8 Etika dalam Ber-email yang Baik dan Benar

Ilustrasi tuliskan beberapa etika dalam ber-email. Sumber: pexels/miguel á padriñán

Tuliskan beberapa etika dalam ber-email! Instruksi tersebut muncul karena masih banyak orang yang belum paham dengan tata cara berkomunikasi dengan email yang benar.

Banyak orang berpikir bahwa menuis email bisa sesuka hati. Padahal, sama seperti surat konvesional, dalam menulis email resmi perlu ada aturan yang dipatuhi.

Tuliskan Beberapa Etika dalam Ber-email!

Ilustrasi tuliskan beberapa etika dalam ber-email. Sumber: pexels/torsten dettlaff

Email atau electronic mail merupakan surat elektronik yang menggunakan layanan internet untuk mengirimkannya. Email biasanya lebih ringkas dari surat konvensional. Dengan fitur-fitur yang dimiliki email, pesan dapat ditulis tanpa menulis kembali penanggalan.

Penanda tanggal akan tertera otomatis saat email masuk ke kotak masuk (inbox). Jika korespondensi mensyaratkan adanya bentuk surat konkret sebagai dokumen maka sebuah file dapat dilampirkan sebagai attachment.

Email memang menawarkan berbagai kemudahan berkomunikasi baik dalam kehidupan pribadi maupun pekerjaan. Mengutip Cerdas Ber-e-mail, Widya Aryo Damar (2010), tidak mengherankan jika saat ini email sudah digunakan oleh 1,2 miliar orang di seluruh dunia.

Jika diminta untuk tuliskan beberapa etika dalam ber-email, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan!

1. Penerima

Pastikan penerima sudah benar. Penerima harus pihak yang berkepentingan untuk dikirimi email.

2. Perhatikan CC atau Carbon Copy

Pastikan CC juga berisi pihak-pihak yang berkepentingan dengan isi email yang akan dikirim. Karena jika salah, bisa saja penerima email kurang berkenan dengan alamat CC yang dimasukkan.

3. Pastikan Subject atau Judul Email

Beri subject dengan ringkas, padat dan jelas. Isi dengan tidak terlalu panjang tetapi juga jangan terlalu pendek. Isi subject dengan inti email yang ingin disampaikan.

4. Sapaan

Berikan sapaan sesuai dengan siapa yang akan dikirimi email. Misalnya dengan orang formal maka lebih baik menggunakan "Yth. Bapak/Ibu".

5. Bahasa

Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Dan jangan pernah menggunakan singkatan, karena ini dapat juga terjadi jika menulis email hanya melalui gawai.

6. Footer

Pada bagian ini berikan identitas pengirim yang relevan. Seperti nama lengkap, jabatan, nama kantor, nomor telepon kantor dan lain sebagainya.

7. Lampiran

Perhatikan lampiran yang akan dilampirkan. Beri nama sesuai topik email yang akan dikirim. Pastikan ukuran lampiran kecil namun tetap dapat dibuka dan dibaca dengan jelas.

8. Tanggal

Walaupun saat ini sudah otomatis mengikuti setingan komputer maupun gawai namun tetap perhatikan tanggal pengiriman untuk menghindari kesalahpahaman dalam pengiriman email.

Baca Juga: Mengapa Tulisan pada Poster Harus Dibuat Besar? Inilah Jawaban yang Benar

Itulah uraian jawaban jika diminta untuk tuliskan beberapa etika dalam ber-email. Jika melakukan komunikasi pesan dengan email, jangan sampai mengirim tanpa etika ya!

(ARD)