Cara Membuat dan Contoh Nomor Surat Resmi yang Benar sesuai Aturan

Ilustrasi contoh nomor surat resmi. Foto: Unsplash

Pada surat dinas atau surat resmi, ada sejumlah aturan penulisan yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. Salah satunya adalah penulisan di bagian nomor surat. Sebab, ternyata masih banyak orang yang belum paham cara menulis nomor surat yang benar.

Untuk itu, artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai nomor surat, mulai dari pengertian, fungsi, cara membuat, hingga contoh nomor surat resmi yang benar sesuai dengan aturannya.

Pengertian Nomor Surat

Ilustrasi menulis nomor surat. Foto: Pexels

Surat resmi biasanya mencantumkan nomor surat untuk mempermudah pengarsipan surat yang keluar. Secara umum, nomor surat adalah nomor unit surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi, perusahaan, atau organisasi tertentu.

Dikutip dari Bijak Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi oleh Rishe Purnama Dewi, dkk., (2020: 170), bagian nomor surat berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat, kode instansi, kode bulan, dan tahun pembuatan. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut lebih kecil.

Dalam nomor surat sering ditemukan kode tertentu sesuai dengan kebutuhan lembaga. Kode surat merupakan kode klasifikasi masalah yang disampaikan pada surat.

Aturan Penomoran Surat

Ilustrasi membuat nomor surat harus memperhatikan aturan penomoran surat. Foto: Pexels

Dikutip dari Bahasa Surat Dinas Penulis oleh Dirgo Sabariyanto (1998: 43), ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat, antara lain:

Fungsi Pembuatan Nomor Surat

Ilustrasi salah satu fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengarsipan surat. Foto: Pexels

Nomor surat memiliki berbagai fungsi bagi organisasi atau instansi terkait dalam pembuatan surat resmi. Adapun beberapa fungsi pembuatan nomor surat secara umum, yaitu:

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Contoh nomor surat resmi. Sumber: unsplash.com

Nomor surat menjadi bagian penting dalam surat dinas atau surat resmi yang tidak boleh dilewatkan dan ditulis secara asal-asalan. Hal ini karena setiap huruf dan angka pada bagian nomor surat mempunyai kode dan arti tertentu.

Nomor surat tersebut mengandung berbagai informasi. Misalnya, siapa yang membuat, jenis, waktu pembuatan, dan jumlah surat yang dibuat.

Adapun cara membuat nomor surat yang benar dikutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas karya Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah (2017) adalah sebagai berikut.

Kelima komponen nomor surat tersebut dipisahkan dengan tanda miring (/) agar dapat dibedakan dan tetap sesuai dengan maknanya.

Baca Juga: Cara Membuat Surat Resmi dan Strukturnya

Contoh Nomor Surat Resmi yang Benar sesuai Aturan

Ilustrasi surat resmi. Foto: Pexels

Berikut adalah salah satu contoh nomor surat resmi yang benar dan penjelasannya.

Keterangan:

Saat menulis nomor surat, pastikan Anda meletakkannya di bagian posisi atas kiri di bawah kop surat. Apabila dalam surat terdapat lampiran atau perihal, maka nomor surat diletakkan di atas tulisan lampiran atau perihal tersebut.

(Anne & SFR)