Apa Itu Reimbursement Karyawan? Ini Pengertian dan Cara Mengajukannya

Apa Itu Reimbursement. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: Unsplash/Alexander Mils

Istilah reimburse atau reimbursement kerap muncul di dunia kerja. Apa itu reimbursement karyawan?

Masih banyak orang yang belum terlalu memahami arti dari istilah tersebut. Terutama pada pekerjaan yang tidak memiliki aktivitas perjalanan dinas.

Penjelasan Apa Itu Reimbursement Karyawan

Apa Itu Reimbursement. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: Unsplash/Roman Synkevych

Dalam dunia kerja, ada banyak istilah yang perlu dipahami. Salah satunya adalah reimbursement. Apa itu reimbursement? Istilah reimbursement berasal dari bahasa Inggris yang artinya pengembalian. Sementara reimburse adalah membayar kembali.

Sehingga, reimbursement adalah pengembalian dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan dan kelancaran bisnis perusahaan. Namun, tidak semua dana pribadi dapat dikembalikan melalui sistem reimbursement. Adapun pengeluaran pribadi yang dapat diklaim melalui reimbursement sebagai berikut.

1. Biaya Perjalanan Dinas

Perusahaan biasanya akan memerintahkan karyawan untuk melakukan perjalanan dinas, naik di dalam maupun luar negeri. Untuk melakukan perjalanan dinas tersebut, ada sejumlah biaya yang harus dikeluarkan. Seperti tiket pesawat, hotel, dan akomodasi lainnya.

Karyawan biasanya dapat mengajukan reimbursement untuk hal-hal tersebut. Namun, tidak semua perusahaan menerapkan tipe pengembalian dana yang satu ini. Sebab, terdapat perusahaan-perusahan yang telah memberikan tunjangan transportasi untuk karyawan.

2. Biaya Kesehatan

Ada perusahaan yang menyediakan sistem pengembalian dana di bidang kesehatan. Misalnya, untuk mengganti kacamata, perawatan gigi, dan sebagainya.

3. Biaya Operasional Bisnis

Sistem pengembalian dana juga dapat berlaku untuk biaya operasional bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan. Seperti membayar perlengkapan kantor, alat bisnis, sewa tempat untuk rapat, dan lain sebagainya.

Cara Mengajukan Reimbursement

Apa Itu Reimbursement. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: Unsplash/Alexander Grey

Setiap perusahaan memiliki ketentuan terkait prosedur reimbursement. Berikut cara mengajukannya.

1. Siapkan Dokumen yang Diperlukan

Salah satu hal yang perlu disiapkan adalah dokumen. Dokumen biasanya berupa invoice, bukti pembayaran, atau formulir reimbursement. Dikutip dari buku Microsoft Office untuk sekretaris, Azis dan Chastiti, (2007:25), dalam reimbursement form tercatat detail-detail seperti; jumlah uang yang terpakai, tujuan pemakaian uang, tanggal pemakaian, hingga keterangan persetujuan dari pihak yang berwenang.

2. Pahami Syarat dan Prosedur Pengajuan Pengembalian Dana

Setiap perusahaan memiliki syarat dan prosedur pengajuan pengembalian dana masing-masing. Oleh karena itu, pahami syarat dan langkah-langkah yang harus dilakukan. Sebab, jika tidak memenuhi syarat, maka pengembalian dana tak dapat cair.

3. Lakukan Reimbursement Secepatnya

Perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memproses pengajuan pengembalian dana. Oleh karena itu, lakukan reimbursement secepatnya.

Baca juga: Mengenal Sistem Penggajian Karyawan Swasta Secara Umum

Apa itu reimbursement karyawan? Reimbursement adalah pengembalian dana karyawan untuk kepentingan perusahaan. Contohnya biaya perjalanan dinas dan biaya kesehatan. (FAR)