Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Google Docs
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarMicrosoft Word dan Google Docs menjadi dua tools yang kini banyak digunakan untuk membuat berbagai jenis dokumen. Apalagi ada banyak fitur pendukung yang dapat memudahkan pengguna dalam membuat dokumen, seperti Mail Merge. Lantas, bagaimana langkah-langkah membuat Mail Merge?
Pertanyaan ini memang kerap muncul di benak pengguna kedua tools tersebut, khususnya bagi mereka yang jarang memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia. Jadi, tidak heran jika banyak orang yang mencari informasi terkait cara untuk membuat Mail Merge ini.
Panduan Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Google Docs
Mengutip dari buku Mail Merge: Solusi Praktis Surat-Surat Bisnis, A. Fauzi (hal 11), istilah Mail Merge bisa diartikan sebagai mencetak gabung untuk aktivitas pembuatan surat massal, yaitu surat yang isinya dominan senada dan akan dikirimkan ke banyak orang atau ke berbagai tujuan yang berbeda-beda.
Adapun langkah-langkah membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Google Docs yang bisa dengan mudah diikuti adalah sebagai berikut.
1. Membuat Mail Merge di Microsoft Word
Pertama-tama, buat file sumber data terlebih dahulu di Microsoft Excel.
Setelah itu, atur format Mail Merge dengan klik tab Mailings dan pilih opsi Start Mail Merge.
Selanjutnya, tulis naskah dokumen di Microsoft Word sesuai dengan kebutuhan dokumen.
Lalu, hubungkan naskah dengan sumber data dengan kembali ke tab Mailings di Microsoft Word dan buka menu Select Recipients.
Lalu, pilih opsi Type New List jika belum menyiapkan data sebelumnya atau pilih Use Existing List jika sudah memiliki sumber data, dan klik OK.
Kemudian sesuaikan tata letak naskah dan data di menu Insert Merge Field dari tab Mailings.
Jika sudah, klik Preview Results untuk melihat hasil Mail Merge.
Terakhir, simpan dokumen dengan klik menu Finish & Merge, lalu pilih Edit Individual Documents jika ingin menyimpan dokumen secara terpisah, Print Documents jika ingin mencetak langsung, atau Send E-mail Messages untuk mengirim melalui layanan email gratis dari Microsoft Outlook.
2. Membuat Mail Merge Melalui Google Docs
Siapkan file sumber data yang sudah dibuat di Sheets, lalu buat template dokumen di Google Docs.
Setelahnya, silakan install add-on Mail Merge With Attachment.
Lalu, integrasikan dokumen dengan sumber data melalui menu Extensions > Mail Merge > Start dan pilih sumber data.
Selanjutnya, pilih kolom Merge Field dan klik Add.
Terakhir, pratinjau dan simpai Mail Merge.
Baca Juga: Cara Membuat Undangan di Microsoft Word
Demikian langkah-langkah membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Google Docs dengan mudah. (Anne)