Mengenal Jenis-jenis Komunikasi Tertulis di Kantor

Ilustrasi Jenis-jenis Komunikasi Tertulis di Kantor. Sumber Unsplash/Gabrielle Henderson

Komunikasi tertulis merupakan salah satu bentuk komunikasi yang ada dalam perusahaan. Terdapat jenis-jenis komunikasi tertulis di kantor yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan. Komunikasi yang efektif, baik lisan maupun tertulis, merupakan kunci penting tercapainya tujuan perusahaan.

Jenis-jenis Komunikasi Tertulis di Kantor dan Penjelasannya

Ilustrasi Jenis-jenis Komunikasi Tertulis di Kantor. Sumber Unsplash/Getty Images

Komunikasi tertulis yaitu proses untuk menyampaikan informasi atau pesan melalui tulisan. Berdasarkan buku Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas X, Badrus Suryadi (2020:11), berikut jenis-jenis komunikasi tertulis di kantor dan penjelasannya yang menarik untuk disimak.

1. Surat Elektronik (E-mail)

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan istilah e-mail, adalah media yang dapat digunakan untuk mengirim file hasil ketikan ataupun file-file lainnya.

E-mail bekerja menggunakan jaringan internet yang memungkinkan para pengguna mengirim, menerima, bahkan menyimpan file pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

2. Faksimili

Faks (facsimile transmision) merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi, dan membuat salinan pada ujung lainnya.

Saluran komunikasi biasanya berbentuk saluran telepon biasa. Proses kerja faksimili diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus sama-sama memiliki mesin faks.

3. Video Teks

Video teks merupakan layanan komunikasi interaktif dari komputer pusat. Video teks memungkinkan individu untuk memperoleh informasi melalui telepon atau kabel, yang ditampilkan pada layar dalam bentuk video.

Video teks berupa layanan informasi dalam bentuk tulisan alphanumeric dan grafis melalui layar komputer. Video teks memungkinkan penggunanya tidak hanya mengakses informasi satu arah, melainkan juga melakukan komunikasi dua arah.

4. Memorandum

Memorandum atau lebih sering disingkat memo adalah bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat.

Memo umumnya digunakan secara internal dalam kantor dan bersifat informal. Memo berisi perintah, pertanyaan, informasi, dari atasan kepada bawahan atau antarpejabat setingkat.

5. Formulir

Formulir adalah sarana yang digunakan untuk mendapatkan data dari berbagai aktivitas kantor, dan biasanya telah memiliki format tertentu.

Formulir penting dalam kegiatan operasional perusahaan, yaitu sebagai catatan tertulis untuk mengumpulkan dan menghimpun data yang diolah dan dapat menghasilkan informasi.

Baca juga: Siapa yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas? Ini Jawabannya!

Jenis-jenis komunikasi tertulis di kantor memiliki kelebihan dalam penggunaannya. Kelebihannya adalah dapat dijadikan sebagai bukti administrasi atau arsip yang bisa disimpan dalam jangka waktu lama.(DK)