Pengertian Legalisir dan Pentingnya Legalisir Dokumen

Ilustrasi melegalisir dokumen. Foto: Unsplash

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering melakukan legalisir dokumen untuk kepentingan tertentu, seperti ijazah, akta kelahiran, dan lainnya. Legalisir adalah salah satu proses yang dilakukan untuk mengesahkan dokumen tertentu.

Lantas, sebenarnya apa itu legalisir dan mengapa legalisir sangat penting? Simak penjelasan mengenai pengertian legalisir hingga fungsinya berikut ini.

Pengertian Legalisir

Ilustrasi legalisir dokumen. Foto: Pexels

Menurut buku Panduan Lengkap Membuat Surat-Surat Kontrak oleh Frans Satriyo Wicaksono, SH (2008: 33), kata legalisir sering didengar ketika hendak memberikan salinan berkas dengan keterangan bahwa salinan berkas tersebut sama isinya dengan berkas aslinya.

Pada saat kita akan mendaftar pekerjaan, seperti mendaftar tes CPNS, salah satu persyaratan yang diminta adalah dokumen yang dilegalisir. Contohnya ijazah dan transkrip nilai.

Legalisir membuat pejabat, instansi atau orang per orang yang membutuhkan berkas tersebut merasa yakin untuk menyatakan seseorang berkualifikasi secara benar dengan adanya salinan yang dilegalisir tersebut.

Legalisir penting dilakukan terutama terhadap berkas yang sangat penting sehingga berisiko tinggi untuk hilang apabila berkas aslinya disampaikan secara langsung.

Sedangkan menurut buku Dasar-Dasar Teknik Pembuatan Akta oleh Oemar Moechtar (2017: 173), legalisir adalah praktik pencocokan fotokopi suatu dokumen dengan aslinya.

Pada fotokopi dokumen tersebut akan ditempel stempel atau cap di setiap halaman yang difotokopi dengan paraf notaris dan halaman terakhir dari dokumen yang dilegalisir tersebut akan dicantumkan keterangan bahwa fotokopi atau salinan berkas tersebut sama dengan aslinya.

Ketika kita legalisir ijazah, maka ijazah kita akan mendapatkan cap dan paraf dari pejabat yang berwenang, seperti kepala sekolah atau dekan.

Selain legalisir, ada pula istilah legalisasi dan waarmerking. Apakah artinya? Pengertian legalisasi dan waarmerking dijelaskan dalam buku Aspek Hukum Peralihan Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun oleh Andy Hartanto (2018: 125).

Dalam buku tersebut, legalisasi adalah pengesahan yang dilakukan oleh notaris terhadap akta di bawah tangan yang memberikan kepastian tentang tanggal penandatanganan, kebenaran dari pihak yang menandatangani, dan isi akta yang telah diketahui oleh para pihak.

Sementara itu, waarmerking hanya memberi pembuktian kepada pihak ketiga mengenai kebenaran tanggal surat tetapi tidak memberikan pembuktian mengenai tanda tangan para pihak dalam akta.

Apa itu Legalisir?

Ilustrasi melakukan legalisir dokumen. Foto: Pexels

Menurut laman Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kendal, legalisir adalah suatu proses yang menyatakan secara resmi keabsahan fotokopi ijazah atau surat keterangan tertentu dengan pembubuhan tanda tangan dan stempel dari pejabat yang berwenang.

Beberapa jenis fotokopi dokumen yang bisa dilegalisir antara lain fotokopi ijazah, surat keterangan pengganti ijazah, sertifikat profesi, surat tanda tamat belajar, akta, dan lainnya.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa legalisir adalah proses pengesahan fotokopi dokumen dengan cap stempel dan tanda tangan asli oleh pihak yang berwenang sebagai pembuktian fotokopi tersebut sesuai dengan data atau dokumen aslinya.

Fungsi dan Tujuan Legalisir

Ilustrasi legalisir dokumen memiliki fungsi dan tujuan tertentu. Foto: Pexels

Secara umum, fungsi legalisir yang utama adalah membuat dokumen menjadi sah secara hukum. Dokumen yang telah dilegalisir akan memiliki kekuatan hukum yang diakui oleh pihak berwenang. Legalisir memberikan jaminan keaslian dokumen tersebut.

Selain itu, legalisir juga berfungsi untuk memenuhi persyaratan hukum dan administratif yang ditetapkan oleh pihak berwenang. Misalnya, beberapa dokumen seperti fotokopi ijazah harus dilegalisir untuk memenuhi persyaratan administratif saat mendaftar kuliah.

Dikutip dari Pelayanan Legalisasi Dokumen dalam Mendukung Administrasi Hukum Masyarakat oleh Richard Pantun, dkk., (2020: 2), legalisir bertujuan untuk membuktikan dokumen yang dibuat oleh para pihak tertentu memang benar ditandatangani sesuai dengan data yang ada.

Lebih lanjut, legalisir juga memiliki tujuan untuk menjadikan salinan suatu dokumen sah secara hukum dan memastikan keabsahan salinan sama dengan aslinya.

Syarat Proses Legalisir

Ilustrasi ada beberapa syarat sebelum melakukan proses legalisir. Foto: Pexels

Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk melegalisir sebuah dokumen. Berikut adalah beberapa syarat proses legalisir secara umum.

Sementara itu, berikut adalah beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk legalisir setiap jenis dokumen kependudukan berdasarkan laman Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jember.

1. Legalisir KTP/Suket

Berikut persyaratan dokumennya:

2. Legalisir Kartu Keluarga (KK)

Berikut persyaratan dokumennya:

3. Legalisir Akta Kelahiran/Kematian

Berikut persyaratan dokumennya:

4. Legalisir Kartu Identitas Anak (KIA)

Berikut persyaratan dokumennya:

Baca Juga: Cara Legalisir KK yang Belum Ditandatangani Secara Elektronik

Masa Berlaku Legalisir

Ilustrasi dokumen yang bisa dilegalisir. Foto: Unsplash

Berdasarkan laman Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Nusa Tenggara Barat, dokumen yang dilegalisir umumnya memiliki masa berlaku seumur hidup bagi pemilik dokumen tersebut.

Dalam artian, setelah dokumen dilegalisir, legalitasnya diakui secara permanen kecuali terdapat perubahan data yang relevan dengan dokumen tersebut.

Sebagai contoh, jika seseorang mengajukan legalisir untuk salinan ijazahnya, salinan yang sudah dilegalisir tersebut akan berlaku seumur hidup dan tidak memerlukan perpanjangan atau pembaruan secara berkala.

Namun, dalam situasi di mana terdapat perubahan informasi pada dokumen, seperti perubahan nama karena pernikahan atau perubahan tanggal kelulusan, maka salinan dokumen tersebut harus dilegalisir ulang.

Dengan demikian, legalisir berlaku selamanya selama tidak ada perubahan data terkait dokumen tersebut. Sebab, legalisir bertujuan untuk memberikan keabsahan hukum pada dokumen.

Jika tidak ada perubahan data yang signifikan pada dokumen tersebut, dokumen yang telah legalisir bisa dianggap berlaku selamanya.

Namun, jika terdapat perubahan data yang relevan, proses legalisir ulang diperlukan untuk memastikan keabsahan dan kebenaran dokumen tersebut.

Demikian penjelasan mengenai pengertian legalisir dan pentingnya legalisir dokumen untuk berbagai kepentingan. Semoga penjelasan di atas dapat menambah wawasan Anda mengenai legalisir dokumen.