Konten dari Pengguna

Tahapan Proses Pemberkasan Arsip Aktif di Aplikasi SRIKANDI yang Perlu Dipahami

Berita Hari Ini

Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.

8 Juli 2026 11:30 WIB·waktu baca 3 menit

Ikuti kumparan di Google

Jadikan kumparan sebagai preferensi terpercayamu di Google

0

Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan

Aplikasi SRIKANDI adalah platform dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk mengelola arsip dinamis secara digital dan terintegrasi di instansi pemerintah. Dalam pengelolaannya, arsip dinamis terbagi menjadi beberapa jenis, salah satunya arsip aktif.

Arsip aktif merupakan arsip yang memiliki frekuensi penggunaan tinggi dan masih bernilai administratif. Karena sering digunakan, arsip ini perlu disusun secara sistematis untuk memudahkan pencarian saat dibutuhkan sekaligus menjaga keaslian informasinya.

Agar penyusunannya sesuai ketentuan, arsip aktif perlu melalui proses pemberkasan di aplikasi SRIKANDI. Lantas, bagaimana tahapan proses pemberkasan arsip aktif di aplikasi SRIKANDI? Bagi yang ingin memahami prosesnya, simak penjelasan berikut ini.

Jelaskan Secara Singkat Tahapan Proses Pemberkasan Arsip Aktif di Aplikasi SRIKANDI!

Ilustrasi jelaskan secara singkat tahapan proses pemberkasan arsip aktif di aplikasi SRIKANDI. Foto: Unsplash

Dirangkum dari unggahan di kanal YouTube Arsip DPR RI, berikut tahapan proses pemberkasan arsip aktif di aplikasi SRIKANDI secara singkat yang dapat dijadikan panduan.

Buka aplikasi SRIKANDI melalui laman https://srikandi.arsip.go.id/auth/login.
Login menggunakan akun tata usaha atau sekretaris.
Masukkan nama pengguna, kata sandi, dan captcha, lalu klik "Masuk".

2. Membuat Berkas Arsip Aktif

Setelah berhasil login, buka menu "Pemeliharaan Arsip", lalu pilih "Pemberkasan Arsip Aktif".
Klik "Tambah Baru" untuk membuat folder berkas baru.
Lengkapi seluruh kolom yang bertanda bintang (*), seperti "Nama Berkas", "Klasifikasi", "Lokasi Fisik", "Uraian", dan "Kategori Berkas".
Setelah semua data terisi, klik "Simpan" untuk membuat berkas.

3. Menambahkan Arsip ke Dalam Berkas

Cari arsip yang akan diberkaskan sesuai folder yang telah dibuat.
Jika ingin memastikan isi dokumen, klik ikon "Mata" untuk melihat pratinjau arsip.
Selanjutnya klik ikon "Berkas", pilih "Kategori Berkas" yang sesuai, lalu klik "Simpan".
Ulangi langkah itu hingga seluruh arsip yang belum diberkaskan masuk ke dalam berkas. Untuk melihat isi berkas, gunakan ikon "Mata", sedangkan ikon "Tempat Sampah" digunakan untuk mengeluarkan arsip dari berkas tanpa menghapusnya dari aplikasi.

4. Mengunci Berkas Arsip Aktif

Setelah seluruh arsip selesai diberkaskan, pastikan tidak ada lagi penambahan maupun pengurangan dokumen.
Klik ikon "Kunci" untuk mengunci berkas.
Apabila proses berhasil, sistem akan menampilkan tanggal akhir retensi aktif yang menjadi acuan dalam penyusutan arsip.

Sarana dan Prasarana Pengelolaan Arsip Aktif

Ilustrasi sarana dan prasarana pengelolaan arsip aktif. Foto: Unsplash

Mengacu pada Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, berikut sarana dan prasarana pengelolaan arsip aktif:

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan sarana fisik yang digunakan dalam pengelolaan arsip aktif, meliputi:

Folder: Berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip berbentuk kertas. Folder umumnya dilengkapi tab untuk menuliskan kode dan indeks berkas.
Guide atau sekat: Digunakan sebagai pembatas antar kelompok berkas sesuai klasifikasi arsip agar penyimpanan lebih rapi.
Filing cabinet: Berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip aktif yang telah disusun berdasarkan sistem klasifikasi.
Label: Ditempelkan pada folder atau guide sebagai penanda kode dan indeks agar arsip lebih mudah dikenali.
Out indicator: Digunakan untuk menandai arsip yang sedang dipinjam. Alat ini dapat berupa out guide untuk satu folder atau out sheet jika hanya beberapa lembar arsip yang dipinjam.
Buku peminjaman arsip: Digunakan untuk mencatat seluruh aktivitas peminjaman arsip.
Daftar arsip dinamis: Berisi data arsip yang dikelola dan disusun secara seragam, baik untuk arsip terjaga maupun arsip umum.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan pedoman yang digunakan untuk mengatur penataan dan pengelolaan arsip aktif, meliputi:

Pola klasifikasi arsip: Pedoman pengelompokan arsip berdasarkan subjek atau permasalahan secara berjenjang.
Kode klasifikasi: Identitas berupa huruf, angka, atau kombinasi keduanya untuk membedakan setiap kelompok arsip.
Indeks: Kata tangkap atau tanda pengenal yang membedakan satu berkas dengan berkas lainnya sekaligus memudahkan proses penemuan kembali arsip.
Tunjuk silang: Sarana yang menunjukkan hubungan antararsip atau lokasi penyimpanan arsip yang berbeda sehingga dokumen lebih mudah ditemukan saat dibutuhkan.

(RK)