Salah Satu Syarat Penyusunan Judul Berkas dalam Aplikasi SRIKANDI Adalah?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarAplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) hadir untuk mendukung pengelolaan arsip secara digital di instansi pemerintah. Melalui platform ini, berbagai proses administrasi kearsipan dapat dilakukan secara terintegrasi.
Dalam pengelolaan arsip di SRIKANDI, pemberkasan menjadi salah satu tahapan penting untuk mengelompokkan dan menata dokumen sesuai klasifikasi yang berlaku. Pada proses ini, terdapat beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan, termasuk penyusunan judul berkas.
Judul harus disusun secara tepat agar memudahkan proses penataan dan pencarian arsip sesuai kaidah kearsipan yang berlaku. Lantas, apa salah satu syarat penyusunan judul berkas dalam aplikasi SRIKANDI? Mari simak informasi selengkapnya di bawah ini.
Tahap Pemberkasan Arsip Aktif di Aplikasi SRIKANDI
Sebelum membahas syarat penyusunan judul berkas dalam aplikasi SRIKANDI, mari memahami terlebih dahulu tahapan pemberkasan arsip aktif. Proses pemberkasan di SRIKANDI dilakukan secara berurutan agar seluruh arsip tersimpan sesuai klasifikasi dan ketentuan kearsipan yang berlaku.
Merujuk pada Standar Operasional Prosedur (SOP) Pemberkasan Arsip Aktif susunan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), berikut tahapan pemberkasan arsip aktif di aplikasi SRIKANDI:
1. Login ke Aplikasi SRIKANDI
Langkah pertama adalah masuk ke aplikasi SRIKANDI menggunakan akun yang telah diberikan oleh Admin SRIKANDI.
Masukkan username
Masukkan password
Klik Login untuk masuk ke sistem
2. Membuka Menu Daftar Berkas Aktif
Setelah berhasil login, pengguna dapat mengakses menu pemberkasan dengan cara berikut:
Klik menu Berkas
Pilih submenu Daftar Berkas Aktif untuk membuka halaman pemberkasan arsip
3. Membuat atau Memilih Berkas
Apabila berkas yang dibutuhkan sudah tersedia, pengguna dapat langsung menggunakannya. Namun, jika belum tersedia, pilih menu Tambah Berkas untuk membuat berkas baru.
Saat membuat berkas, isi beberapa informasi berikut:
Judul atau Nama Berkas: berisi indeks berkas
Klasifikasi: berisi klasifikasi arsip
Uraian: berisi uraian atau informasi mengenai isi berkas
Lokasi Fisik: diisi apabila arsip memiliki lokasi penyimpanan fisik
Kategori Berkas: dapat dipilih sesuai kebutuhan, seperti Arsip Covid-19, Arsip Negara Periode 2014–2019, atau kategori lainnya
Selain itu, pengguna juga dapat menentukan kategori Arsip Vital, Arsip Terjaga, atau Arsip Memori Kolektif Bangsa (MKB) sesuai jenis arsip. Setelah seluruh data terisi, klik tombol Simpan untuk menyimpan berkas.
4. Melakukan Pemberkasan Naskah
Setelah berkas tersedia, tahap berikutnya adalah melakukan pemberkasan dengan memasukkan dokumen ke dalam berkas yang sesuai. Baik untuk Naskah Masuk maupun Naskah Keluar, langkah-langkahnya dilakukan dengan cara yang sama, yaitu:
Masuk ke menu Naskah Masuk atau Naskah Keluar.
Klik ikon Berkas pada kolom Aksi.
Pilih berkas yang telah dibuat pada formulir pemberkasan.
Klik tombol Simpan untuk menyelesaikan proses pemberkasan.
5. Menutup Berkas
Apabila seluruh proses administrasi telah selesai, pengguna dapat menutup berkas agar statusnya tidak lagi aktif. Caranya, buka submenu Daftar Berkas Aktif, kemudian klik ikon Gembok pada berkas yang ingin ditutup.
Syarat Penyusunan Judul Berkas
Dalam proses pemberkasan arsip aktif, pengguna juga perlu memahami syarat penyusunan judul berkas di aplikasi SRIKANDI. Judul berkas yang disusun secara tepat akan memudahkan proses penataan, pengelolaan, hingga pencarian arsip saat diperlukan.
Dikutip dari Buku Panduan SRIKANDI V3 untuk Akun User dan Tata Usaha/Sekretaris susunan Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan RI, salah satu syarat penyusunan judul berkas adalah harus mencerminkan pokok permasalahan atau substansi arsip. Dengan demikian, isi berkas dapat dikenali dengan lebih mudah.
Selain ketentuan tersebut, terdapat beberapa syarat lain yang juga perlu diperhatikan dalam menyusun judul berkas, yaitu:
Menggunakan kalimat yang singkat, jelas, dan mudah dipahami.
Menghindari penggunaan singkatan yang berpotensi menimbulkan makna ganda, kecuali singkatan resmi yang telah ditetapkan.
Satu judul berkas hanya digunakan untuk satu kegiatan, urusan, atau objek yang saling berkaitan.
Baca Juga: SRIKANDI adalah Aplikasi Umum Pertama yang Ditetapkan Berdasarkan Keputusan
(ANB)