Exit Clearance Adalah Proses Akibat Karyawan Resign, Inilah Penjelasannya

Exit Clearance Adalah. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: unsplash.com/David Veksler.

Ketika karyawan resign, prosedur exit clearance perlu dilakukan oleh perusahaan terharap karyawan yang mengundurkan diri. Exit clearance adalah prosedur penting yang tidak boleh diabaikan karena memiliki dampak yang penting bagi kedua pihak.

Dalam dunia kerja, exit clearance memiliki makna izin keluar perusahaan. Biasanya, terdiri dari formulir yang berisi semua prosedur yang perlu dilakukan oleh karyawan sebelum terbit surat pelepasan dari perusahaan, sebagaimana dikutip dari buku A Step By Step Guide, Razly Z. (2014).

Exit Clearance Adalah Proses Wajib Perusahaan Ketika Karyawan Resign, Ini Dia Penjelasannya

Exit Clearance Adalah. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: unsplash.com/Sanket Mishra.

Proses exit clearance adalah rangkaian proses yang panjang dan harus diselesaikan karyawan sebelum meninggalkan perusahaan. Sebagai langkah awal, perusahaan perlu memberikan formulir kepada karyawan sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima dokumen legal terkait aspek finansial dan non finansial.

Exit clearance mencakup berbagai aspek dalam perusahaan. Beberapa di antaranya pengembalian aset perusahaan, penyelesaian pekerjaan yang masih tertunda, dan pelunasan pinjaman atau utang kepada perusahaan.

Exit clearance juga termasuk penyelesaian dalam proses administrasi, seperti penutupan akses karyawan terhadap sistem perusahaan, verifikasi penyelesaian dokumen kepegawaian, dan penyelesaian pembayaran gaji terakhir, tunjangan, atau kompensasi lainnya.

Dengan menerapkan proses exit clearance, perusahaan dan karyawan yang mengundurkan diri tidak akan merasa dirugikan satu sama lain. Adapun beberapa manfaat lain akibat adanya proses exit clearance sebagai berikut.

Daftar Prosedur Exit Clearance untuk Karyawan yang Hendak Resign

Exit Clearance Adalah. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: unsplash.com/Volant.

Prosedur exit clearance memiliki komponen yang cukup banyak. Mulai dari komunikasi, aset, kemampuan, IT dan akses, serta dokumentasi. Semua aspek perlu diselesaikan agar tidak ada risiku kemudian hari. Berikut daftar prosedur yang perlu diperhatikan.

1. Informasikan ke Atasan Rencana Pengunduran Diri

Apabila karyawan sudah memiliki rencana pengunduran diri dan atasan sudah mengetahui rencana tersbut, tentu pihak perusahaan akan mengatur jadwal diskusi. Adapun beberapa tim perlu ikut serta, khususnya departemen dan tim yang relevan.

2. Transfer Pengetahuan atau Skill

Biasanya, proses pengunduran diri dalam perusahaan tidak dijadwalkan secara mendadak. Jadi, jika sudah ada karyawan pengganti, lebih baik untuk transfer informasi dan kemampuan untuk karyawan pengganti tersebut dengan training.

3. Pengembalian Aset

Mengembalikan aset perusahaan, seperti laptop, akses (drive), kunci, kendaraan jika ada, dan segala barang atas nama perusahaan. Biasanya, perjanjian peminjaman aset sudah ada di awal dari perusahaan.

4. Pemindahan Akses

Bagi karyawan yang menggunakan laptop pribadi, tentu memiliki banyak data-data perusahaan. Sehingga saat resign, perlu dilakukan pemindahan akses kepada tim IT perusahaan untuk menyimpan datanya kembali.

5. Mendapatkan Dokumen Penting Atas Kinerja dari Perusahaan

Karyawan berhak mendapatkan dokumen penting atas kinerja dari perusahaan. Mulai dari experience letter hingga sertifikat exit clearance.

Baca Juga: 5 Alasan Resign yang Masuk Akal saat Interview di Tempat Kerja yang Baru

Jadi, exit clearance adalah prosedur penting yang harus dilakukan oleh perusahaan ketika karyawan hendak resign. Namun, agar proses izin keluar terlaksana dengan baik, perlu koordinasi dengan segala divisi yang relevan. (NAI)