Elemen yang Terpenting bagi Pembaca untuk Mencari Informasi di dalam Dokumen
How to tekno
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari How To Tekno tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDokumen adalah kumpulan informasi tertulis yang disusun secara terstruktur untuk berbagai keperluan, seperti komunikasi, informasi, hingga administrasi. Untuk membuat dokumen, ada berbagai elemen yang digunakan, seperti judul, subjudul, paragraf, hingga tabel dan grafik. Komponen ini membantu pembaca memahami isi dokumen dengan lebih baik.
Adapun elemen yang terpenting bagi pembaca untuk mencari informasi di dalam dokumen adalah daftar isi. Lembar halaman tersebut memudahkan pembaca mencari informasi tertentu dengan cepat, terutama jika dokumen memiliki banyak halaman atau topik yang beragam.
Elemen yang Terpenting bagi Pembaca untuk Mencari Informasi di dalam Dokumen adalah Ini
Mengutip buku Mengenal Microsoft Office oleh Koesheryatin & Taryana Suryana, elemen yang terpenting bagi pembaca untuk mencari informasi di dalam dokumen adalah daftar isi.
Daftar isi merupakan salah satu elemen yang membantu pembaca menemukan informasi dengan mudah. Dengan adanya lembar pokok isi ini, pembaca tak perlu membaca seluruh dokumen hanya untuk mencari bagian yang dibutuhkan. Cukup dengan melihat daftar isi, pembaca bisa langsung menuju halaman yang dituju.
Selain menjadi panduan isi dokumen, daftar isi juga memberikan gambaran tentang struktur dokumen. Pembaca bisa memahami alur atau pembagian topik dalam dokumen tersebut, sehingga mereka tahu bagian mana yang paling penting untuk dibaca terlebih dahulu.
Lebih dari itu, daftar isi mencerminkan bagaimana dokumen tersebut disusun. Dengan daftar isi yang jelas, pembaca akan merasa bahwa dokumen tersebut dibuat secara terstruktur dan profesional.
Tidak hanya membantu pembaca, daftar isi juga menunjukkan perhatian penulis dalam menyajikan informasi secara terorganisasi dan mudah diakses. Oleh karena itu, daftar isi adalah elemen yang tidak boleh diabaikan dalam dokumen apa pun yang bersifat informatif.
Baca Juga: Cara Mencetak Dokumen Sesuai Standar Kerja yang Benar
Cara Membuat Daftar Isi di Microsoft Word
Sebagaimana yang disebutkan, daftar isi adalah elemen penting dalam dokumen untuk membantu pembaca menemukan informasi dengan mudah. Microsoft Word menyediakan fitur otomatis untuk membuat daftar isi yang rapi dan profesional.
Dirangkum dari laman Microsoft Support, berikut adalah langkah-langkah untuk membuat daftar isi di Word:
1. Gunakan Heading pada Teks
Sebelum membuat daftar isi, pastikan penulis sudah menggunakan fitur Heading Style pada bagian judul atau subjudul yang ingin dimasukkan ke daftar isi. Berikut caranya:
Pilih teks yang akan dijadikan judul atau subjudul.
Di menu "Home", pilih salah satu "Heading Style"
Sebagai informasi, setiap heading memiliki fungsi yang berbeda, yakni:
Heading 1: Digunakan untuk judul utama.
Heading 2: Untuk subjudul.
Heading 3: Untuk sub-subjudul, dan seterusnya.
2. Tempatkan Kursor di Halaman Kosong
Buat halaman kosong di awal atau setelah halaman judul untuk meletakkan daftar isi. Kemudian, tempatkan kursor di halaman tersebut.
3. Buat Daftar Isi dengan Fitur Table of Content
Setelah itu, gunakan fitur Table of Content dengan cara berikut:
Klik tab "References" di menu utama Word.
Pilih "Table of Contents" di grup Table of Contents.
Pilih salah satu format daftar isi yang tersedia, seperti Automatic Table 1 atau Automatic Table 2.
Tunggu beberapa saat, Word akan otomatis menyusun daftar isi berdasarkan teks yang telah diberi "Heading Style". Daftar isi ini akan mencantumkan judul, subjudul, serta nomor halaman sesuai dokumen penulis.
4. Perbarui Daftar Isi (Jika Diperlukan)
Jika melakukan perubahan dalam dokumen seperti menambahkan judul baru atau mengubah halaman, penulis perlu memperbarui daftar isi. Berikut langkah-langkahnya:
Klik pada daftar isi yang sudah dibuat.
Pilih opsi "Update Table"di atas daftar isi.
Pilih "Update Page Numbers Only" (jika hanya nomor halaman yang berubah) atau "Update Entire Table" (jika penulis menambahkan atau mengubah isi).
5. Kustomisasi Daftar Isi
Untuk menyesuaikan tampilan daftar isi, penulis dapat mengikuti langkah berikut:
Klik "Custom Table of Contents" di menu "References".
Pada menu ini, penulis dapat mengubah fon, jumlah level heading yang dimasukkan, atau format lainnya sesuai kebutuhan. Aturlah sesuai kebutuhan.
(SAI)