Tips Kerja Produktif dengan Matriks Eisenhower

Ilustrasi kerja produktif. Foto: Amnaj Khetsamtip/Shutterstock

Bunyi notifikasi masuk ke ponsel. Saya melirik, ada disposisi masuk dari atasan “Mohon hadir mewakili rapat”. Saya hanya menarik nafas panjang, sebelumnya sudah ada disposisi untuk menghadiri rapat lain. "Sibuk tak sama dengan produktif", saya membatin.

Semenjak rapat daring merebak, bukan sekali dua kali saya mendapatkan disposisi mengikuti rapat secara rangkap semacam ini. Ingin rasanya membelah diri untuk bisa menyelesaikan beragam tugas tersebut.

Ilustrasi Layar Komputer Mutitasking Untuk Fokus Bekerja Foto: unsplash.com/Fotis Fotopoulos

Istilah multitasking awalnya didefinisikan sebagai kemampuan microprocessor untuk mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan. Harapannya tentu saja supaya produktivitas pekerjaan meningkat. Namun kenyataannya komputer pun bisa hang seketika apabila jendela yang dibuka terlalu banyak.

Seringkali kita melakukan banyak hal hanya untuk dicap hebat, sibuk dan produktif. Alih-alih melakukan beragam hal dalam satu waktu, lebih baik untuk melakukan 1 hal dalam 1 waktu.

Berikut hal-hal yang perlu dilakukan supaya bisa fokus bekerja dan menjadi produktif:

Tips Menyusun Prioritas Pekerjaan Ala Eisenhower

Eisenhower merupakan Presiden Amerika Serikat ke-34 yang memiliki beragam peran di pemerintahan. Untuk mengisi beragam peran itulah, beliau membuat matriks yang dikenal juga dengan istilah matriks "mendesak-penting" ini.

Ilustrasi 4 Kuadran Matriks Eisenhower Untuk Menentukan Prioritas Pekerjaan. Foto: dok.pribadi

Secara sederhana, ada 4 kuadran prioritas dengan strategi eksekusi yang berbeda.

Prioritas satu adalah pekerjaan mendesak dan penting. Pekerjaan yang ada pada kelompok ini harus difokuskan penyelesaiannya. Contohnya adalah pekerjaan dengan tenggat waktu mendesak atau pekerjaan dengan melibatkan seseorang yang penting.

Prioritas kedua adalah hal penting namun tidak mendesak, sehingga bisa dijadwalkan ulang. Contohnya adalah mengikuti suatu webinar yang topiknya menarik. Jika tidak mendesak, kegiatan ini bisa dijadwalkan ulang atau apabila memungkinkan bisa disimak di lain waktu.

Prioritas ketiga adalah kuadran mendesak tapi tidak terlalu penting, sehingga bisa didelegasikan kepada orang lain. Tentu saja tidak semua orang punya privilege memiliki bawahan atau rekan kerja yang kooperaatif. Kita beruntung dengan beragam aplikasi seperti memesan makanan sehingga bisa meringankan pekerjaan.

Prioritas terakhir adalah kuadran tidak penting dan tidak mendesak, sehingga pekerjaan dapat ditunda terlebih dahulu. Hal-hal di kuadran ini bahkan bisa saja dihilangkan apabila tidak benar-benar penting dan mendesak. Misalnya janjian makan dengan rekan kerja, atau sekadar berselancar di dunia maya.

Selanjutnya, kita perlu mengeliminasi hal-hal yang akan memecah konsentrasi kita bekerja. Misalnya mematikan tombol notifikasi sosial media saat jam kerja. Trik lain apabila kita tidak bisa fokus karena adanya gangguan suara atau suara yang terlalu ribut, bisa kita akali dengan memakai headphone dengan peredam bising.

Eisenhower Memudahkan PenyelesaianTarget

Kita perlu menetapkan target harian secara jelas. Target ini akan mempengaruhi otak kita untuk segera memenuhi target. Target yang dibuat harus memenuhi kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time Bound). Secara sederhana diartikan sebagai spesifik, terukur, dapat diraih, relevan dan berbatas waktu.

Alih-alih menuliskan target menyelesaikan sebuah laporan dalam 1 hari, kita bisa membuat target lebih kecil. Misalnya target hari ini menyusun kerangka laporan, mengumpulkan referensi dan membuat metode penulisan.

Dari tips mudah di atas, akan mengubah pola penyelesaian pekerjaan kita sehari-hari. Hanya perlu menjadi fokus dan konsentrasi untuk bisa produktif bekerja.