6 Jobdesk Sekretaris Organisasi, Mulai dari Menyusun Agenda hingga Menjaga Arsip

Jobdesk Sekretaris Organisasi. Foto Hanya Ilustrasi, Bukan Sebenarnya. Sumber Unsplash Boston Public Library

Suatu organisasi umumnya mempunyai berbagai orang dengan jabatannya masing-masing. Salah satunya adalah sekretaris organisasi. Tugas atau jobdesk sekretaris organisasi cukup beragam dan patut diketahui oleh pihak yang menduduki jabatan tersebut.

Salah satu tugasnya adalah menyusun agenda organisasi. Dengan demikian, organisasi bisa menjalankan semua kegiatannya secara terstruktur dan rapi.

Jobdesk Sekretaris Organisasi yang Beragam

Jobdesk Sekretaris Organisasi. Foto Hanya Ilustrasi, Bukan Sebenarnya. Sumber Unsplash Galen Crout

Menurut buku Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan, CHR. Jimmy L. Gaol (2015: 8), sekretaris organisasi memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidan kesekretarisan.

Ada beragam jobdesk sekretaris organisasi yang membuat jabatan ini menjadi penting dan patut diperhitungkan. Berikut di antaranya yang layak untuk diketahui.

1. Menyusun Agenda

Setiap organisasi pasti mempunyai agendanya masing-masing untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Agenda ini meliputi rapat, acara, dan kegiatan lain. Supaya berjalan dengan lancar, agenda tersebut disusun oleh sekretaris organisasi.

2. Membuat Laporan

Tugas sekretaris organisasi lain yang tak kalah penting lainnya adalah membuat laporan kegiatan organisasi secara periodik. Laporan ini merupakan bentuk tanggung jawab sekaligus evaluasi agar kesalahan-kesalahan selama kegiatan tak terulang lagi.

3. Mengurus Kegiatan Surat-Menyurat

Tugas sekretaris organisasi identik dengan penulisan surat keluar untuk beragam kepentingan, seperti undangan, permohonan, dan pemberitahuan. Selain itu, surat masuk juga dikelola oleh sekretaris organisasi.

4. Mengelola Administrasi Keanggotaan

Sekretaris organisasi juga berkewajiban memfasilitasi anggota dalam hal administrasi. Dengan demikian, setiap anggota bisa tercatat secara resmi dalam suatu daftar yang bisa memudahkan kegiatan organisasi.

5. Membantu Ketua

Sekretaris organisasi perlu membantu ketuanya dalam bermacam-macam kegiatan. Misalnya adalah merencanakan program kerja dan mengkoorodinasikan kegiatan. Dengan demikian, organisasi dapat berjalan secara lancar.

6. Menjaga Arsip

Setiap organisasi pasti mempunyai sejumlah dokumen penting yang perlu dijaga, dikumpulkan, dan disimpan dengan baik. Pihak yang melakukan seluruh kegiatan tersebut adalah sekretaris organisasi.

Baca juga: 3 Jobdesk Virtual Assistant dan Skill yang Harus Dimiliki

Setidaknya ada enam jobdesk sekretaris organisasi. Itulah mengapa sekretaris organisasi mempunyai kedudukan penting demi kelancaran operasional dan kegiatan sehingga tak boleh diremehkan begitu saja. (LOV)