Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi
Penulis kumparan
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Terkini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu. Mulai dari kepentingan pribadi, lembaga, instansi hingga organisasi. Lalu bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat resmi?
Surat resmi ditulis menggunakan kaidah kebahasaan atau aturan yang sudah ditentukan, yaitu memakai bahasa baku, isi surat jelas, menggunakan kalimat efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.
Bagaimana Bahasa yang Digunakan dalam Surat Resmi?
Penggunaan bahasa atau biasa juga disebut dengan kaidah kebahasaan merupakan aturan penggunaan bahasa dalam membuat surat. Lalu bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat resmi?
Dikutip dari buku Jurnal Pendidikan Dwija Utama Agustus 2017, Forum Komunikasi Guru Pengawas Surakarta, (2018:18), bahasa yang digunakan dalam surat resmi berbeda dengan bahasa yang digunakan dalam surat-surat biasa lainnya.
Umumnya, bahasa yang digunakan dalam surat resmi relatif singkat, kalimatnya lugas, tidak berbelit-belit, efektif dan efisien. Kata-kata yang digunakan jelas dan mengandung makna ambigu atau kata-kata yang bermakna ganda dan istilah-istilah yang tidak lazim digunakan.
Bahasa yang digunakan dalam surat sebagai alat komunikasi adalah relatif singkat, padat dan jelas. Penulis harus mempertimbangkan secara cermat susunan kalimat, pilihan kata atau diksi, ejaan serta tanda baca yang sesuai dengan maksud surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat resmi, antara lain:
Pemilihan kata yang tepat dan jelas
Menggunakan bahasa yang baik dan teratur
Bahasa yang digunakan tidak menimbulkan keraguan pembaca
Bahasa harus sopan, ramah, dan hormat
Kalimat singkat dan lengkap, artinya kalimat tidak berbelit-belit dan apa yang dimaksud oleh penulis tercermin dari kalimat tersebut
Menggunakan kalimat yang segar (enak dibaca) dan positif konotasinya, dan
Menghindari penggunaan keterangan rangkap.
Dalam menulis surat resmi bahasa yang digunakan ialah bahasa yang mengikuti kaidah bahasa yang sudah dibakukan. Kebakuan itu meliputi ejaan, bentuk kata, pilihan kata atau diksi, dan kalimat.
Dalam memilih kata ada beberapa asas yang digunakan yaitu asas ketepatan, kecermatan, kesesuaian, dan kelaziman. Asas ketepatan berkaitan dengan bentuk dan makna. Asas kecermatan maksudnya kata-kata yang digunakan tidak mubazir, tidak rancu, dan idiomatis.
Dengan menghindari kata-kata yang mubazir dan rancu akan menyebabkan bahasa yang efektif. Selain itu, keefektifan kalimat juga dapat didukung oleh penggunaan bahasa yang idiomatis.
Dalam menulis surat resmi, ada beberapa pertimbangan yang harus dilakukan seorang penulis penulis antara lain:
Maksud dan tujuan atau keperluan menulis surat tersebut
Pilihan kata (diksi) yang tepat, tidak ambigu dan tidak bermakna ganda
Bahasa yang digunakan lugas, dan tidak berbelit-belit
Bahasa harus sopan dan menghormat
Kalimat yang digunakan efektif dan efisien.
Baca Juga: 10 Struktur Surat Resmi dan Contohnya
Dari ulasan di atas dapat disimpulkan bahwa bagaiaman bahasa yang digunakan dalam surat resmi adalah menggunakan bahasa Indonesia baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan.(Adm)