Jaga Keberlanjutan Data Desa melalui Digitalisasi Arsip!
Halo! Saya Citra Adi Lusiandani, mahasiswa program studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Diponegoro
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Citra Adi Lusiandani tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Wonomerto, Kabupaten Batang (29/07/2024) – Perkembangan zaman yang semakin pesat disertai dengan kemajuan teknologi yang kian masif telah membawa perubahan yang begitu besar dalam kehidupan masyarakat. Masyarakat dituntut untuk dapat memaksimalkan pemanfaatan teknologi agar mampu beradaptasi di era serba digital ini. Pengelolaan arsip desa menjadi salah satu aspek penting yang memerlukan pemanfaatan teknologi digital untuk menunjang pelaksanaannya.
Pada umumnya, pengelolaan arsip yang dilakukan oleh pemerintah desa masih banyak dilakukan secara konvensional, yakni dengan menyimpan dokumen-dokumen arsip dalam bentuk fisik di rak atau lemari penyimpanan. Hal tersebut juga masih turut dilakukan oleh Pemerintah Desa Wonomerto. Kurangnya pemahaman perangkat desa terhadap penggunaan teknologi digital menjadi salah satu alasan yang mendasari belum adanya pengelolaan arsip desa secara digital.
Ketika dikunjungi oleh Tim II KKN Undip di Kantor Desa Wonomerto, sejumlah perangkat desa mengungkapkan bahwa seluruh arsip masih disimpan dalam bentuk dokumen fisik dan belum dilakukan duplikasi dokumen ke dalam bentuk digital. Pihak perangkat desa juga sempat menyatakan keresahannya terkait dokumen fisik yang rentan mengalami kerusakan dan hilang. Kondisi tersebut kemudian melatarbelakangi pelaksanaan program kerja “Digitalisasi Arsip Desa menggunakan Media Google Drive,” oleh mahasiswa Tim II KKN Undip. Program kerja tersebut memperoleh respon positif dan antusias yang cukup baik dari Perangkat Desa Wonomerto sebagai sasaran program kerja.
Program kerja Digitalisasi Arsip Desa menggunakan Media Google Drive ini dilaksanakan oleh salah satu mahasiswa Tim II KKN Undip yang berasal dari program studi Administrasi Publik. Pelaksanaan program kerja direalisasikan melalui pendampingan dan pelatihan terhadap salah satu perangkat desa bidang Tata Usaha (TU) dan Umum terkait penggunaan Google Drive sebagai media untuk menyimpan arsip. Pelatihan dilakukan dengan berpedoman pada langkah-langkah penggunaan Google Drive, mulai dari tahap pembuatan akun Google Drive hingga tahap mengunggah file dan folder ke dalam Google Drive. Mahasiswa Tim II KKN Undip mendemonstrasikan seluruh tahapan tersebut secara runtut kepada perangkat desa. Selain memberikan pelatihan, pelaksanaan program kerja ini juga diwujudkan melalui penyediaan guidebook yang berisi panduan pengelolaan arsip menggunakan Google Drive bagi Perangkat Desa Wonomerto.
Dengan dilaksanakannya pelatihan digitalisasi arsip ini, diharapkan dapat memberikan pemahaman dan meningkatkan kemampuan Perangkat Desa Wonomerto dalam pengelolaan arsip desa secara digital, sehingga dapat tercipta efisiensi administrasi desa dan keberlanjutan arsip desa dapat terus terjaga.
Penulis: Citra Adi Lusiandani | Administrasi Publik | Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
DPL: Prof. Dr. Hermin Pancasakti Kusumaningrum, S.Si., M.Si.
Lokasi: Desa Wonomerto, Kecamatan Bandar, Kabupaten Batang