Digitalisasi Manajemen ASN Asahan: Teknologi Ada, Siapkah Birokrasinya?

Kantor Bupati Asahan sumber: https://setda.asahankab.go.id/

ASAHAN - Dahulu, mengurus kenaikan pangkat berarti menyiapkan tumpukan berkas, memastikan setiap lembar lengkap, lalu menunggu proses yang berjalan dari meja ke meja. Kini sebagian besar urusan itu berpindah ke layar. Teknologinya sudah tersedia: Badan Kepegawaian Negara (BKN) meluncurkan Sistem Informasi ASN (SIASN) pada 2020, dan instansi pemerintah wajib mengimplementasikannya melalui sistem kepegawaian yang terintegrasi. Namun, aplikasi tidak otomatis melahirkan birokrasi yang siap. Bagi Kabupaten Asahan, pertanyaannya bukan lagi apakah sistemnya ada, melainkan apakah data, sumber daya manusia, dan kebiasaan kerja birokrasinya sudah siap mengikutinya.

Arah digitalisasi itu telah ditetapkan pemerintah pusat. BKN meluncurkan SIASN dalam Rakornas Kepegawaian 2020 untuk mengintegrasikan data ASN secara nasional, mencakup instansi pusat dan daerah, dengan tujuan memperbaiki kualitas data ASN, terutama dalam layanan manajemen kepegawaian. Sistem ini juga dikaitkan dengan agenda Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) tentang satu data ASN yang dimandatkan kepada BKN. Secara teknis, SIASN dirumuskan sebagai rangkaian informasi dan data pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi berbasis teknologi (BKN, 2023).

Gagasan dasarnya sederhana, data kepegawaian tidak lagi dikelola terpisah di setiap instansi, tetapi bermuara pada satu basis data nasional. Pada tahap awal, integrasi dilakukan melalui sinkronisasi data sistem informasi kepegawaian (Simpeg) di masing-masing instansi dengan sistem milik BKN. ASN juga dapat memperbarui datanya secara mandiri untuk kemudian diverifikasi oleh instansinya. Pola ini menempatkan pegawai sebagai pihak yang ikut menjaga kebenaran datanya sendiri.

Aturan Main bagi Daerah

Bagi pemerintah daerah, digitalisasi itu memiliki dasar hukum yang jelas. Peraturan BKN Nomor 7 Tahun 2023 menetapkan bahwa instansi pemerintah wajib memilih implementasi SIASN menggunakan sistem informasi kepegawaian instansi yang terintegrasi dua arah dengan SIASN, atau sistem informasi kepegawaian nasional. Untuk daerah yang belum memiliki sistem sendiri, tersedia Simpegnas, yaitu sistem pengelolaan data ASN berbagi pakai bagi seluruh instansi pusat dan daerah yang terhubung langsung dengan database nasional melalui SIASN (BKN, 2021).

Peran di tingkat kabupaten dipegang badan kepegawaian. Peraturan yang sama menyebut unit pengelola kepegawaian instansi daerah sebagai badan kepegawaian daerah atau badan kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia pada perangkat daerah kabupaten/kota, yang mengelola SIASN dalam lingkup instansi daerah masing-masing. Dengan demikian, kesiapan data pegawai Asahan sangat ditentukan oleh kerja BKPSDM dalam menjaga data tetap lengkap dan mutakhir. Data yang dikelola mencakup antara lain riwayat hidup, riwayat gaji, dan riwayat pelatihan pegawai.

Dampak digitalisasi paling terasa pada layanan. Kajian tentang implementasi SIASN mencatat bahwa penetapan kenaikan pangkat dilakukan secara digital melalui SIASN dan penilaian kinerja memakai aplikasi e-Kinerja BKN yang terintegrasi dengan SIASN. Peraturan BKN Nomor 11 Tahun 2023 pun mendorong penerapan sistem informasi pengelolaan kinerja pegawai ASN yang terintegrasi dengan SIASN. Simpegnas bahkan dirancang menyediakan modul manajemen kinerja yang membentuk profil kinerja PNS secara nasional, memuat integrasi rencana dan penilaian kinerja serta riwayat kompetensi (BKN, 2021).

Digitalisasi sejatinya bukan tujuan akhir, melainkan sarana menegakkan sistem merit. Pejabat BKN menyatakan bahwa manajemen ASN berbasis merit tidak akan berjalan jika pengelolaan data kepegawaiannya belum terintegrasi, dan penempatan pegawai pada jabatan tertentu yang tidak didasari data perjalanan karier, pelatihan, atau uji kompetensi berpotensi mengurangi tujuan penerapan merit (DDTCNews, 2020). Di tingkat nasional, Permenpan RB Nomor 19 Tahun 2025 mewajibkan instansi pemerintah menerapkan sistem merit demi ASN yang profesional, netral, serta bebas dari intervensi politik dan praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (Kementerian PANRB, 2025).

Pemkab Asahan memiliki landasan aturan untuk itu. Ada Peraturan Bupati Nomor 75 Tahun 2022 tentang tata cara pengisian jabatan pimpinan tinggi pratama, serta peraturan bupati tentang peta talenta PNS yang bertujuan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan menerapkan sistem merit. Namun, peta talenta hanya sebaik data yang mengisinya. Bayangkan seorang pegawai berprestasi yang riwayat pelatihan dan penilaian kinerjanya tidak tercatat lengkap. Dalam pemetaan talenta, pegawai itu bisa terlewat, dan jabatan strategis berpindah ke orang lain yang datanya lebih rapi, bukan yang kompetensinya lebih kuat. (Ilustrasi hipotetis.) Data digital yang lengkap dan dapat diverifikasi menjadi pagar yang melindungi keputusan jabatan dari subjektivitas.

Mutasi Berbasis Data

Keterkaitan data dan keputusan paling nyata pada mutasi. Kajian hukum tentang mutasi PNS antarinstansi di Pemerintah Kabupaten Asahan menyebut bahwa mutasi bertujuan mengoptimalkan kinerja instansi, termasuk memenuhi kebutuhan tenaga teknis, guru, dan tenaga kesehatan. Untuk memenuhi tujuan itu, pimpinan perlu mengetahui dua hal: kebutuhan unit kerja, dan kondisi serta kompetensi pegawai.

Bayangkan sebuah puskesmas di kecamatan jauh yang kekurangan tenaga, sementara unit di pusat kota relatif terpenuhi. Tanpa data jumlah pegawai, beban kerja, dan sebaran kompetensi yang mutakhir, keputusan mutasi mudah berjalan berdasarkan perkiraan. Ketimpangan pun bertahan, dan warga di pinggiran yang menanggung akibatnya. (Ilustrasi hipotetis.) Dengan data yang terintegrasi, mutasi dapat diarahkan pada pemerataan, bukan sekadar pindah meja.

Digitalisasi juga membuka peluang menghubungkan pelatihan dengan kebutuhan nyata pegawai. Penelitian di BKD Kabupaten Asahan menggambarkan bahwa pengembangan kompetensi ASN dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan, penataran, kursus, dan seminar dengan harapan meningkatkan kinerja pegawai dan kepuasan masyarakat, meski pelaksanaannya tidak mudah. Jika riwayat pelatihan dan penilaian kinerja tercatat dalam satu sistem seperti yang dirancang dalam SIASN, BKPSDM dapat melihat siapa yang membutuhkan pelatihan apa, dan siapa yang sudah siap menempati jabatan baru. Pelatihan pun tidak lagi sekadar menggugurkan kewajiban, karena dampaknya dapat dibandingkan dengan perkembangan kinerja.

Tantangan di Lapangan

Perjalanan digitalisasi tentu tidak mulus. Penelitian IPDN tentang implementasi SIASN di sebuah kabupaten pegunungan di Papua mencatat keterbatasan integrasi data, kurangnya pelatihan teknis bagi pegawai, dan hambatan teknologis. Pada masa awal integrasi nasional, BKN juga mengakui bahwa ketersediaan Simpeg yang tidak seragam di semua instansi dan infrastruktur yang belum memadai menjadi kendala.

Tantangan serupa layak diantisipasi di daerah seperti Asahan, yang wilayahnya luas dan memiliki pegawai di banyak kecamatan. Setidaknya ada tiga hal yang perlu dijaga, yaitu kemampuan operator data yang terlatih di BKPSDM, kebiasaan pegawai memperbarui data secara mandiri, dan jaringan internet yang stabil hingga ke kecamatan. Pelatihan literasi digital bagi ASN karena itu menjadi bagian tak terpisahkan dari digitalisasi, bukan pelengkap.

Jadi, siapkah birokrasi Asahan? Jawabannya bergantung pada tiga hal yang dapat diukur kelengkapan dan kemutakhiran data pegawai, kemampuan operator data serta literasi digital ASN, dan konsistensi memakai data dalam keputusan mutasi, promosi, dan pelatihan. Teknologinya sudah tersedia dan aturannya telah jelas. Siap atau tidaknya birokrasi akan terlihat dari seberapa konsisten ketiga hal itu dijalankan.

Praja Muda M. Irfan Hafidz Praja IPDN