Tata Cara Menerima Tamu di Kantor untuk Sekretaris dan Resepsionis

Ilustrasi Cara Menerima Tamu di Kantor (Foto: Pexels)

Setiap perusahaan akan selalu berhubungan dengan tamu, mulai dari pelanggan, mitra bisnis, pemerintah, dan lain-lain. Maka dari itu, seorang sekretaris atau resepsionis perlu mempelajari cara menerima tamu di kantor dengan baik.

Mengutip dari Jurnal Pendidikan Konvergensi, tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Tamu-tamu tersebut tentu ingin disambut dan dilayani dengan baik oleh pihak kantor.

Namun, pegawai yang bertugas menerima tamu juga memiliki hak untuk menanyakan nama dan keperluan tamu. Selain itu, mereka juga harus memberitahu peraturan yang berlaku kepada setiap tamu yang berkunjung ke kantor.

Untuk mengetahui lebih lengkap seputar tata cara menerima tamu di kantor, simak penjelasannya dalam ulasan berikut ini.

Tata Cara Menerima Tamu di Kantor

Ilustrasi Tata Cara Menerima Tamu di Kantor (Foto: Unsplash)

Dihimpun dari buku Manajemen Perkantoran Profesional karya Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono, berikut adalah tata cara menerima tamu di kantor yang perlu dipahami oleh seorang sekretaris atau resepsionis:

1. Pelayanan Tamu

• Saat tamu datang, resepsionis atau sekretaris harus menghentikan sejenak pekerjaannya dan memberi perhatian kepada tamu. Segera sambut, terima, dan persilakan tamu untuk duduk.

• Jangan biarkan tamu untuk menunggu terlalu lama. Jika sekretaris atau resepsionis sudah tahu ada tamu yang datang, segera temui dengan sopan santun dan berwibawa.

• Selain itu, penerima tamu perlu mengenali identitas dan mengetahui maksud kedatangan tamu dengan meminta tamu untuk mengisi buku tamu. Hal ini penting untuk menghindari adanya keinginan terselubung dari seorang tamu.

• Basa-basi dengan tamu boleh dilakukan, tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak karuan. Jika tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke tujuan yang sebenarnya dengan sikap yang ramah dan bijak.

2. Identifikasi Tamu

Mengingat banyaknya tamu yang ingin menemui pimpinan, maka seorang sekretaris atau resepsionis harus pandai mengidentifikasi. Mana tamu yang dapat ditangani sendiri, harus dengan pimpinan, atau disalurkan ke pejabat lain. Berikut adalah cara melayani berbagai jenis tamu:

• Tamu dengan Perjanjian

Sekretaris atau resepsionis harus segera melapor atau menelepon pimpinan ketika tamu telah datang. Jika pimpinan sudah siap menerima tamu, antarkan tamu ke tempat pimpinan ingin menemuinya.

• Tamu tanpa Perjanjian

Sekretaris atau resepsionis harus meminta tamu untuk mengisi buku tamu dan segera menanyakan kesediaan pimpinan untuk menemuinya.

Jika pimpinan tidak bersedia menemuinya karena suatu hal, sampaikan kepada tamu secara sopan agar tamu tidak tersinggung atau salah paham.

Namun, apabila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada lain waktu, buatkan perjanjian. Jika tamu disalurkan kepada pejabat/unit lain, segera beritahu yang bersangkutan.

• Tamu Keluarga atau Teman Pimpinan

Segera lapor ke pimpinan jika ada keluarga atau kerabat atau teman pimpinan datang ke kantor. Apabila pimpinan siap menerima, sekretaris atau resepsionis tersebut harus mengantar tamu menemui pimpinan.

• Tamu Rutin

Bila sedang tidak ada tamu lain, sekretaris atau resepsionis dapat segera mempersilakan tamu untuk menemui pimpinan. Namun, apabila sedang ada tamu lain, minta tamu tersebut untuk menunggu atau menjadwal ulang pertemuan.

• Tamu VIP (Very Important Person)

Sekretaris atau resepsionis harus segera melapor ke pimpinan. Sebab, khusus tamu VIP, pimpinan sendirilah yang akan menemui dan menyambut secara langsung di lobby atau ruang tamu.

(AAA)

Frequently Asked Question Section

Apa yang dimaksud dengan tamu kantor?

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu.

Bagaimana cara menyambut tamu di kantor?

Saat tamu datang, resepsionis atau sekretaris harus menghentikan sejenak pekerjaannya dan memberi perhatian kepada tamu. Segera sambut, terima, dan persilakan tamu untuk duduk.

Bagaimana cara melayani tamu VIP di kantor?

Sekretaris atau resepsionis harus segera melapor ke pimpinan. Khusus tamu VIP, pimpinan sendirilah yang akan menemui dan menyambut secara langsung di lobby atau ruang tamu.