Upaya Mengoptimalkan Fasilitasi Layanan Publik di Perpustakaan Nasional

Dalam Meningkatkan Akses dan Pengalaman Pengunjung pada Layanan Monograf Tertutup

Pusat Informasi Lantai 12 A Monograf Tertutup di Perpustakaan Nasional. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang semakin pesat memberi pengaruh yang sangat besar dalam setiap proses kehidupan manusia. Kondisi ini telah menyebabkan keragaman kebutuhan masyarakat akan berbagai data dan informasi baik yang dimiliki oleh lembaga pengelola dan penyedia jasa informasi. Perpustakaan sebagai salah satu lembaga layanan publik dalam bidang informasi merupakan “jembatan penghubung” antara informasi yang telah dikemas dalam berbagai bentuk media dengan penggunanya (Rochmah, 2016).

Sebagai salah satu layanan publik, perpustakaan harus dikelola dengan baik, sistematis dan terstruktur terutama yang berkaitan dengan perencanaan, kebijaksanaan dan strategi serta operasional pembangunan dibidang perpustakaan dan informasi. Pelayanan perpustakaan merupakan kegiatan perpustakaan yang memberikan jasa informasi kepada masyarakat yang memerlukan, baik pelayanan teknis maupun pelayanan untuk pengunjung (Viga & Dewi, 2019). Berdasarkan hasil kunjungan penulis di Perpustakaan Nasional, layanan perpustakaan yang baik adalah layanan yang sesuai standar, sesuai yang dijanjikan, sesuai yang diharapkan atau sesuai permintaan. Sedangkan untuk mendapakan kualitas pelayanan perpustakan, maka perlu adanya sikap dan pandangan sebagai berikut:

a. Pengunjung merasa puas setelah meninggalkan meja layanan

b. Memberikan pelayanan dengan tepat, ramah, cepat, penuh kemitraan

c. Petugas harus bisa memberikan solusi atas informasi yang diminta pengunjung yang datang

d. Berperilaku profesional

Ruang Baca Untuk Para Pengunjung yang Datang. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Perpustakaan yang baik dapat diukur dari keberhasilannya dalam menyajikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat pemakainya. Lengkapnya fasilitas yang ada, besarnya dana yang disediakan dan banyaknya tenaga petugas perpustakaan tidak berarti apabila perpustakaan tersebut tidak mampu menyediakan pelayanan yang berkualitas. Hal ini berarti bahwa penilaian terhadap baik buruknya kinerja perpustakaan ditentukan oleh baik buruknya layanan yang diberikan kepada pengguna. Layanan pengguna merupakan kegiatan yang langsung mempertemukan pengguna dengan staf perpustakaan sehingga penilaian akan langsung diberikan oleh pengguna terhadap kinerja perpustakaan dan disadari maupun tidak hal tersebut secara langsung akan berpengaruh terhadap penilaian seluruh kinerja perpustakaan.

Dalam hal ini penulis tertarik untuk membahas layanan monograf tertutup yang ada di Perpustakaan Nasional, tepat berada pada lantai 12 A dengan melakukan kunjungan secara langsung untuk membahas artikel pada judul kali ini. Sistem layanan tertutup (closed acces) adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak membolehkan pengunjung mengambil sendiri bahan atau koleksi pustaka di perpustakaan. Pengambilan dan pengembalian bahan yang telah dipinjam dilakukan oleh petugas perpustakaan (Nurlaila, 2009).

Jadi, bagi pengunjung baru perpustakaan nasional tidak perlu khawatir dalam mencari informasi, mereka bisa datang ke layanan monograf tertutup dan bertanya langsung oleh petugas di sana. Setelah itu, petugas pasti akan memberi tahu dan menjelaskannya dengan jelas. Layanan tertutup maksudnya adalah pengunjung hanya dapat menelusuri sumber informasi pada kartu-kartu katalog yang tersedia sebagai wakil sumber informasi di perpustakaan, dia mencatat judul buku, pengarang dan keterangan lain yang dianggap perlu, kemudian menyerahkan kepada petugas untuk diambil tempat penyimapanannya, lalu menunggu terlebih dahulu, jika sudah, dapat mempergunakan untuk dibaca, diteliti, atau bahkan jika mungkin bisa dibawa pulang, sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem layanan yang ditetapkan oleh perpustakaan hendaknya dapat digunakan oleh pengguna secara optimal dalam memenuhi kebutuhan informasinya (Luthfiyah, 2015).

Perpustakaan Nasional memiliki layanan monograf tertutup, yang sangat memudahkan para pengunjung untuk mendapatkan akses di sana karena pengunjung tetap dapat membaca koleksi di tempat dikarenakan jumlah eksemplarnya yang terbatas, peminjaman buku dibatasi hanya boleh dibaca di tempat saja. Pengambilan akan dilakukan oleh petugas dengan terlebih dahulu memesan buku melalui OPAC atau Katalog Online yang disediakan Perpustakaan Nasional.

Sistem OPAC Perpustakaan Nasional. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Jadi, sistem layanan monograf tertutup adalah sistem yang mengharuskan pengunjung di dalam memanfaatkan koleksi perpustakaan harus melalui petugas perpustakaan. Karena pengunjung tidak boleh memasuki ruang koleksi, maka harus memesan koleksi yang dibutuhkan melalui petugas di bagian peminjaman atau layanan monograf tertutup. Oleh karena itu, pengunjung harus menelusuri terlebih dahulu buku atau bahan yang diinginkannya melalui katalog dan mencatat nomor panggil atau call number bahan pustaka yang dibutuhkan pada lembaran atau bon peminjaman, kemudian diserahkan kepada petugas, kemudian mencarikannya pada ruang kolekstrak buku (Putriaurina et al., 2021).

Berikut alur pemesanan buku layanan monograf tertutup di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia:

Jika terdapat kendala, silakan langsung lapor atau memberi tahu petugas perpustakaan yang bertugas agar dapat diarahkan juga membantu kesulitan yang dialami. Walaupun demikian, sistem layanan monograf tertutup memiliki kelebihan dan kelemahannya tersendiri.

Kelebihan-kelebihan tersebut antara lain sebagai berikut:

a. Jajaran koleksi tetap terjaga kerapihannya

b. Kemungkinan kecil terjadinya kehilangan atau perobekan bahan pustaka

c. Tidak memerlukan ruangan yang terlalu luas

d. Untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan maka sistem ini dapat dilakukan

Sedangkan kelemahan-kelemahannya adalah sebagai berikut:

a. Pengguna tidak dapat melakukan browsing bahan pusaka dijajaran rak sehingga tidak dapat menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukan

b. Memerlukan banyak waktu dan petugas untuk memenuhi permintaan pada bagian peminjaman dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkan sehingga pengguna harus menunggu lebih lama

c. Judul buku yang dipilih pengguna tidak selalu sesuai dengan pembahasan yang diinginkan

Dapat disimpulkan bahwa layanan monograf tertutup membatasi pengunjung dalam mencari koleksi referensi yang disediakan oleh perpustakaan. Pengunjung hanya diperbolehkan mencari referensi dengan melihat katalog yang disediakan, sehingga tidak dapat menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukan. Petugas perpustakaan dalam sistem closed acces lebih dominan karena untuk membantu pengunjung yang datang serta memberikan informasi terkait peraturan yang ada. Selain itu, sistem layanan tertutup ini dapat meminimalisir kemungkinan kehilangan koleksi referensi dan pengaturan referensi dirak pun tidak mudah berantakan.