Perbedaan Email dan Memo yang Sering Digunakan di Sebuah Perusahaan
Penulis kumparan
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Terkini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarEmail dan memo merupakan dua jenis komunikasi yang cukup sering digunakan, terutama di lingkungan perusahaan. Keduanya memang terlihat identik membuat banyak orang bingung dalam mengetahui perbedaan email dan memo.
Maka dari itu, dalam artikel kali ini akan membedakan dua komunikasi tersebut beserta mana yang cocok digunakan untuk sebuah perusahaan.
Perbedaan Email dan Memo
Email merupakan media komunikasi pesan antara pengguna lewat perangkat elektornik. Maka tak mengherankan jika email sering kali disebut dengan versi online dari surat konvensional.
Email berfungsi sebagai metode pertukaran informasi di antara orang-orang dengan cara yang murah dan nyaman. Email menyediakan fitur asynchrony yang memungkinkan setiap individu untuk mengontrol jadwalnya secara mandiri.
Inilah yang membuat pemrosesan otomatis dan distribusi yang lebih baik. Itu juga dapat digunakan untuk alasan pribadi seperti mengirim pesan ke teman dan keluarga.
Adapun bagian dari email yakni:
Subjek atau topik email.
Tanggal dan hari.
Alamat email yang dituju.
Nama lengkap dan alamat email pengirim.
Sedangkan pengertian memo dalam buku Top No. 1 UN SMP/MTs 2015 oleh Tim Guru Indonesia (2014: 37) berasal dari kata memorandum yakni bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat. Memo merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/lembaga dan bersifat informal.
Memo adalah perintah, pertanyaan, informasi, dari atasan kepada bawahan atau antarpejabat setingkat.
Bagian-bagian memo:
Kepala Memo yang berisi kop memo (hanya untuk memo resmi), nama pengirim, serta nama penerima.
Badan Memo merupakan isi memo, yaitu apa yang ingin disampaikan kepada penerima. Pesan yang disampaikan harus jelas dan tidak berbelit-belit.
Kaki Memo yang terdiri dari tanggal, tanda tangan, serta nama lengkap pengirim.
Secara umum, email dan memo memiliki perbedaan yakni:
1. Komponen.
Email menyertakan CC (Carbon Copy) atau Bcc sedangkan memo tidak termasuk.
2. Sifat Penulisan
Email biasanya dimulai dengan sapaan. Sedangkan memo bersifat langsung.
3. Fitur
Email memiliki fitur poin-poin yang dapat meningkatkan keterbacaan. Sedangkan memo menggunakan kolom dan judul untuk menggarisbawahi yang bertujuan untuk memudahkan pembaca dalam mengetahui informasi penting.
4. Penutupan
Email selalu menyertakan penutup. Sedangkan memo menghilangkan penutupan.
5. Tanda Tangan
Email biasanya diakhiri dengan tanda tangan atau siapa penulisnya. Di sisi lain, memo menghilangkan penggunaan tanda tangan.
Bagaimana Memilih antara Email dan Memo?
Dengan perbedaan antara email dan memo, bagaimana kita memilih di antara salah satunya untuk menuliskankan sebuah keperluan?
Apabila yang dituju memiliki jumlah yang besar, maka email menjadi pilihan yang terbaik.
Jika menggunakan pertanyaan yang panjang dengan jumlah pengguna kecil, memo adalah pilihan yang tepat.
Baca Juga: Susunan dan Contoh Memo Resmi untuk Kepentingan Instansi atau Perusahaan
Itulah penjelasan singkat antara email dan memo. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri yang membuat perusahaan lebih fleksibel dalam memilihnya sesuai dengan kebutuhan.(MZM)