Pengertian Otomatisasi Kantor dan Contohnya Lengkap

Ilustrasi pengertian otomatisasi kantor, sumber foto: unsplash.com/Redd F

Otomatisasi merupakan istilah yang berasal dari automation dalam bahasa Inggris dan memiliki arti otomatis. Salah satu penerapannya adalah di perkantoran atau dikenal otomatisasi kantor. Pengertian otomatisasi kantor secara sederhana adalah kantor otomatis.

Konsep ini memiliki banyak keuntungan bagi sebuah kantor. Untuk menerapkan otomatisasi kantor, biasanya digunakan beberapa teknologi modern.

Pengertian Otomatisasi Kantor

Ilustrasi pengertian otomatisasi kantor, sumber foto: unsplash.com/CoWomen

Dikutip dari buku Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas X, Badrus Suryadi, (2020) pengertian otomatisasi kantor adalah pemanfaatan teknologi yang diaplikasikan pada barang elektronik untuk membantu meningkatkan produktivitas para pekerja di kantor.

Secara sederhana, otomasi bisa melakukan beberapa tugas dasar seperti memproses, menyimpan, dan melakukan distribusi dokumen-dokumen penting perusahaan kepada pekerja.

Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik baik yang formal maupun informal terutama terkait dengan pertukaran informasi antara personel internal dan eksternal perusahaan.

Tujuan utama otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Melalui penerapan teknologi otomatisasi di lingkungan kantor, pekerjaan diharapkan bisa lebih cepat selesai, lebih ringan, dan hasilnya lebih baik.

Selain itu, otomatisasi kantor juga dapat mengurangi biaya operasional, menghemat sumber daya, dan meningkatkan kualitas layanan.

Ada beberapa contoh aplikasi pada penerapan otomatisasi kantor, misalnya adalah aplikasi untuk pemrosesan kata, email, kalender elektronik, aplikasi presentasi dan masih banyak lagi.

Contoh Otomatisasi Kantor

Ilustrasi pengertian otomatisasi kantor, sumber foto: unsplash.com/Nino Liverani

Contoh otomatisasi kantor saat ini terlihat pada penggunaan teknologi perangkat keras maupun lunak di lingkungan kantor. Kehadiran perangkat komputer sejak pertengahan abad 20 hingga kini di hampir semua kantor termasuk bentuk otomatisasi.

Misalnya, dulu pegawai kantor harus menulis buku kas secara manual menggunakan tulisan tangan di sebuah buku besar. Namun, berkat adanya otomatisasi kantor catatan kas bisa secara otomatis dibuat dengan software khusus yang bisa diedit dan dianalisis kesalahannya.

Selain itu, otomatisasi tata kelola di perkantoran yang paling umum dilakukan adalah mengenai penataan atau pengelolaan arsip perusahaan, penanganan telepon, data entry, pengetikan naskah dokumen, dan lainnya.

Semua itu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dengan meminimalisir jumlah pekerja yang dibutuhkan.

Baca juga: Tahapan Proses Bisnis beserta Manfaat dan Jenisnya

Itulah penjelasan mengenai pengertian otomatisasi kantor dan contohnya dalam perkantoran saat ini. (WWN)