Tugas Purchasing Staff dan Keahlian yang Dibutuhkan

Ilustrasi purchasing staff. Foto: Pexels/Nappy

Purchasing (pembelian) merupakan departemen yang penting di perusahaan, khususnya yang bergerak di bidang manufaktur. Departemen ini memiliki peran yang krusial, yakni untuk menunjang kelancaran operasional.

Sebagai purchasing staff, seseorang harus memiliki keterampilan yang baik dalam mengelola pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mereka dituntut untuk cepat, tepat, dan teliti dalam menjalankan tugasnya.

Dengan tanggung jawab yang besar, pekerjaan di bidang purchasing tidaklah mudah. Penasaran apa saja tugas purchasing staff? Simak artikel berikut untuk mengetahui penjelasannya!

Tugas Purchasing Staff

Ilustrasi tugas purchasing staff. Foto: Unsplash/bfk92.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai tugas purchasing staff, alangkah baiknya untuk mengenal terlebih dahulu apa itu purchasing. Secara etimologi, purchasing dalam bahasa Inggris berarti pembelian.

Dengan demikian, purchasing dapat diartikan sebagai kegiatan pembelian atau penyewaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Definisi tersebut sejalan dengan pendapat Endra Winarni dalam buku Modul Praktikum (Jobsheet) Bisnis Pelayaran. Menurutnya, purchasing adalah sebuah proses pencarian sumber, pemesanan, dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi dalam sebuah perusahaan.

Meskipun terdengar sederhana, pekerjaan seorang purchasing staff sebenarnya cukup kompleks. Mereka harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan perusahan. Seorang purchasing staff juga harus mampu menyesuaikan pembelian dengan anggaran dan perencanaan yang telah ditetapkan.

Secara umum, tugas purchasing staff adalah membeli barang-barang yang dibutuhkan perusahaan, mencari pemasok yang dapat menawarkan harga dan kualitas barang terbaik, serta melapor kepada kepala bagian purchasing.

Namun dalam praktiknya, tugas seorang purchasing staff terbagi menjadi tugas rutin dan non-rutin. Apa saja tugas-tugas tersebut? Merujuk Buku Pintar dapat Kerja Gaji Tinggi oleh Richard Nata, berikut uraian lengkapnya:

1. Tugas Rutin

Di bawah ini beberapa tugas rutin purchasing staff di perusahaan:

• Membuatkan purchase order (PO) untuk setiap barang yang akan dipesan atau dibeli berdasarkan Formulir Permintaan Barang (FPB) yang diajukan oleh setiap departemen.

• Berdasarkan purchase order tersebut, purchasing staff melakukan pemesanan kepada para pemasok yang telah ditentukan.

• Memantau status pesanan barang yang telah dipesan untuk memastikan apakah pengiriman telah dilakukan sesuai dengan yang tercantum dalam Formulir Permintaan Barang dari departemen terkait.

• Jika pemasok tak memiliki barang yang dipesan, purchasing staff harus segera mencari pemasok lain dan melakukan pemesanan ulang.

• Memastikan barang yang dipesan datang tepat waktu. Sebab, keterlambatan pengiriman dapat mengganggu kelancaran proses produksi.

• Selalu berusaha membeli barang dari pemasok yang menawarkan harga lebih kompetitif dengan kualitas yang tetap terjamin.

• Setelah barang tiba, memberikan barang tersebut kepada pihak yang meminta sesuai dengan Formulir Permintaan Barang.

• Memantau setiap purchase order agar tak terjadi pemesanan ganda atau kesalahan lainnya.

• Menyusun laporan untuk manajer pembelian terkait barang yang telah dibeli dan yang masih dalam proses pembelian berdasarkan Formulir Permintaan Barang.

2. Tugas Non-Rutin

Di bawah ini beberapa tugas non-rutin purchasing staff di perusahaan:

• Menyelesaikan setiap permasalahan dengan pemasok secara profesional, seperti menangani kecacatan barang maupun keluhan lainnya yang mungkin muncul.

• Menerima dan mencatat adanya penawaran dari pemasok baruk. Kemudian, mengevaluasi apakah penawaran tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

• Menyusun laporan berisi informasi penting untuk dijadikan bahan pertimbangan oleh manajer purchasing dalam pengambilan keputusan.

Baca Juga: PPIC Staff: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawabnya dalam Perusahaan

Keahlian yang Dibutuhkan Purchasing Staff

Ilustrasi purchasing staff. Foto: Unsplash

Agar dapat menjalankan tugas dengan efektif, purchasing staff harus memiliki berbagai keahlian, tak hanya sekadar kemampuan untuk menegosiasikan kesepakatan. Dihimpun dari situs Indeed, berikut beberapa keahlian yang wajib dimiliki purchasing staff:

1. Riset

Keterampilan riset sangat penting bagi purchasing staff. Lewat keahlian ini, mereka mampu mengumpulkan informasi terkait pasar, biaya, dan penilaian risiko dengan baik.

Seorang purchasing staff juga harus bisa mengevaluasi keuntungan dan kerugian dari setiap pembelian. Keahlian ini dapat membantu mereka memprediksi dampak di masa depan dan merencanakan strategi pembelian yang lebih baik.

2. Analisis Data

Seorang purchasing staff biasanya menganalisis data terkait pembelian departemen, baik yang sudah dilakukan maupun yang masih direncanakan. Data ini digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, mengurangi risiko yang berhubungan dengan bahan baku, serta memprediksi lonjakan permintaan yang mungkin terjadi.

Selain itu, purchasing staff juga harus mampu mengolah data menjadi format yang mudah dipahami, seperti grafik, tabel, atau diagram lainnya. Nantinya, data yang telah diolah ini disajikan dalam rapat bersama manajer atau eksekutif dari departemen lain untuk membahas keputusan atau rencana pembelian barang yang akan datang.

3. Komunikasi

Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting bagi seorang purchasing staff. Karena mereka sering berinteraksi dengan berbagai pihak, baik pihak internal seperti staf dari departemen lain maupun eksternal seperti pemasok.

Purchasing staff harus mampu berkomunikasi secara efektif dengan staf dari departemen lain untuk memperoleh data dan umpan balik terkait pembelian barang sebelumnya.

Di samping itu, mereka juga perlu menjaga hubungan yang baik dengan pemasok dan sumber daya eksternal lainnya. Hal ini penting agar masalah yang timbul dapat diminimalisir dan ditangani dengan tepat.

4. Mengelola Keuangan

Kemampuan mengelola keuangan merupakan keahlian penting yang harus dimiliki oleh seorang purchasing staff. Mereka perlu memiliki strategi yang tepat dalam menggunakan anggaran pembelian agar tetap menguntungkan perusahaan.

Hal ini bisa meliputi mencari pemasok alternatif, memanfaatkan diskon dari pemasok, atau membeli bahan dalam jumlah besar saat harga sangat rendah. Dengan cara tersebut, purchasing staff dapat memastikan penggunaan anggaran yang efisien dan mendukung kelancaran operasional perusahaan.

(NSF)