Kegiatan Bimtek, Sosialisasi, dan Workshop Sebaiknya Diberkaskan Berdasarkan?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarKegiatan bimbingan teknis (bimtek), sosialisasi, dan workshop biasanya menghasilkan banyak dokumen yang perlu dikelola sebagai arsip. Dokumen tersebut dapat berupa surat undangan, daftar hadir, hingga laporan pelaksanaan yang memiliki nilai administratif.
Agar pengelolaannya sesuai dengan ketentuan kearsipan, dokumen tersebut perlu diberkaskan menggunakan dasar yang tepat. Lantas, kegiatan bimtek, sosialisasi, dan workshop sebaiknya diberkaskan berdasarkan apa? Untuk mengetahui jawabannya, simak penjelasan berikut ini.
Jawaban Kegiatan Bimtek, Sosialisasi, Workshop Sebaiknya Diberkaskan Berdasarkan Apa
Menurut Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Dinamis Kementerian Ketenagakerjaan, klasifikasi arsip disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi atau kegiatan organisasi.
Berdasarkan ketentuan tersebut, kegiatan bimtek, sosialisasi, dan workshop sebaiknya diberkaskan berdasarkan masalah atau subjek yang mengacu pada klasifikasi arsip di masing-masing instansi. Selain itu, berkas juga disusun berdasarkan jenis kegiatan secara kronologis, mulai dari tahap perencanaan hingga pelaporan.
Dalam penerapannya, klasifikasi arsip yang digunakan sebagai dasar pemberkasan dibedakan menjadi dua kategori, yaitu klasifikasi arsip fasilitatif dan klasifikasi arsip substantif. Berikut rinciannya:
Klasifikasi Arsip Fasilitatif
Klasifikasi arsip fasilitatif merupakan pengelompokan arsip yang berkaitan dengan fungsi pendukung organisasi, meliputi:
Hukum
Hubungan masyarakat
Kearsipan
Kerja sama
Kepegawaian
Keuangan
Organisasi dan ketatalaksanaan
Pengawasan
Perlengkapan
Perencanaan
Kerumahtanggaan
Klasifikasi Arsip Substantif
Sementara itu, klasifikasi arsip substantif merupakan pengelompokan arsip yang berkaitan dengan fungsi utama organisasi, meliputi:
Akreditasi kearsipan
Pembinaan kearsipan
Data dan informasi
Pendidikan dan pelatihan kearsipan
Informasi kearsipan
Jasa kearsipan
Pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan
Konservasi arsip
Teknologi informasi
Sekilas tentang Arsip
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat maupun diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan, serta perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari, sedangkan arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai sejarah dan dipermanenkan sesuai ketentuan kearsipan.
Arsip dinamis sendiri terdiri atas tiga jenis, yaitu:
Arsip aktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Arsip ini umumnya masih dibutuhkan untuk mendukung proses administrasi dan operasional organisasi.
Arsip inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, tetapi masih disimpan karena memiliki nilai guna administratif.
Arsip vital: Arsip yang menjadi persyaratan bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila hilang atau rusak.
Baca juga: Tahapan Proses Pemberkasan Arsip Aktif di Aplikasi SRIKANDI yang Perlu Dipahami
(RK)