Pengertian Dokumen, Syarat, dan Cirinya untuk Menunjang Kegiatan di Kantor
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPengertian dokumen, syarat, dan cirinya perlu dipahami, terutama bagi para karyawan yang bekerja di kantor. Pada dasarnya, penggunaan dokumen sangat erat kaitannya dengan kehidupan sehari-hari.
Beberapa contoh dokumen yang sering dijumpai yaitu akta kelahiran, kartu keluarga, surat nikah surat perjanjian, dan lain-lain. Memahami pengertian, syarat, dan ciri-ciri dokumen sangat penting agar dapat menggunakannya secara bijak.
Pengertian Dokumen, Syarat, dan Cirinya
Mengutip buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern oleh Badri M. Sukoco (2007), organisasi membutuhkan manajemen dokumen untuk memudahkan kegiatan akses data agar lebih efisien. Berikut adalah pengertian dokumen, syarat, dan cirinya yang perlu dipahami:
1. Pengertian Dokumen
Dokumen merupakan rekam cetak atau tertulis yang memuat data, informasi, atau fakta untuk bukti, referensi, atau panduan dalam menjalankan kegiatan atau aktivitas.
Dokumen dapat berupa surat, kontrak, laporan, catatan, formulir, atau berkas lainnya yang mempunyai peran penting dalam menjaga dan menampilkan informasi tentang proses atau transaksi tertentu.
2. Syarat Dokumen
Syarat dokumen berkaitan dengan unsur-unsur yang perlu dipenuhi agar dokumen bisa dianggap sah dan dapat dipertanggungjawabkan. Syarat umum dokumen yakni sebagai berikut:
Memiliki kejelasan informasi dan kebenaran data.
Mengandung tanda tangan yang sah.
Format dan struktur yang tepat sesuai standar yang berlaku.
3. Ciri-ciri Dokumen
Dokumen memiliki ciri-ciri tertentu, di antaranya sebagai berikut:
Mudah dibaca dan mempunyai keterangan yang jelas agar lebih mudah dipahami pihak pembacanya.
Menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas agar tidak terjadi keambiguan.
Memberikan informasi yang tepat dan akurat sesuai dengan keperluan.
Mengandung informasi yang lengkap untuk keberhasilan kegiatan di kantor.
Memiliki keabsahan dan legalitas yang sah di mata hukum dan bisa dipertanggungjawabkan.
Terdapat keterkaitan antara satu dokumen dengan dokumen lainnya agar informasi bisa dipahami secara kontekstual.
Tahan terhadap kerusakan dan tidak mudah diakses secara illegal untuk menjaga integritas dokumen.
Baca juga: Menu yang Digunakan untuk Menyimpan Dokumen dengan Nama Lain
Pengertian dokumen, syarat, dan cirinya yang dijelaskan di atas dapat dipahami oleh setiap pihak, terutama karyawan kantor. Dengan memahami informasi tersebut, maka kegiatan kantor dapat berjalan dengan akurat, efisiens, dan sukses sesuai harapan. (DLA)