Langkah Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda

Ilustrasi Langkah Penanganan Surat Masuk dan Keluar Buku Agenda. Sumber: Unsplash/Álvaro Serrano

Surat-surat yang ditujukan kepada atau dari lembaga atau instansi harus dijurnal dengan baik dengan menggunakan buku agenda. Bagaimana langkah penanganan surat masuk dan keluar buku agenda?

Dengan adanya penanganan surat masuk dan keluar di buku agenda memudahkan saat hendak mencari surat. Selain itu, juga membuat administrasi menjadi lebih rapi.

Langkah Penanganan Surat Masuk dan Keluar di Buku Agenda

Ilustrasi Langkah Penanganan Surat Masuk dan Keluar Buku Agenda. Sumber: Unsplash/Towfiqu barbhuiya

Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Buku agenda merupakan buku pembantu sebagai petunjuk menemukan surat, sebagaimana dikutip dari buku Manajemen Kearsipan Untuk Siswa, Mahasiswa, Dunia Pendidikan dan Perkantoran, Dra. Faridah, M.M., (2023:26).

Berikut merupakan penjelasan mengenai langkah penanganan surat masuk dan keluar sistem buku agenda.

1. Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh pegawai yang bekerja di bagian front office atau resepsionis. Cakupan kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip. Tanggung jawab penerima surat meliputi:

2. Penyortiran Surat

Setelah surat diterima oleh resepsionis, surat tersebut diurutkan berdasarkan alamat tujuan. Jika surat ditujukan kepada perorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka dapat diteruskan langsung kepada penerimanya.

Namun jika surat tersebut merupakan surat resmi karena menyangkut kepentingan perusahaan, maka harus diperhatikan lebih detail.

3. Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem masuk buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia.

Pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Dan juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.

Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut.

Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

5. Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi.

Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

6. Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Baca Juga: 2 Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar yang Sopan dan Profesional

Itulah langkah penanganan surat masuk dan keluar buku agenda yang harus dipahami oleh setiap karyawan yang bertugas.(glg)