Alasan Formulir Dibutuhkan dalam Pendaftaran

Ilustrasi Mengapa Formulir itu Kita Butuhkan dalam Pendaftaran. (Foto: Krissie by https://pixabay.com/id/)

Formulir merupakan salah satu cara pengumpulan data yang penting dalam proses suatu pendaftaran. Mengapa formulir itu kita butuhkan? Formulir digunakan dalam kegiatan operasional organisasi, baik organisasi tersebut public maupun privat. Pengertian formulir adalah bagian dalam kegiatan pengelolaan arsip, yang mana formulir menjadi salah satu bentuk komunikasi antar bagian di dalam organisasi. Penciptaan formulir merupakan salah satu tahap awal dari tahapan daur hidup arsip yang terletak pada penciptaan dan/atau penerimaan. Nah, artikel kali ini akan membahas lebih lanjut mengenai penggunaan formulir.

Mengapa Formulir itu Kita Butuhkan dalam Pendaftaran Organisasi?

Ilustrasi Formulir Dibutuhkan dalam Pendaftaran. (Foto: jarmoluk by https://pixabay.com/id/)

Saat ini, penggunaan formulir sudah dimudahkan dengan adanya Google Form. Aplikasi Google Form ini merupakan bagian dari Google Drive yang dimanfaatkan untuk mengumpulkan informasi dengan cara yang mudah dan efisien secara online.

Uniknya dalam proses pembuatan Google Form dengan berbagai pertanyaan, terdapat berbagai bentuk seperti teks singkat, jawaban panjang (paragraf), pilihan ganda, pertanyaan skala, dan masih banyak lain.

Formulir memang sangat memudahkan kehidupan kita dalam mengumpulkan informasi. Mengapa formulir itu kita butuhkan dalam pendaftaran? Dikutip dari buku Manajemen Arsip Dinamis yang ditulis oleh Sovia Rosalin (2017: 50), berikut adalah alasan manfaat formulir dalam urusan kegiatan organisasi dan dapat memperlancar kegiatan administrasi:

• Adanya keseragaman dalam melaksanakan pekerjaan.

• Mempermudah pengklafisikasian data.

• Alat untuk memberikan instruksi dari pimpinan kepada bawahan.

• Menertibkan prosedur dan tata kerja.

• Sarana pengendalian (control) dalam pelaksanaan kegiatan.

Formulir adalah suatu kebutuhan yang vital dalam kegiatan persuratan. Berikut juga adalah kegunaan dari adanya formulir di awal pendaftaran:

• Memberikan kejelasan terhadap informasi yang diperlukan dan dikomunikasikan.

• Memudahkan dalam pengolahan data yang masuk, karena formulir memuat informasi-informasi yang dibutuhkan.

• Menghilangkan pengulangan kebutuhan informasi.

• Dapat menyederhanakan prosedur dengan penggunaan beberapa Salinan.

• Memudahkan dalam persiapan dan memberikan rujukan di masa yang akan datang.

Demikian penjelasan dari pertanyaan mengapa formulir itu kita butuhkan di awal pendaftaran. Semoga informasi di atas bermanfaat! (CHL)