Penulisan Tanggal pada Surat Dinas dan Unsur Lainnya

Ilustrasi surat dinas memiliki tanggal surat yang terletak di - Sumber: unsplash.com/@cytonn_photography

Surat dinas memiliki tanggal surat yang terletak di mana? Pertanyaan ini biasanya muncul saat seseorang diminta untuk membuat surat dinas.

Surat dinas merupakan bentuk komunikasi resmi yang penting dalam dunia bisnis dan administrasi. Penulisan surat dinas yang tepat tidak hanya memastikan pesan disampaikan dengan jelas, tetapi juga mencerminkan profesionalisme.

Surat Dinas Memiliki Tanggal Surat yang Terletak di Bawah Kop

Ilustrasi surat dinas memiliki tanggal surat yang terletak di - Sumber: pexels.com/pixabay

Surat dinas merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk berkomunikasi antar-instansi atau dalam lingkup internal suatu organisasi. Ketepatan dalam penulisan memastikan bahwa semua persyaratan formalitas dan aturan yang berlaku terpenuhi.

Berdasarkan buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap, Indri Saraswati, (2015), penulisan yang tepat memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat terbaca dengan jelas oleh penerima. Ini akan menghindari terjadinya salah tafsir atau kebingungan terkait isi surat dinas tersebut.

Berikut ini adalah panduan rinci mengenai bagian-bagian atau unsur utama dalam penulisan surat dinas.

1. Kop Surat

Kop surat terletak di bagian atas surat dan mencakup informasi penting seperti nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan logo jika ada. Kop surat memastikan identitas pengirim surat jelas dan terbaca dengan baik.

2. Tanggal Surat

Surat dinas memiliki tanggal surat yang terletak di bawah kop surat. Tanggal menunjukkan waktu akurat saat surat tersebut ditulis. Format yang umum digunakan adalah tanggal bulan tahun (contoh: 17 Juli 2024).

3. Nomor Surat

Nomor surat merupakan identifikasi unik untuk setiap surat dinas yang dikeluarkan. Nomor ini biasanya ditempatkan di sebelah kanan atau bawah tanggal surat.

4. Lampiran

Bagian ini menyebutkan lampiran-lampiran yang disertakan dalam surat dinas. Misalnya, jika ada dokumen atau laporan yang terlampir, mereka akan disebutkan di sini.

5. Perihal

Perihal adalah ringkasan singkat mengenai isi atau tujuan surat dinas. Perihal ini ditempatkan tepat di bawah nomor surat dan berguna untuk memberi gambaran singkat kepada penerima mengenai isi surat.

6. Pembukaan Surat

Pembukaan surat dinas biasanya dimulai dengan menyebutkan kepada siapa surat ditujukan, seperti "Kepada Yth." dan nama jabatan atau instansi penerima. Diikuti dengan kalimat pembuka yang sopan seperti "Dengan hormat," atau "Sehubungan dengan hal tersebut, kami..."

7. Isi Surat

Bagian ini merupakan inti dari surat dinas, yaitu informasi atau pesan yang ingin disampaikan ditulis secara rinci dan jelas. Isi surat harus terstruktur dengan baik, menggunakan paragraf yang terpisah untuk setiap poin penting atau topik yang dibahas.

8. Penutup

Penutup surat dinas biasanya berisi kalimat penutup yang sopan seperti "Demikian surat ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan kami tunggu kerjasamanya," atau "Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya." Penutup juga mencantumkan nama lengkap dan jabatan penulis surat.

9. Tanda Tangan

Tanda tangan penulis surat serta cap atau stempel resmi instansi biasanya ditempatkan di bagian bawah surat dinas. Ini menunjukkan keabsahan dan kevalidan surat.

Baca Juga: Fungsi Surat Dinas dan Bedanya dengan Surat Biasa

Bisa dipahami bahwa surat dinas memiliki tanggal surat yang terletak di bawah kop. Surat dinas yang ditulis dengan baik dapat mencerminkan profesionalisme pengirim surat dan organisasinya. (DNR)