Tugas dan Tanggung Jawab Penyusunan Struktur Unit Kerja, Jabatan, dan Pengguna
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarTopik mengenai yang menjadi tugas dan tanggung jawab secara keseluruhan dalam penyusunan struktur unit kerja, struktur jabatan, dan pengguna di lingkup perangkat daerah/unit kerja kerap muncul dalam pelatihan kepegawaian, asesmen kompetensi, hingga pengisian Sistem Pengelolaan Kinerja ASN melalui e-Kinerja maupun Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN).
Pertanyaan ini menjadi materi ujian karena berkaitan langsung dengan pembagian hak akses dan kewenangan dalam sistem administrasi kepegawaian pemerintah.
Tanggung jawab atas ketiga komponen tersebut tidak dipegang oleh pegawai biasa maupun atasan langsung, melainkan oleh pihak yang ditunjuk resmi sebagai pengelola sistem di tingkat instansi.
Tugas dan Tanggung Jawab Penyusunan Struktur Unit Kerja, Struktur Jabatan, dan Pengguna
Pengelolaan struktur unit kerja, struktur jabatan, dan pengguna di lingkup perangkat daerah berada di bawah kewenangan Administrator Instansi, sebagaimana diatur dalam Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2023 tentang Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara.
Peran Administrator Instansi
Administrator Instansi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) di masing-masing instansi. Mengutip dari Peraturan BKN Nomor 7 Tahun 2023 Pasal 56, tugas administrator instansi meliputi:
Mengelola hak akses pengguna verifikator, operator, dan pemberi persetujuan.
Mengelola format keputusan yang digunakan instansi untuk mengusulkan layanan kepegawaian.
Mengelola hak akses pejabat yang berwenang menandatangani keputusan.
Melakukan rekonsiliasi Data Pegawai ASN.
Mengelola unit kerja yang melakukan verifikasi dan usulan.
Surat Edaran Kepala BKN Nomor 9 Tahun 2025 tentang Tata Kelola ASN Digital turut menegaskan peran serupa untuk tingkat Admin Instansi dengan tambahan kewenangan mengelola integrasi sistem elektronik dari dan ke ASN Digital.
Proses Penyusunan Struktur Unit Kerja dan Jabatan
Secara teknis, penyusunan struktur unit kerja dan struktur jabatan dilakukan melalui menu Usulan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) serta Informasi Jabatan pada aplikasi SIASN.
Dikutip dari Buku Saku Penggunaan Aplikasi SIASN - Perencanaan Kepegawaian yang diterbitkan Pusat Perencanaan Kebutuhan SDM Aparatur BKN, instansi pusat maupun instansi daerah bertugas mengisi data struktur, data unit organisasi (unor), dan informasi jabatan sebelum usulan tersebut dikirim untuk divalidasi.
Beberapa aksi yang dapat dilakukan Administrator Instansi dalam proses ini mencakup:
Menambah unit organisasi struktural baru.
Menambah jabatan fungsional.
Menambah jabatan pelaksana.
Menghapus unit organisasi yang sudah tidak aktif.
Setelah seluruh data terisi, usulan dikirim kepada Pusat Perencanaan Kebutuhan ASN (Pusren) BKN untuk diverifikasi dan divalidasi.
Tingkatan Hak Akses Pendukung
Selain Administrator Instansi, ada sejumlah tingkatan hak akses lain yang mendukung proses ini, yaitu Verifikator dan Operator Instansi. Keduanya bertugas melakukan perekaman data, pemeriksaan ulang, serta pengembalian usulan apabila berkas belum memenuhi syarat.
Melalui pembagian kewenangan tersebut, pengelolaan struktur unit kerja, struktur jabatan, dan pengguna di lingkup perangkat daerah dapat berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan BKN.
(FHK)
Baca juga: Hal Terbaik dari Sistem Pengelolaan Kinerja Saat Ini yang Ingin Dipertahankan