4 Fungsi Kantor dan Pengertiannya

Ilustrasi Fungsi Kantor. Sumber: Unsplash/Israel Andrade

Fungsi kantor adalah sebagai pusat pelayanan informasi dan tempat menyimpan atau mencatat data. Tujuan utama perusahaan ketika mendirikan kantor adalah untuk membantu karyawan dalam melakukan pekerjaannya.

Semua proses administrasi, perencanaan, organisasi, implementasi dan pengendalian perusahaan berlangsung di sini sehingga dapat bekerja dengan biaya serendah mungkin dan kepuasan setinggi mungkin.

Pengertian Kantor

Ilustrasi Fungsi Kantor. Sumber: Unsplash/Campaign Creators

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor merupakan suatu balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan); tempat bekerja.

Definisi sempit dari kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tiga elemen termasuk tempat, staf dan kegiatan administrasi yang berkontribusi terhadap berfungsinya organisasi.

Tempat adalah ruangan, komplek, bangunan, perabot dan perlengkapannya, seperti mesin kantor dan perlengkapan lainnya.

Dari pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat sekelompok orang melakukan kegiatan administratif.

Fungsi Kantor

Ilustrasi Fungsi Kantor. Sumber: Unsplash/Ant Rozetsky

Umumnya, dalam konteks bisnis, informasi yang masuk dan keluar terlebih dahulu melewati kantor untuk ditangkap dan dicatat, sehingga dapat menjadi dokumen yang dapat dirilis kapan saja. Adapun fungsi kantor adalah sebagai berikut.

1. Menerima Informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain surat, panggilan telepon, pesanan, pengaduan, tagihan dan berbagai laporan kegiatan perusahaan. Selain informasi yang diterima, kantor dapat memperoleh informasi tambahan yang diminta oleh manajemen.

2. Mengatur Informasi

Dalam suatu kantor, seluruh informasi yang disimpan dapat diatur secara sistematis untuk menjamin penggunaan informasi tersebut secara optimal oleh pihak-pihak yang memerlukannya.

3. Memberi Informasi

Peran kantor adalah memberikan informasi kepada mereka yang memerlukannya. Ketika manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang diminta berdasarkan data yang diterima, dikumpulkan, diorganisasikan, dan diarsipkan.

Informasi yang diberikan mungkin bersifat rutin dan beberapa informasi lainnya mungkin bersifat khusus atau insidentil. Informasi tersebut juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

4. Melindungi Aset

Kantor dapat bertindak dengan tujuan melindungi harta benda atau aset-aset yang dimilikinya. Segala bentuk informasi atau data yang tersimpan di kantor merupakan aset atau harta yang sangat berharga.

Suatu kantor tidak dapat berfungsi sepenuhnya jika terbatas pada penerimaan, pencatatan, pengorganisasian, dan penyampaian informasi. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta.

Untuk melindungi informasi dan data, baik lokasi penyimpanannya maupun isinya, agar dapat dimanfaatkan secara efektif untuk kepentingan perusahaan dan informasi tersebut tidak hilang begitu saja oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Baca Juga: Pengertian Komunikasi Kantor dan Fungsinya

Itulah fungsi kantor dan pengertiannya. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan.(glg)