Pengertian dan Contoh Hardcopy dalam Pekerjaan Sehari-hari

Ilustrasi dokumen hardcopy, sumber: Pixabay/Ag Ku

Dalam bahasa Indonesia pengertian hardcopy adalah dokumen yang disajikan dalam bentuk cetak. Dalam pekerjaan sehari-hari saat ini penyajian dokumen dikenal dua jenis yaitu softcopy dan hard copy.

Dua jenis dokumen ini memiliki isi file yang sama tetapi terdapat beberapa perbedaan. Dalam artikel ini akan kita temukan penjelasan arti hardcopy menurut bahasa Indonesia dan contohnya dalam pekerjaan sehari-hari.

Pengertian Hardcopy adalah

Dikutip dari buku Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis, karya M. Suyanto menyatakan bahwa hardcopy adalah bentuk cetak dari softcopy atau tulisan tangan. Hardcopy bisa dikenali melalui beberapa cirinya.

Berikut ini adalah beberapa ciri hardcopy:

1. Bersifat tetap karena tidak dapat diedit setelah dicetak

2. Tidak memerlukan alat digital, monitor, komputer atau ponsel untuk dapat membacanya

3. Tidak mudah dibawa

4. Membutuhkan banyak tempat

5. Dapat diberikan secara langsung dari tangan ke tangan atau dikirim melalui ekspedisi / pos

6. Relatif membutuhkan biaya yang mahal untuk produksi

7. Banyak digunakan dalam acara resmi atau pameran karya

8. Data yang disajikan kemungkinan untuk dicuri atau dibajak lebih kecil

Di bawah ini adalah beberapa contoh hardcopy dalam pekerjaan administrasi sehari-hari di antaranya:

1. Print out proposal

2. Dokumen undangan resmi

3. Bukti pembayaran

4. Surat perjanjian/kesepakatan

5. Surat tugas/ surat perintah

6. Flyer

7. Banner

Baca juga: Pengertian Administrasi dan Fungsinya

Dalam melakukan administrasi pekerjaan tentu harus diketahui kelebihan dan kekurangan hardcopy, sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal.

Penggunaan hardcopy dalam pekerjaan sehari-hari memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut.

Kelebihan

Dilihat dari sisi legalitas dan validitasnya, dengan adanya bukti kertas secara fisik dapat menjadikan barang bukti apabila terjadi hal fatal yang dapat merugikan. File dokumen hardcopy juga dapat dipegang dan disimpan secara langsung.

Kekurangan

Kekurangan dari hardcopy adalah file dokumen tidak dapat diedit atau dimanipulasi. Biaya pengadaan hardcopy terbilang mahal karena harus mengeluarkan biaya untuk mencetak file atau saat harus mengirim hardcopy ke orang lain dengan jasa pengiriman.

Selain itu, kekurangan lain dari hardcopy juga tidak mudah dibawa ke mana-mana serta membutuhkan ruang lebih untuk menyimpan file dokumen.

Jadi hardcopy adalah dokumen dalam bentuk cetak atau tulisan tangan. Meskipun saat ini segala sesuatu dapat dikerjakan dengan tekhnologi yang lebih maju, namun dalam beberapa kondisi tertentu hardcopy masih diperlukan sebagai bukti validitas atau atau dokumen yang memiliki kekuatan hukum. (SR)