Struktur dan Susunan Format Surat Resmi, Pahami Sebelum Membuat!

Ilustrasi susunan format surat resmi - Sumber: pixabay.com/andrewlloydgordon

Mengetahui struktur dan susunan format surat resmi merupakan hal penting sebelum membuatnya. Surat resmi adalah bentuk komunikasi tertulis yang bersifat formal dan resmi yang biasanya digunakan dalam konteks bisnis, pemerintahan, atau institusi lainnya.

Surat ini memiliki aturan format, struktur, dan bahasa tertentu untuk menciptakan kesan profesional dan serius. Biasanya digunakan untuk berbagai tujuan, seperti memberikan informasi, menyampaikan pemberitahuan, mengajukan permohonan, atau menjalin kerja sama.

Apa Saja Struktur dan Susunan Format Surat Resmi?

Ilustrasi susunan format surat resmi - Sumber: pexels.com/@pixabay/

Surat resmi sangat penting dalam dunia bisnis dan administrasi. Alasannya adalah karena dapat menciptakan kesan profesionalisme, kejelasan, dan tanggung jawab dalam berkomunikasi secara tertulis.

Berdasarkan buku Mahir Menulis Surat Resmi dan Surat Pribadi untuk SMP/MTS, Nadya Safira, (2020), kesesuaian dan kepatuhan terhadap aturan pembuatan surat resmi akan memberikan nilai tambah terhadap pesan yang ingin disampaikan.

Berikut adalah struktur dan susunan format surat resmi yang perlu dipahami.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Berisi logo dan nama instansi/ lembaga, alamat, nomor telepon dan email, serta data lainnya yang dianggap penting untuk dicantumkan.

2. Nomor dan Tanggal Penulisan Surat

Setiap surat resmi pastinya dilengkapi dengan nomor surat. Kode jenis surat yang terdapat dalam nomor surat juga memberikan informasi tentang jenis surat yang dikeluarkan. Selain itu, ada juga tanggal pembuatan surat.

3. Alamat Tujuan

Berisi nama dan alamat penerima surat.

4. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ucapan sapaan di dalam surat. Pada surat resmi, salam pembuka memiliki format yang tetap dan bersifat formal, menggunakan bahasa yang sopan. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital di awal kalimat dan diakhiri dengan tanda koma.

Contohnya, "Dengan hormat," atau "Salam Hormat,"

5. Isi Surat

Pada bagian pembukaan (paragraf pertama) isinya adalah menginformasikan tujuan surat. Kemudian pada bagian tubuh surat, umumnya menjelaskan topik atau informasi yang ingin disampaikan. Bagian ini bisa terdiri dari beberapa paragraf.

Sedangkan, di bagian penutup berisi rangkuman pokok-pokok penting. Termasuk menawarkan tindakan selanjutnya atau menyatakan harapan.

6. Salam Penutup

Di samping salam pembuka, terdapat juga salam penutup dalam surat resmi. Fungsinya adalah untuk mengekspresikan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

Contohnya, "Hormat saya," atau "Hormat kami,"

7. Tanda Tangan

Tempat untuk menandatangani surat yang akan dikirimkan dalam bentuk fisik. Disertai juga dengan nama lengkap pihak pengirim surat.

8. Lampiran

Lampiran perlu disebutkan bila memang terdapat terdapat lampiran atau dokumen tambahan yang disertakan.

9. CC (Carbon Copy) atau BCC (Blind Carbon Copy)

Jika surat dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama, sebaiknya menyebutkan daftar nama atau jabatan orang yang juga menerima salinan surat.

Baca Juga: Jenis-Jenis Surat Resmi beserta Contohnya

Pastikan untuk menyusun surat dengan rapi, menggunakan bahasa yang formal, dan mengikuti aturan tata bahasa yang benar. Susunan format surat resmi dapat bervariasi tergantung pada kebijakan atau keperluan perusahaan atau institusi masing-masing. (DNR)