Tugas Procurement beserta Keahlian yang Dibutuhkan

Ilustrasi tugas procurement. Foto: Unsplash/Jo Szczepanska

Departemen procurement (pengadaan) memainkan peran yang sangat vital dalam kelancaran operasional perusahaan. Fungsi utama dari bidang ini adalah mengelola pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk mendukung kegiatan perusahaan.

Meski sering dianggap mirip dengan purchasing (pembelian), tugas procurement sebenarnya lebih luas dan kompleks. Procurement tak hanya mencakup proses pembelian, tetapi juga melibatkan analisis kebutuhan, negosiasi dengan pemasok, hingga pengarsipan dokumen pembelian.

Ingin tahu lebih detail tentang tugas procurement dan perbedaannya dengan purchasing? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel ini!

Tugas Procurement

Ilustrasi tugas procurement. Foto: iStock

Keberadaan departemen procurement dalam dunia bisnis sangatlah penting. Pekerjaannya mencakup berbagai aktivitas, mulai dari penawaran, pembelian, negosiasi, hingga pengarsipan.

Dihimpun dari situs CIPS Procurement and Supply Jobs Logo, berikut sejumlah tugas yang diemban oleh staff yang bekerja di bidang procurement.

Baca Juga: Tugas Purchasing Staff dan Keahlian yang Dibutuhkan

Keahlian yang Dibutuhkan Procurement

Ilustrasi tugas procurement. Foto: Unsplash/Tom Merton.

Seorang profesional procurement perlu memiliki keahlian khusus agar dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Disadur dari situs Procurement Tactics, berikut beberapa keahlian utama yang harus dimiliki:

1. Negosiasi

Keahlian bernegosiasi penting untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak, baik perusahaan maupun pemasok.

2. Komunikasi

Tanpa keterampilan berkomunikasi yang baik, kesalahpahaman dapat terjadi kapan saja. Hal ini dapat mempersulit proses negosiasi, memperburuk hubungan dengan pemasok, dan menghambat pencapaian tujuan perusahaan

3. Riset Pasar

Kemampuan riset pasar yang baik memungkinkan seorang procurement untuk menemukan produk berkualitas tinggi dengan harga yang paling kompetitif.

4. Analisis

Seorang procurement harus memiliki kemampuan analitis yang kuat untuk mengevaluasi hasil kinerja pengadaan, perilaku pemasok, dan faktor lainnya yang mempengaruhi proses pengadaan.

5. Manajemen Risiko

Keahlian lainnya yang penting dimiliki seorang procurement adalah manajemen risiko. Mereka harus dapat menilai, mengevaluasi, dan mengelola risiko yang berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa.

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Ilustrasi tugas procurement. Foto: Unsplash/Campaign Creators

Posisi procurement dan purchasing seringkali dianggap sama oleh kebanyakan orang. Padahal, meskipun keduanya berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa, kegiatan procurement dan purchasing memiliki perbedaan yang cukup signifikan,

Purchasing lebih berfokus pada aktivitas yang berkaitan langsung dengan proses pembelian. Sementara procurement mencakup seluruh rangkaian pengadaan yang lebih luas, tidak hanya terbatas pada pembelian barang atau jasa.

Untuk memahami lebih jelas perbedaan keduanya, berikut penjelasan yang dihimpun dari situs SAP:

1. Lingkup Kerja

Procurement memiliki tanggung jawab yang lebih luas, mulai dari mengidentifikasi dan memvalidasi kebutuhan bisnis, memilih pemasok, bernegosiasi tentang kontrak, hingga mengelola hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Selain fokus pada penghematan biaya, procurement juga berorientasi pada peningkatan kualitas produk, layanan, kepuasan pelanggan, dan inovasi pemasok.

Di sisi lain, purchasing hanya berfokus pada kegiatan yang lebih spesifik, seperti pemesanan barang dan jasa, penerimaan, pemeriksaan kualitas, dan pembayaran. Kegiatan ini lebih menekankan pada efisiensi proses pembelian, penekanan biaya, dan pengiriman barang tepat waktu.

2. Siklus Kerja

Siklus pekerjaan bidang procurement cukup panjang dan berkelanjutan. Proses ini melibatkan perencanaan yang matang, serta penilaian dan penyesuaian yang terus menerus untuk memenuhi kebutuhan yang berubah seiring waktu.

Sebaliknya, purchasing berfokus pada tugas yang lebih spesifik. Siklus kerja posisi ini berakhir begitu barang atau jasa diterima dan pembayaran dilakukan.

3. Pertimbangan dalam Pengambilan Keputusan

Tim procurement mengandalkan berbagai pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan, seperti tujuan jangka panjang perusahaan, biaya, risiko, keberlanjutan, dan kepatuhan terhadap regulasi perusahaan

Sementara itu, tim purchasing akan lebih memperhatikan aspek operasional dalam pengambilan keputusan, seperti kualitas barang dan jasa, kuantitas, harga, tempat pembelian, dan waktu pengiriman barang atau jasa.

4. Hubungan dengan Pemasok

Procurement bertugas membangun dan menjaga hubungan jangka panjang dengan pemasok. Ini mencakup evaluasi rutin, kolaborasi untuk perbaikan berkelanjutan, dan upaya pengembangan bersama pemasok.

Sebaliknya, hubungan yang dibangun oleh tim purchasing lebih bersifat transaksional, dengan fokus utama pada pemenuhan kontrak, bukan pada pengembangan hubungan strategis jangka panjang.

5. Manajemen Risiko

Procurement biasanya menangani risiko yang lebih luas, termasuk isu-isu global yang bisa mengganggu rantai pasokan, perubahan pasar, serta masalah kepatuhan dan peraturan yang kompleks.

Sementara itu, purchasing lebih fokus pada pengelolaan risiko yang terkait langsung dengan operasional, seperti risiko pengiriman, kualitas barang, dan proses pembayaran yang tepat.

(NSF)