Optimalisasi Digitalisasi Manajemen ASN Di Pemerintah Kota Banda Aceh
SMAN 10 Fajar Harapan Banda Aceh Insititut Pmerintahan Dalam Negeri Kampus Sumatera Barat Fakultas Manajemen Pemerintahan Program Studi Teknologi Rekayasan Informasi Pemerintahah
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari fawwaz abrar tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDigitalisasi manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) menjadi salah satu arah penting dalam reformasi birokrasi di Indonesia. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara secara khusus mengatur digitalisasi Manajemen ASN dalam Bab XI. Pasal 63 menyatakan bahwa digitalisasi Manajemen ASN dilakukan untuk menjamin efisiensi, efektivitas, dan akurasi dalam proses serta pengambilan keputusan Manajemen ASN, sekaligus membangun ekosistem Manajemen ASN yang menyeluruh dan terintegrasi secara nasional.
Dalam konteks Pemerintah Kota Banda Aceh, arah tersebut mulai diwujudkan melalui berbagai layanan digital kepegawaian, antara lain SIMPEG, e-Kinerja BKN, layanan I-MUT, dan Lemari Digital/Document Management System (LeDi-DMS). Namun, proses digitalisasi masih menghadapi persoalan seperti disparitas data kepegawaian, kemampuan adaptasi ASN terhadap sistem digital, serta kebutuhan untuk memastikan keamanan dan integrasi data.
Karena itu, Pemerintah Kota Banda Aceh perlu mengarahkan digitalisasi ASN tidak hanya pada penggantian proses manual menjadi elektronik, tetapi pada integrasi data, interoperabilitas sistem, peningkatan kompetensi digital ASN, keamanan data, dan pengambilan keputusan berbasis data.
Digitalisasi ASN di Pemerintah Kota Banda Aceh perlu diarahkan dari sekadar penggunaan aplikasi menuju digitalisasi Manajemen ASN yang terintegrasi.
Hal ini penting karena digitalisasi ASN memiliki cakupan yang lebih luas daripada sekadar penggunaan teknologi dalam pekerjaan sehari-hari. Digitalisasi Manajemen ASN mencakup bagaimana data kepegawaian, perencanaan kebutuhan ASN, pengembangan karier, penilaian kinerja, mutasi, arsip kepegawaian, hingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara digital, akurat, terintegrasi, dan aman.
UU Nomor 20 Tahun 2023 menempatkan digitalisasi Manajemen ASN sebagai bagian khusus dalam penyelenggaraan Manajemen ASN. Pasal 63 mengamanatkan agar layanan digital Manajemen ASN terintegrasi secara nasional serta memperhatikan keberlangsungan, kerahasiaan, dan keamanan siber.
Dengan demikian, tantangan Pemerintah Kota Banda Aceh bukan lagi hanya “apakah ASN sudah menggunakan aplikasi?”, tetapi “apakah berbagai aplikasi dan data ASN sudah terintegrasi sehingga menghasilkan Manajemen ASN yang lebih efektif dan akurat?”
Terdapat beberapa alasan utama mengapa digitalisasi Manajemen ASN perlu diperkuat di Pemerintah Kota Banda Aceh.
a. Meningkatkan efisiensi administrasi kepegawaian
Sistem digital dapat mengurangi ketergantungan terhadap dokumen dan proses manual. Proses yang sebelumnya membutuhkan pencatatan, pengiriman dokumen, dan pemeriksaan secara manual dapat dilakukan melalui sistem elektronik.
Pemerintah Kota Banda Aceh telah menerapkan e-Kinerja BKN. Melalui kebijakan tersebut, ASN di lingkungan Pemerintah Kota Banda Aceh diwajibkan menyusun dan menetapkan Rencana Hasil Kerja secara elektronik melalui aplikasi e-Kinerja BKN sejak Januari 2024 sebagai pengganti SKP manual.
b. Meningkatkan akurasi data ASN
Manajemen ASN membutuhkan data yang akurat dan selalu diperbarui. Data yang tidak sinkron dapat memengaruhi proses perencanaan kebutuhan pegawai, pengembangan karier, mutasi, maupun evaluasi kinerja.
Pada April 2026, BKPSDM Kota Banda Aceh menyelenggarakan workshop pemutakhiran data ASN melalui SIMPEG. Kegiatan tersebut dilakukan karena masih terdapat disparitas data kepegawaian yang perlu diselesaikan melalui pemutakhiran dan penyelarasan data antar-OPD.
Hal tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi tidak otomatis menghasilkan data yang berkualitas. Kualitas sistem digital tetap bergantung pada kualitas data dan kedisiplinan pengguna dalam memperbaruinya.
c. Mendukung sistem merit
UU Nomor 20 Tahun 2023 menekankan penguatan sistem merit dalam Manajemen ASN. Data digital yang terintegrasi dapat membantu pemerintah dalam melihat kompetensi, kinerja, riwayat jabatan, serta kebutuhan pengembangan ASN secara lebih sistematis.
Renstra BKPSDM Kota Banda Aceh Tahun 2025–2029 juga menetapkan sasaran meningkatnya kualitas Manajemen ASN yang profesional berdasarkan sistem merit serta mencantumkan digitalisasi layanan kepegawaian sebagai salah satu strategi.
d. Meningkatkan keamanan dan perlindungan arsip ASN
Digitalisasi juga harus disertai dengan perlindungan terhadap data ASN. UU Nomor 20 Tahun 2023 mengharuskan digitalisasi Manajemen ASN memperhatikan keberlangsungan, kerahasiaan, dan keamanan siber.
Pada 2026, BKPSDM Kota Banda Aceh mendorong pemanfaatan Lemari Digital/Document Management System (LeDi-DMS) untuk pengelolaan arsip ASN. Sistem tersebut dilengkapi antara lain dengan autentikasi multifaktor dan pemantauan akses secara real-time.
Pemerintah Kota Banda Aceh telah memiliki landasan SPBE melalui Peraturan Wali Kota Banda Aceh Nomor 28 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Peraturan tersebut mencakup tata kelola, manajemen, layanan, infrastruktur, aplikasi, keamanan, serta audit TIK dalam SPBE.
Dengan demikian, digitalisasi Manajemen ASN di Kota Banda Aceh sebenarnya telah memiliki landasan regulasi dan beberapa instrumen digital. Tantangan berikutnya adalah memastikan berbagai sistem tersebut tidak berjalan secara terpisah.
Digitalisasi ASN dan digitalisasi Manajemen ASN merupakan bagian penting dari transformasi birokrasi Pemerintah Kota Banda Aceh. UU Nomor 20 Tahun 2023 memberikan arah yang jelas bahwa digitalisasi Manajemen ASN harus mampu menghasilkan proses yang lebih efisien, efektif, akurat, terintegrasi, serta aman.
Pemerintah Kota Banda Aceh telah memiliki sejumlah fondasi melalui penerapan SIMPEG, e-Kinerja, I-MUT, LeDi-DMS, serta kebijakan SPBE. Namun, keberhasilan transformasi digital tidak cukup diukur dari jumlah aplikasi yang digunakan. Ukuran yang lebih penting adalah seberapa baik data terintegrasi, seberapa mudah layanan kepegawaian digunakan, seberapa aman informasi ASN dilindungi, dan seberapa jauh data digital dapat mendukung pengambilan keputusan serta peningkatan profesionalitas ASN.
Oleh karena itu,
Pendekatan tersebut akan lebih sejalan dengan amanat UU Nomor 20 Tahun 2023 sekaligus mendukung terwujudnya ASN yang profesional, berbasis merit, adaptif terhadap teknologi, dan mampu memberikan pelayanan publik yang lebih efektif.
Praja Muda Fawwaz Abrar
IPDN Kampus Sumatera Barat