Pengertian Dokumen, Syarat, dan Cirinya untuk Menunjang Kegiatan di Kantor

Ilustrasi Pengertian Dokumen, Syarat, dan Cirinya, sumber: unsplash/KellySikkema

Pengertian dokumen, syarat, dan cirinya perlu dipahami, terutama bagi para karyawan yang bekerja di kantor. Pada dasarnya, penggunaan dokumen sangat erat kaitannya dengan kehidupan sehari-hari.

Beberapa contoh dokumen yang sering dijumpai yaitu akta kelahiran, kartu keluarga, surat nikah surat perjanjian, dan lain-lain. Memahami pengertian, syarat, dan ciri-ciri dokumen sangat penting agar dapat menggunakannya secara bijak.

Pengertian Dokumen, Syarat, dan Cirinya

Ilustrasi Pengertian Dokumen, Syarat, dan Cirinya, sumber: unsplash/DanDimmock

Mengutip buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern oleh Badri M. Sukoco (2007), organisasi membutuhkan manajemen dokumen untuk memudahkan kegiatan akses data agar lebih efisien. Berikut adalah pengertian dokumen, syarat, dan cirinya yang perlu dipahami:

1. Pengertian Dokumen

Dokumen merupakan rekam cetak atau tertulis yang memuat data, informasi, atau fakta untuk bukti, referensi, atau panduan dalam menjalankan kegiatan atau aktivitas.

Dokumen dapat berupa surat, kontrak, laporan, catatan, formulir, atau berkas lainnya yang mempunyai peran penting dalam menjaga dan menampilkan informasi tentang proses atau transaksi tertentu.

2. Syarat Dokumen

Syarat dokumen berkaitan dengan unsur-unsur yang perlu dipenuhi agar dokumen bisa dianggap sah dan dapat dipertanggungjawabkan. Syarat umum dokumen yakni sebagai berikut:

3. Ciri-ciri Dokumen

Dokumen memiliki ciri-ciri tertentu, di antaranya sebagai berikut:

Baca juga: Menu yang Digunakan untuk Menyimpan Dokumen dengan Nama Lain

Pengertian dokumen, syarat, dan cirinya yang dijelaskan di atas dapat dipahami oleh setiap pihak, terutama karyawan kantor. Dengan memahami informasi tersebut, maka kegiatan kantor dapat berjalan dengan akurat, efisiens, dan sukses sesuai harapan. (DLA)