Apa yang Harus Kita Siapkan Sebelum Mengirim Surat Elektronik? Ini Penjelasannya
Penulis kumparan
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Terkini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarEmail atau surat elektronik digunakan untuk mengirim pesan atau file. Namun, berbeda dengan SMS atau pesan WA, mengirim email harus dilengkapi dengan beberapa hal. Apa yang harus kita siapkan sebelum mengirim surat elektronik?
Persiapan mengirim email sebenarnya sangat sederhana. Meskipun demikian, tidak semua orang mengetahui persiapan sebelum mengirim surat elektronik.
Ketahui Apa yang Harus Kita Siapkan Sebelum Mengirim Surat Elektronik
Dewasa ini, surat dengan format hard copy sudah banyak ditinggalkan. Banyak orang yang kini beralih ke surat elektronik atau email.
Dikutip dari buku Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas X, Suryadi (2020:11), surat elektronik atau yang sering dikenal dengan istilah e-mail adalah media yang dapat digunakan untuk mengirim file hasil ketikan ataupun file-file lainnya.
Email banyak digunakan karena jauh lebih praktis. Selain itu, email juga lebih cepat sampai kepada penerima. Sama seperti saat mengirim surat biasa, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum mengirim email.
Apa yang harus kita siapkan sebelum mengirim surat elektronik? Berikut hal-hal yang wajib disiapkan dan diperhatikan.
1. Tulis Subjek Email
Hal pertama yang harus dipersiapkan adalah menulis subjek surat elektronik. Subjek sangat penting. Dengan subjek, penerima dapat memahami tujuan surat elektronik tersebut dikirim.
Subjek email tidak boleh asal tulis. Subjek harus ditulis sesuai dengan konteks isi pesan.
2. Siapkan Alamat Email
Setiap orang memiliki alamat email yang berbeda-beda. Oleh karena itu, pastikan mengetahui alamat email penerima pesan. Jangan sampai salah tulis alamat email, karena pesan tidak sampai ke penerima yang seharusnya.
3. Tulis Isi Email
Persiapan yang tidak boleh dilewatkan adalah menulis isi pesan. Pada awal pesan, tulis salam pembuka. Kemudian tulis juga tujuan, detail pesan, dan kalimat penutup.
4. Perhatikan Tata Bahasa
Menulis pesan melalui surat elektronik dan pesan SMS atau WhatsApp berbeda. Email biasanya digunakan untuk menulis pesan formal. Oleh karena itu, harus memperhatikan tata bahasa. Selain itu, harus memastikan bahwa pesan ditulis dengan bahasa yang formal dan sopan.
Baca juga: Cara Menulis Surat Formal yang Baik dan Benar
Apa yang harus kita siapkan sebelum mengirim surat elektronik? Hal yang perlu dipersiapkan antara lain alamat email penerima, subjek email, isi pesan, dan memerhatikan tata bahasa. (FAR)