Memahami Prosedur Perbaikan Peralatan Kantor dan Tujuannya

Ilustrasi prosedur perbaikan peralatan kantor. Foto: Unsplash/Benjamin Child

Dalam pemeliharaan alat-alat kantor, diperlukan adanya prosedur yang sesuai sistem penjaminan mutu. Adanya prosedur perbaikan peralatan kantor dapat mendukung pegawai melakukan pekerjaannya dengan baik.

Sarana dan prasarana kantor yang kerap dicek akan membuat kondisinya selalu prima. Dengan begitu suasana dan proses bekerja pun menjadi lebih menyenangkan.

Pengertian Prosedur Perbaikan Peralatan Kantor

Ilustrasi pengertian prosedur perbaikan peralatan kantor. Foto: Unsplash/Adolfo Félix

Menurut Sondang P. Siagian dalam Kerangka Dasar Ilmu Administrasi (2001), agar perbaikan peralatan sarana dan prasarana kantor terlaksana dengan lancar, efisien, dan efektif dibutuhkan sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan, jenis yang sesuai dengan kebutuhan, serta tersedia pada waktu yang tepat.

Perbaikan peralatan sarana dan prasarana kantor meliputi:

Adapun prosedur perbaikan peralatan kantor adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan Pemeliharaan

Perencanaan dilakukan berdasarkan periode waktu tertentu dengan menuliskan sasaran atau target yang akan dicapai dalam menyelesaikan pekerjaan. Perencanaan dimulai dengan mempersiapkan informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan pemeliharaan.

2. Kegiatan Inspeksi

Kegiatan inspeksi atau pemeriksaan dilakukan dengan cara survei terhadap kondisi sarana dan prasarana untuk mengetahui kondisi, jenis pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang dibutuhkan dan volume pekerjaan pemeliharaan.

3. Pelaksanaan Pemeliharaan

Pelaksanaan pemeliharaan terbagi menjadi beberapa proses, berikut ini penjelasannya.

4. Pengawasan Pemeliharaan

Kegiatan pengawasan dilakukan secara terus menerus terhadap program pemeliharaan dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan. Pengawasan dilakukan oleh seksi pemeliharaan, seksi perencanaan, seksi perbekalan, dan seksi keuangan pembukuan.

Pemeliharaan tersebut dilakukan di bawah koordinasi kepala bagian sehingga dapat meningkatkan keandalan dan efisiensi sarana dan prasarana di suatu organisasi.

5. Evaluasi Pemeliharaan

Kegiatan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan bertujuan untuk menilai hasil pemeliharaan, tepat atau tidaknya program yang disusun, dan mendapatkan data yang digunakan untuk menyusun program yang akan datang.

Tujuan Prosedur Perbaikan Peralatan Kantor

Ilustrasi tujuan prosedur perbaikan peralatan kantor. Foto: Unsplash/Israel Andrade

Adapun fungsi atau tujuan dari prosedur perbaikan peralatan kantor yakni:

Baca Juga: Perbedaan Perlengkapan dan Peralatan dalam Dunia Akuntansi

Itulah penjelasan dari prosedur perbaikan peralatan kantor beserta tujuannya. Semoga dengan informasi di atas dapat menjadi gambaran bagaimana peralatan kantor diperbaiki secara sistematis.(MZM)