Memahami Fungsi, Tujuan, Peran, dan Jenis Dokumen

Ilustrasi Fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen - Sumber: Fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen

Apakah fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen? Dokumen adalah rekaman tertulis, cetakan, atau bentuk lain dari media yang mengandung informasi atau data. Secara umum fungsi utamanya adalah sebagai pencatatan informasi.

Istilah dokumen biasa digunakan untuk menyebut berbagai jenis bahan tertulis atau tercetak. Dapat berupa teks, gambar, grafik, atau kombinasi dari semuanya. Dokumen dapat digunakan dalam berbagai bidang, seperti akademis, bisnis, hukum, pribadi, dan sebagainya.

Mengenal Fungsi, Tujuan, Peran, dan Jenis Dokumen?

Ilustrasi Fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen - Sumber: pexels.com/@pixabay/

Memahami berbagai fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen merupakan hal yang penting. Khususnya bila membuat dokumen termasuk pekerjaan rutin sehari-hari bagi seseorang.

Dokumen dibuat dengan tujuan tertentu. Umumnya dibuat untuk merekam dan menyimpan data atau informasi agar dapat diakses di masa mendatang. Bisa juga dibuat untuk mendokumentasikan transaksi bisnis atau kegiatan lainnya.

Berdasarkan buku Riset Kualitatif, Morissan, 2019, beberapa fungsi penting dari suatu dokumen adalah:

1. Sebagai catatan informasi yang dapat digunakan untuk menyimpan dan menyampaikan data atau fakta tertentu.

2. Mempermudah adanya pertukaran informasi antara individu, organisasi, atau entitas lainnya.

3. Sebagai bukti atau referensi legal yang mendokumentasikan transaksi atau kejadian tertentu.

4. Digunakan juga sebagai referensi untuk keperluan belajar, riset, atau analisis.

Dari fungsi tersebut bisa disimpulkan bahwa peran dokumen memang tidak bisa diremehkan. Mulai dari sebagai alat komunikasi yang efektif antara pihak-pihak yang terlibat hingga sebagai rekam jejak atau catatan peristiwa atau kegiatan.

Jenis-Jenis Dokumen

Ilustrasi Fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen - Sumber: pexels.com/@olly/

Berdasarkan tujuan pembuatannya dan bidang yang terkait, dokumen bisa digolongkan dalam berbagai jenis. Jenis-jenis dokumen tersebut antara lain:

1. Berdasarkan Kegiatannya

• Dokumen pribadi, merupakan dokumen yang terkait dengan kepentingan individu. Contohnya dokumen seperti SIM, Akta Lahir, KTP, dan Ijazah.

• Dokumen niaga, yaitu dokumen yang terkait dengan aktivitas perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya cek, nota, dan kuitansi.

• Dokumen pemerintah, yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah.

2. Berdasarkan Bentuk Fisik

• Dokumen literer, yaitu dokumen yang dibuat dengan cara dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Biasanya, dokumen ini dapat ditemukan di perpustakaan dan mencakup buku, majalah, film, dan sejenisnya.

• Dokumen korporil, yang berupa benda bersejarah yang umumnya ditemukan di museum. Contohnya catatan sejarah.

• Dokumen private, yang berupa surat atau arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya surat niaga, surat dinas, dan laporan.

3. Berdasarkan Fungsinya

Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang dapat langsung digunakan dalam penyelesaian pekerjaan. Termasuk dalam kategori dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif.

Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak dapat langsung digunakan dalam penyelesaian pekerjaan. Contohnya dokumen koprol, dokumen literal, dan dokumen private.

Baca Juga: Menu yang Digunakan untuk Menyimpan Dokumen dengan Nama Lain

Memahami fungsi, tujuan, peran, dan jenis dokumen tentu ada alasannya. Alasan utamanya adalah agar dapat memfasilitasi komunikasi yang efektif, mempertahankan catatan yang akurat, dan memenuhi kebutuhan penggunaannya. (DNR)