Pengertian Disposisi Surat dan Manfaatnya yang Perlu Anda Tahu

Ilustrasi administrasi perkantoran. Foto: Pixabay

Disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas dan dituliskan pada lembar khusus. Disposisi sering muncul di dalam aktivitas administrasi perkantoran.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai disposisi, mulai dari pengertian, manfaat, hingga alur pencatatan surat pada lembar disposisi.

Pengertian Disposisi

Ilustrasi menulis disposisi. Foto: Pixabay

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus.

Walaupun kegiatan surat-menyurat telah berubah dari manual menjadi elektronik, tapi masih dibutuhkan proses disposisi. Sehingga, proses disposisi manual pun berubah menjadi disposisi elektronik.

Disposisi merupakan proses penting yang ada di setiap perusahaan. Adapun tujuan adanya disposisi adalah agar staf bisa menindaklanjuti perintah yang diberikan atasan tepat sesuai perintah yang tertulis di dalam surat.

Setelah mengerjakan perintah tersebut, staf tidak langsung memberikannya ke atasan, tetapi harus melalui staf administrasi yang akan memberikan lembar disposisi untuk diisi.

Beberapa hal yang perlu diisi pada lembar disposisi antara lain nomor surat dan indeks kode administrasi. Setelah selesai mengisi lembar disposisi, maka surat disposisi akan diberikan staf administrasi kepada atasan yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

Seiring kemajuan zaman dan teknologi, proses administrasi perkantoran pun terkena dampaknya. Proses administrasi yang dahulu dikerjakan secara manual oleh staf administrasi kini sudah berubah menjadi lebih canggih, praktis, dan cepat.

Surat yang ditulis tangan bahkan sudah jarang ditemukan, karena kini hampir seluruh kantor mengirim surat lewat email (surat elektronik).

Manfaat Disposisi

Ilustrasi menulis disposisi. Foto: Pexels

Disposisi sendiri bermanfaat untuk mengetahui tindakan yang harus dilakukan oleh staf dan bersifat segera, yang berarti perintah itu harus dilakukan secepatnya sesuai perintah dan petunjuk dari atasan.

Selain itu, disposisi juga bermanfaat untuk mengetahui tanggapan dari surat masuk dan bagaimana surat itu ditindaklanjuti.

Maka dari itu, disposisi surat harus ada di dalam perusahaan, supaya staf bisa mengetahui tindakan yang perlu dilakukan dengan jelas serta bisa menangani surat masuk dan surat keluar sesuai dari perintah dan instruksi atasan.

Kesimpulannya, disposisi adalah lembar perintah dan instruksi atasan kepada bawahan disertai tingkat urgensinya. Disposisi surat masih dibutuhkan agar surat masuk dan surat keluar bisa ditangani dengan rapi dan benar.

Baca Juga: Penjelasan Prosedur Pengurusan Surat Masuk dalam Sistem Buku Agenda

Alur Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi

ILustrasi mencatat surat pada lembar disposisi. Foto: Pexels

Dikutip dari jurnal Penanganan Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi pada Bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa Barat oleh Lina Parlina, dkk., berikut uraian alur pencatatan surat pada lembar disposisi yang perlu dipahami.

1. Penandatanganan Surat pada Lembar Tanda Terima Surat

Staff Biro Umum menerima surat masuk dari kurir dan kemudian menandatangani lembar tanda terima surat, sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Penandatanganan ini penting dan harus dilakukan.

Pasalnya, jika tidak ada bukti tanda tangan penerimaan, surat masuk tidak akan disampaikan terlebih dahulu sampai benar-benar terdapat bukti penandatanganan surat masuk pada lembar tanda terima surat.

2. Memisahkan Surat Masuk dari Dalam dan dari Luar

Staff Biro Umum kemudian memisahkan surat yang telah diterimanya, yaitu memisahkan antara surat masuk dari dalam (contohnya Nota Dinas) dan surat masuk dari luar (contohnya permohonan peminjaman tempat).

Pemisahan surat ini dilakukan guna mempermudah proses pencatatan surat yang akan dikelola dan mempermudah staf untuk mencatat surat penting yang akan dikelola terlebih dahulu.

3. Mencatat Surat pada Lembar Disposisi

Setelah surat masuk tersebut dipisahkan kemudian, surat di catat pada lembar disposisi rangkap dua. Rangkap dua lembar disposisi ini berwarna pink dan putih.

Lembar disposisi rangkap dua tersebut ketika proses pencatatan telah selesai maka akan disobek untuk dipisahkan. Lembar disposisi berwarna pink akan didistribusikan kepada bagian-bagian yang bersangkutan dan lembar berwarna putih akan disimpan untuk diarsipkan.

4. Memberikan Surat yang Telah Diberikan Disposisi kepada Pimpinan

Setelah surat diberikan lembar disposisi, surat diberikan kepada pimpinan untuk diberikan instruksi agar surat bisa di tindak lanjuti sesuai dengan perintah dan instruksi pimpinan.

5. Menginput Lembar Disposisi ke Sistem

Setelah lembar disposisi diberikan instruksi oleh pimpinan, kemudian lembar disposisi di-input ke sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai data dari instansi tersebut.

6. Mendistribusikan Surat kepada Bagian-bagiannya

Setelah selesai di-input di sistem, surat yang telah diberikan lembar disposisi didistribusikan kepada bagian-bagian yang sesuai dengan surat untuk ditindaklanjuti lebih jauh agar surat dapat diselesaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh pimpinan.

Setelah didistribusikan dan ditindaklanjuti, maka pencatatan surat pada lembar disposisi telah terselesaikan.

(BRP & SFR)