Vendor Management: Definisi, Tugas, dan Strateginya

Vendor Management Adalah. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: unsplash.com/Cherrydeck.

Vendor management adalah sebuah sistem yang tidak bisa diabaikan dalam perusahaan. Pasalnya, vendor management sangat dibutuhkan untuk mengatur dan mengelola persediaan barang perusahaan agar selalu terpenuhi dan stok tidak habis.

Proses pengelolaan hubungan vendor ini untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan antara perusahaan dan vendor. Hal ini untuk peningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan, sebagaimana dikutip dari buku Digital Marketplaces dan Pendidikan Guru SD: Peluang dan Tantangan, Anna M.O., dkk. (2025:21).

Vendor Management Adalah Pengelolaan Vendor di Perusahaan, Ini dia Tugasnya

Vendor Management Adalah. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: unsplash.com/Chase Chappell.

Dilihat dari definisinya, vendor management adalah sebuah divisi dalam perusahaan yang mengatur pengadaan barang dan jasa. Tahapan pengelolaan vendor ini mulai dari pemilihan atau pencarian vendor, menjaga relasi antar vendor, dan mengoptimalkan hubungan.

Apabila perusahaan memiliki kebutuhan barang atau jasa dari pihak eksternal, perlu ada vendor management untuk mendapatkan produk yang baik. Oleh sebab itu, vendor management yang baik bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan dan meminimalisir risiko.

Di bawah ini adalah tugas vendor management yang penting untuk dicermati. Tugas ini sangat penting untuk memastikan hubungan dengan pihak vendor berjalan lebih lancar dan optimal.

1. Pemilihan vendor

Dalam memilih vendor perlu ada kriteria yang optimal dari perusahaan agar sesuai. Tahapan ini bisa dilakukan dengan cara melakukan identifikasi track record yang baik, analisis kemampuan dan kualitas vendor, serta membandingkan harga maupun penawaran yang diberikan antar vendor.

2. Negosiasi kontrak

Jika sudah memilih vendor, maka selanjutnya adalah negosiasi kontrak. Negosiasi ini untuk mencapai kesepakatan yang memang memberikan keuntungan bagi vendor dan perusahaan. Negosiasi ini berupa harga, jangka waktu kontrak, pengiriman, dan lain sebagainya.

3. Onboarding vendor

Apabila kontrak sudah disepakati, tugas selanjutnya adalah menginput data. Data tersebut berupa kontak, nomor pajak, dan dokumen penting lainnya.

4. Monitoring Kinerja Vendor

Manajemen vendor juga bertugas untuk melakukan monitoring atau memantau kinerja vendor selama proses kerja sama berlangsung. Hal ini untuk memastikan kebutuhan perusahaan telah dipenuhi oleh vendor.

Strategi Vendor Management agar Lebih Optimal

Vendor Management Adalah. Foto hanya ilustrasi, bukan tempat sebenarnya. Sumber: unsplash.com/Cherrydeck.

Di bawah ini adalah beberapa strategi yang bisa digunakan untuk mengoptimalkan vendor management. Strategi ini bisa diterapkan agar pekerjaan menjadi lebih terstruktur.

1. Jadwalkan Pembayaran Vendor

Fungsinya menjadwalkan pembayaran vendor agar jangka waktu pembayaran lebih jelas. Hal ini sangat berguna untuk tim keuangan untuk melakukan pembayaran barang dan jasa yang sudah dipenuhi.

2. Analisis Pengeluaran Vendor

Untuk membuat keputusan yang tepat dalam proses pengadaan, patikan dapat menggabungkan semua pengeluaran perusahaan melalui sistem manajemen vendor. Hal ini untuk memudahkan pengumpulan berbagai data.

3. Proses Manajemen Risiko

Sebelum terjadinya sebuah kontrak, vendor management di sebuah perusahaan perlu menganalisa risiko yang didapatkan. Semakin kecil risikonya, semakin tinggi memilih sebuah vendor yang dibutuhkan perusahaan.

Baca Juga: Tukar Faktur: Pengertian dan Tujuannya dalam Bisnis

Jadi, vendor management adalah sistem pengelolaan vendor yang penting dilakukan perusahaan. Pasalnya, perusahaan perlu pihak ketiga agar stok barang dan jasa selalu tersedia. (NAI)