5 Tugas GA Staff di Perusahaan, Pelamar Wajib Tahu
Artikel yang membahas info seputar karier.
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Dunia Karier tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPosisi jabatan General Affair Staff atau GA Staff banyak dibutuhkan oleh perusahaan. Apalagi tugas GA Staff cukup krusial dan harus dilakukan oleh orang yang teliti, profesional, dan berkeinginan kuat.
Tugas dari GA Staff secara umum akan mencakup berbagai lini di perusahaan. Tugasnya terkait dengan pengadaan barang menyangkut operasional perusahaan hingga menyangkut pengadaan divisi Health and Safety Environment (HSE).
Profesi General Affair atau GA
Sebelum mengetahui tugas GA Staff, posisi General Affair atau dalam bahasa Indonesia adalah Bagian Umum, tentu perlu mengetahui apa itu profesi GA, apalagi bagi pelamar kerja jabatan ini.
Dalam buku #1 Professional General Affair: Panduan Bagian Umum Perusahaan Modern, Teguh Hambudi (2015:1-2), bagian General Affair (GA), menjadi pendukung atas aktivitas operasional perusahaan.
Jabatan ini menuntut seseorang untuk dapat menganalisa unit-unit pekerjaan yang diperlukan dalam sebuah perusahaan dan menyiapkan supply barang yang dibutuhkan dalam proses bekerja tiap-tiap divisi dalam perusahaan.
Pada perusahaan skala kecil, biasanya jabatan GA Staff akan satu divisi dengan bagian Human Resource Department (HRD). Namun, akan lebih baik jika divisi GA dipisahkan sendiri dan memiliki tanggung jawab kepada direktur.
Lebih lanjut, dalam buku tersebut juga dinyatakan seorang dengan jabatan GA Staff, haruslah orang yang memiliki sikap profesional dan memiliki pengetahuan mendalam mengenai teknik pengelolaan yang baik.
Tugas GA Staff di Perusahaan
Seperti dikatakan sebelumnya, pekerjaan GA Staff menyangkut berbagai lini di perusahaan. Oleh karenanya, tugas GA Staff di perusahaan akan mencakup banyak hal yang harus dilakukan.
Berikut tugas yang dilakukan oleh GA Staff di perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Informasinya berdasarkan buku KPI untuk Fungsi General Affair, Arini T. Soemohadiwidjojo (2018:92).
1. Mengelola Hubungan Eksternal Perusahaan
GA Staff bertugas untuk mengelola hubungan eksternal perusahaan dengan baik. GA Staff perlu menilai kebutuhan perekrutan tenaga Hubungan Masyarakat oleh perusahaan untuk dapat mencapai tujuan hubungan eksternal perusahaan yang baik.
Selain itu, bila perusahaan adalah perusahaan besar dan memiliki gedungnya sendiri, GA Staff juga perlu menilai kebutuhan resepsionis, sebagai garda terdepan perusahaan dalam menyambut tamu perusahaan.
Pengadaan customer service dalam perusahaan dan kinerjanya juga akan dinilai oleh GA Staff sebagai bentuk cara komunikasi dengan eksternal perusahaan.
2. Mengelola Operasional Perkantoran
Dalam lingkup perusahaan kecil, bagian GA Staff juga membuat daftar barang operasional perkantoran yang dibutuhkan karyawan saat bekerja. Seperti mesin printer, komputer, hingga alat tulis dan lain sebagainya.
Bila dalam skala besar pun, GA Staff juga menganalisis kebutuhan bagian General Purchasing untuk hal ini.
Selain itu, dalam operasional perusahaan biasanya juga dibutuhkan inventory asset dan asset management sebagai penyimpan, pemelihara, dan pencatat aset yang dimiliki perusahaan.
3. Mengelola Gedung dan Kendaraan Operasional Perusahaan;
Pada perusahaan besar yang memiliki kantornya sendiri, dibutuhkan juga pengelolaan gedung dan kendaraan operasional perusahaan.
Pengadaan tenaga maintenance and housekeeping (cleaning service, office boy, kurir, driver atau pengemudi) juga perlu persetujuan GA Staff. Selain itu, pemerhatian gedung serta pengamanan dan manajemen gedung juga tidak luput dari analisis seorang GA Staff.
4. Melakukan Procurement dan Purchasing
Pengadaan dan belanja barang produksi, pada perusahaan yang melakukan produksi dan menghasilkan barang, juga perlu pengawasan dari GA Staff.
Kebutuhan procurement atau proses pengadaan barang, termasuk perencanaan, sumber daya, negosiasi, dan pemilihan akan diawasi oleh GA Staff. Begitu juga proses purchasing, atau kegiatan pembelian material bahan produksi, juga diawasi oleh GA Staff.
5. Mengelola Health Safety Environment.
Terakhir, GA Staff juga dituntut untuk mengelola Healthy and Safety Environment (HSE), atau dalam bahasa Indonesia adalah kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). GA Staff dapat memberikan permohonan pengajuan tenaga HSE bila dibutuhkan.
Kinerja serta laporan mengenai pengelolaannya juga perlu dilaporkan pada GA Staff.
Baca Juga: Quality Assurance: Pengertian dan 6 Detail Tugasnya
Itu tadi ulasan tugas GA Staff yang sangat luas cakupannya. Bagi pelamar pekerjaan ini, bisa diperhatikan lagi mengenai deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan di bawah jabatan GA Staff, saat melamar pekerjaan ini. (Fitri A)