5 Jenis Alat Sarana dan Prasarana Pengelolaan Dokumen
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarAlat, sarana, dan prasarana pengelolaan dokumen adalah berbagai perangkat yang membantu pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan distribusi dokumen. Alat dan sarana tersebut biasanya didesain khusus untuk melindungi isi dokumen secara aman.
Jadi, fungsi sarana dan prasarana tersebut adalah sebagai sarana penyimpanan dan pelindung berkas dari kerusakan. Termasuk juga untuk pengorganisasian berkas agar mudah disimpan, dicari dan digunakan kembali sewaktu-waktu.
Alat, Sarana, dan Prasarana Pengelolaan Dokumen yang Diperlukan
Untuk membantu lancarnya proses pengarsipan dokumen, ada banyak peralatan penting yang bisa digunakan. Alat dan sarana tersebut bisa didapatkan dengan mudah, misalnya di toko yang menjual alat tulis kantor.
Berdasarkan buku Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi, Dr. Sutirman, S.Pd., M.Pd., 2020, berikut adalah alat, sarana, dan prasarana pengelolaan dokumen yang umum digunakan.
1. Perangkat Penyimpanan Digital
Server, biasanya digunakan untuk menyimpan dan mengelola data dokumen dalam skala besar. Terutama untuk organisasi besar atau perusahaan.
Database, meliputi sistem basis data untuk mengatur dan menyimpan dokumen elektronik dengan efisien.
2. Perangkat Pencitraan dan Percetakan
Scanner, fungsinya adalah untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital.
Printer, yang digunakan untuk mencetak dokumen fisik dari format digital.
3. Perangkat Kearsipan
Filing cabinet, biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen fisik secara teratur dan aman.
Rak arsip digital, berfungsi untuk menyediakan penyimpanan terstruktur untuk dokumen digital.
4. Perangkat Lunak Manajemen Dokumen
Sistem Manajemen Dokumen (DMS), merupakan sistem yang mempermudah proses penyimpanan, penggolongan, dan pencarian dokumen digital.
Perangkat lunak kolaborasi, fungsinya adalah untuk memfasilitasi kolaborasi tim dalam membuat, mengedit, dan berbagi dokumen.
5. Jaringan dan Infrastruktur Komunikasi
Jaringan komputer yang baik dan lancar diperlukan daam proses mentransfer dokumen di antara pengguna atau perangkat.
Email dan kolaborasi online, biasanya diperlukan untuk memudahkan adanya pertukaran dokumen digital secara lebih efisien.
Baca Juga: Menu yang Digunakan untuk Menyimpan Dokumen dengan Nama Lain
Seiring berkembangnya teknologi, sarana dan prasarana pengelolaan dokumen yang digunakan adalah kombinasi. Tepatnya kombinasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Tujuannya untuk mencapai efisiensi dokumen yang maksimal. (DNR)