokkan Masalah yang Memiliki Karakteristik Sama

Seperti yang disebutkan, menyusun agenda rapat harus disesuaikan dengan jadwal yang telah ditentukan. Untuk itu, sekretaris harus mengelompokkan masalah sesuai karakteristik yang sama sehingga pembahasannya dapat dilakukan secara efektif.

3. Susun Agenda Disertai Alokasi Waktu Tiap Topik

Contoh untuk rapat dua jam sebagai berikut:

Contoh Agenda Rapat

Berikut contoh agenda rapat dikutip dari buku Panduan Menjadi Sekretaris Profesional tulisan Nani Nuraeni.

Contoh 1

Contoh agenda rapat. Foto: Canva

Contoh 2

Contoh agenda rapat. Foto: : Canva

(ADS)