Prosedur Penyimpanan Dokumen agar Aman dan Rapi

Ilustrasi Prosedur Penyimpanan Dokumen. Sumber: Foto Unsplash/Arisa Chattasa

Setiap organisasi ataupun perusahaan yang beroperasi pasti akan membutuhkan dokumen sebagai penunjang tercapainya tujuan. Prosedur penyimpanan dokumen yang baik daan benar perlu diketahui sekretaris ataupun staf lainnya agar lebih aman dan rapi.

Semakin lama beroperasi, semakin banyak dokumen yang diterima atau dikeluarkan. Dokumen yang sudah bertumpuk perlu ditata dan disimpan sehingga bisa dengan mdah dimanfaatkan di masa yang akan datang.

Prosedur Penyimpanan Dokumen Perusahaan

Ilustrasi Prosedur Penyimpanan Dokumen. Sumber: Foto Unsplash/Wesley Tingey

Berdasarkan buku Kupas Tuntas UMLM, Selfiana, S.E.,M.M., dkk., (2022:106), penyimpanan dokumen akan melalui lima langkah yaitu pemeriksaan, peng-indeksan, pemberian tanda, penyortiran, dan peletakkan.

Berikut adalah prosedur penyimpanan dokumen agar aman dan rapi, yaitu:

1. Pemeriksaan

Dalam proses pertama ini, dokumen dipastikan bahwa sudah selesai penggunaannya dan dapat disimpan. Saat siap simpan, dokumen diperiksa kelengkapannya.

2. Pengindeksan

Selanjutnya adalah mengindeks. Mengindeks adalah kegiatan arsip diberikan kata tangkap sesuai sistem indeks penyimpanan yang diinginkan. Sistem indeks penyimpanan ada 5 yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, dan sistem nomor.

3. Pemberian Tanda

Setelah menentukan sistem penyimpanan yang dilakukan dalam proses pengindeksan, maka dokumen diberi tanda pada kata tangkapnya. Tanda dapat berupa lingkaran atau garis bawah pada kata tangkap yang sudah ditentukan dalam proses pengindeksan.

4. Penyortiran

Dokumen-dokumen yang sudah diberi tanda, kemudian disortir atau dikelompokkan berdasarkan kata tangkap yang ditandai tersebut. Hal ini bertujuan untuk mempercepat proses peletakan dalam odner atau lemari arsip.

5. Peletakkan

Cara meletakkan tiap arsip yang sudah disortir akan terkait dengan sistem indeks yang telah dipilih. Sedangkan meletakkannya akan terkait dengan alat simpan dan lokasi simpan.

Arsip elektronik disimpan dalam folder-folder di harddisk komputer (internal/CPU, atau eksternal) menggunakan sistem penyimpanan yang cocok dan cepat dalam pencarian kembalinya.

Arsip tercetak disimpan menggunakan peralatan-peralatan yang sudah tersedia di kantor. Pada tahap ini penting artinya untuk menentukan apakah sebuah dokumen dapat diberi lubang dengan perforator atau tidak agar tidak merusak dokumen.

Misalnya, akta pendirian bisnis sebaiknya tidak diberi lubang dan disimpan dalam odner tetapi dalam document holder atau pocket file.

Baca juga: Manfaat dan Pengertian Tata Kelola Data

Itulah prosedur penyimpanan dokumen yang baik dan benar. Setiap dokumen layaknya tersimpan dengan baik agar terpelihara dan mudah menemukannya kembali dengan cepat. (Adm)