Tahapan untuk Membuat Laporan Daftar Berkas pada Aplikasi SRIKANDI
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPengelolaan arsip aktif di lingkungan pemerintahan kini bisa dilakukan dengan mudah berkat aplikasi SRIKANDI. Salah satu fitur penting dalam aplikasi ini adalah laporan daftar berkas yang menjadi bukti pertanggungjawaban pengelolaan arsip di masing-masing unit kerja.
Untuk membuat laporan, admin tata usaha perlu memahami langkah-langkahnya agar proses pemberkasan berjalan sesuai prosedur. Agar tidak keliru, simak tata cara membuat laporan daftar berkas pada aplikasi SRIKANDI selengkapnya berikut ini!
Proses Awal Pemberkasan Arsip Aktif
Sebelum laporan daftar berkas dihasilkan, proses pemberkasan arsip aktif harus diselesaikan terlebih dahulu melalui aplikasi SRIKANDI. Merujuk pada tutorial di kanal Youtube Kearsipan - Dispusip Kab Blitar, berikut langkah-langkah pemberkasan arsip aktif yang dapat diikuti:
Login dan Pembuatan Berkas
Tahap awal dimulai dengan masuk ke aplikasi menggunakan akun yang telah terdaftar, yakni sebagai berikut:
Login menggunakan akun TU pada aplikasi SRIKANDI dengan username dan password yang telah diberikan admin.
Buka menu Berkas, kemudian pilih submenu Daftar Berkas Aktif.
Klik tombol tambah baru untuk membuat berkas baru.
Isi nama berkas dengan format nama unit kerja, nama kegiatan, dan tahun pembuatan.
Isi kode klasifikasi arsip sesuai panduan arsiparis. Sistem otomatis akan memunculkan masa retensi aktif, inaktif, dan jadwal penyusutan.
Isi lokasi fisik, uraian, dan kategori berkas sesuai pilihan yang tersedia pada sistem.
Pemberkasan Naskah Masuk dan Naskah Keluar
Setelah berkas berhasil dibuat, tahap berikutnya adalah memasukkan naskah dinas ke dalam berkas sebagai berikut:
Buka menu Daftar Naskah Masuk, kemudian cari naskah sesuai perihal atau asal surat.
Klik tombol berkas pada kolom aksi, lalu pilih nama berkas yang telah dibuat sebelumnya.
Buka menu Daftar Naskah Keluar, kemudian lakukan langkah serupa untuk naskah yang relevan.
Pastikan seluruh naskah masuk dan naskah keluar telah tercatat dalam berkas yang sesuai.
Penutupan Berkas dan Pencetakan Laporan
Setelah seluruh naskah dimasukkan, admin perlu melakukan penutupan berkas sebelum laporan dapat dicetak. Berikut tahapannya.
Menutup Berkas Aktif
Penutupan berkas cukup dilakukan dengan menekan ikon gembok pada menu Daftar Berkas Aktif. Perhitungan masa retensi aktif dimulai sejak tanggal penutupan berkas dilakukan, bukan sejak tanggal berkas pertama kali dibuat.
Mencetak Laporan Daftar Berkas
Tahapan pencetakan laporan dilakukan melalui menu yang tersedia di bagian atas halaman Daftar Berkas Aktif. Berikut langkah-langkahnya:
Tentukan filter tanggal mulai dan tanggal selesai sesuai periode pembuatan berkas yang ingin dicetak.
Pilih status berkas, baik status buka maupun tutup.
Pilih unit kerja sesuai kebutuhan laporan.
Klik tombol tampilkan untuk memunculkan data laporan daftar berkas.
Selain laporan daftar berkas, tersedia pula laporan daftar isi berkas aktif yang menampilkan rincian naskah di dalam setiap berkas. Kedua jenis laporan tersebut dapat diunduh dalam format PDF untuk selanjutnya diunggah ke aplikasi pengawasan sebagai bukti pengelolaan arsip aktif di masing-masing unit kerja.
(FHK)
Baca juga: Cara agar Observasi Kinerja Guru Dapat Dilakukan dengan Baik dan Berkelanjutan