Memahami Prosedur Perbaikan Peralatan Kantor dan Tujuannya
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDalam pemeliharaan alat-alat kantor, diperlukan adanya prosedur yang sesuai sistem penjaminan mutu. Adanya prosedur perbaikan peralatan kantor dapat mendukung pegawai melakukan pekerjaannya dengan baik.
Sarana dan prasarana kantor yang kerap dicek akan membuat kondisinya selalu prima. Dengan begitu suasana dan proses bekerja pun menjadi lebih menyenangkan.
Pengertian Prosedur Perbaikan Peralatan Kantor
Menurut Sondang P. Siagian dalam Kerangka Dasar Ilmu Administrasi (2001), agar perbaikan peralatan sarana dan prasarana kantor terlaksana dengan lancar, efisien, dan efektif dibutuhkan sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan, jenis yang sesuai dengan kebutuhan, serta tersedia pada waktu yang tepat.
Perbaikan peralatan sarana dan prasarana kantor meliputi:
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengawasan
Pengadaan
Pencatatan/Inventarisasi
Penyimpanan atau Penggudangan
Pendistribusian
Pemeliharaan
Penghapusan
Adapun prosedur perbaikan peralatan kantor adalah sebagai berikut.
1. Perencanaan Pemeliharaan
Perencanaan dilakukan berdasarkan periode waktu tertentu dengan menuliskan sasaran atau target yang akan dicapai dalam menyelesaikan pekerjaan. Perencanaan dimulai dengan mempersiapkan informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan pemeliharaan.
2. Kegiatan Inspeksi
Kegiatan inspeksi atau pemeriksaan dilakukan dengan cara survei terhadap kondisi sarana dan prasarana untuk mengetahui kondisi, jenis pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang dibutuhkan dan volume pekerjaan pemeliharaan.
3. Pelaksanaan Pemeliharaan
Pelaksanaan pemeliharaan terbagi menjadi beberapa proses, berikut ini penjelasannya.
Perintah kerja yang berisi rincian pekerjaan, waktu pelaksanaan pemeliharaan, alokasi jumlah personel pelaksana kegiatan pemeliharaan, organisasi dan personel pelaksana yang terlibat, daftar material yang digunakan dan anggaran pelaksanaan.
Pelaksanaan pekerjaan mengacu pada perintah kerja, memperhatikan koordinasi dan komunikasi, penggunaan peralatan kerja sesuai dengan buku manual dan petunjuknya, dan lingkungan dan K3 agar tidak membahayakan diri sendiri maupun orang lain.
Pengujian dilaksanakan setelah pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan terselesaikan untuk mendapatkan kepastian beroperasinya peralatan tersebut.
Pencatatan kegiatan pemeliharaan mencakup pemakaian material, waktu, biaya, sumber daya manusia dan kompetensinya, energi, unjuk kerja pemeliharaan, dan kejadian yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja.
4. Pengawasan Pemeliharaan
Kegiatan pengawasan dilakukan secara terus menerus terhadap program pemeliharaan dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan. Pengawasan dilakukan oleh seksi pemeliharaan, seksi perencanaan, seksi perbekalan, dan seksi keuangan pembukuan.
Pemeliharaan tersebut dilakukan di bawah koordinasi kepala bagian sehingga dapat meningkatkan keandalan dan efisiensi sarana dan prasarana di suatu organisasi.
5. Evaluasi Pemeliharaan
Kegiatan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan bertujuan untuk menilai hasil pemeliharaan, tepat atau tidaknya program yang disusun, dan mendapatkan data yang digunakan untuk menyusun program yang akan datang.
Tujuan Prosedur Perbaikan Peralatan Kantor
Adapun fungsi atau tujuan dari prosedur perbaikan peralatan kantor yakni:
Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown (berhenti beroperasi).
Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap sparepart.
Mengurangi biaya pemeliharaan.
Menghasilkan produk dengan kualitas yang lebih baik.
Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana yang memerlukan biaya perawatan secara berlebihan sehingga bisa dilakukan efisiensi berdasarkan metode dan strategi yang dikembangkan.
Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau menghilangkan kecelakan kerja.
Meningkatkan motivasi pekerja
Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung yang berkaitan dengan pekerjaan sarana dan prasarana
Baca Juga: Perbedaan Perlengkapan dan Peralatan dalam Dunia Akuntansi
Itulah penjelasan dari prosedur perbaikan peralatan kantor beserta tujuannya. Semoga dengan informasi di atas dapat menjadi gambaran bagaimana peralatan kantor diperbaiki secara sistematis.(MZM)